Alta de proveedores: lista de documentos, comprobaciones y aprobación

Por qué importa el alta de proveedores

El alta de proveedores es el conjunto de pasos que va desde la decisión de comprarle a alguien nuevo hasta el primer pedido o el primer pago, y es donde empiezan la mayoría de los errores en la ficha de un proveedor.

Cada proveedor de su sistema de contabilidad empezó siendo un nombre que alguien tecleó. Si esa ficha tiene un número fiscal equivocado, una razón social mal escrita o unos datos bancarios que nadie confirmó, el error viaja con cada factura y cada pago que vienen después. Corregirlo más tarde obliga a encontrar todos los asientos a los que afectó.

Un buen alta también le protege del fraude. Una petición de pago a un proveedor "nuevo", o un correo que anuncia que un proveedor habitual ha cambiado de banco, es una de las formas más comunes en que las empresas pierden dinero. Una rutina que comprueba los documentos y confirma los datos bancarios antes de que nadie pague convierte ese riesgo en un paso más de una lista.

También se habla de homologación o incorporación de proveedores; el trabajo es el mismo. Usted decide qué debe enviar un proveedor nuevo, lo reúne, lo comprueba, una persona aprueba la ficha y solo entonces el proveedor queda disponible para pedidos y facturas. Esta guía presenta cada etapa del alta de proveedores como una lista de comprobación que puede adaptar a su propia empresa, desde la primera petición hasta la ficha aprobada.

La lista de documentos

Los documentos básicos para el alta de un proveedor son los datos legales de la empresa, el registro fiscal, los datos bancarios en papel del propio proveedor, una persona de contacto y los certificados que exija su sector.

Lo que pida depende de lo que compre y de dónde esté el proveedor. Una empresa de alimentación querrá documentos de higiene y alérgenos; una constructora querrá un seguro de responsabilidad; una empresa que compra en otros países querrá el registro fiscal del proveedor en la forma que use su propio país. Los requisitos cambian según el país y el sector, así que revise la lista con su asesor antes de darla por cerrada.

La tabla es un punto de partida: qué pedir, para qué y qué mirar cuando llega.

Comprobar: lo que falta, lo caducado y lo que no coincide

Cada documento que llega debería pasar tres comprobaciones: si falta algo, si algo ha caducado y si algo no coincide con el resto.

Los documentos que faltan son los más fáciles de ver y los más fáciles de olvidar. Un proveedor envía cuatro de seis documentos, un pedido corre prisa y la ficha se crea de todos modos con una nota para reclamar el resto. Un mes después nadie se acuerda de la nota. Un registro con una columna por documento, marcado como recibido o no, mantiene el hueco a la vista.

Los documentos caducados hacen menos ruido, y son el hueco que la mayoría de las rutinas de alta de proveedores dejan abierto. Un certificado de seguro válido en el momento del alta puede vencer antes de que acabe el año, y nadie vuelve a mirarlo hasta que hay un siniestro. Anotar la fecha de caducidad de cada certificado y pedir una copia nueva antes de que venza es lo que mantiene el expediente al día.

Las discrepancias son lo más importante de detectar, porque a menudo son la primera señal de un error o de un fraude. En el alta de proveedores, fíjese sobre todo en estas:

• La razón social del registro es distinta del nombre de la factura o de la carta del banco.
• El titular de la cuenta bancaria no coincide con la razón social del proveedor.
• El dominio del correo del contacto es distinto del de la web o el membrete de la empresa.
• El número fiscal de la factura es distinto del que figura en el registro.
• La dirección de los certificados es distinta del domicilio social sin ninguna explicación.
• Un documento es claramente una copia del papel de otro proveedor con los datos cambiados.

Datos bancarios y prevención del fraude

Confirme por teléfono los datos bancarios nuevos o modificados, llamando a un número que ya tenga del proveedor, antes de hacer ningún pago.

El correo por sí solo no basta. Los buzones se ven comprometidos, los dominios que imitan a otros son baratos y una carta convincente con membrete se falsifica en minutos. La comprobación que funciona es una llamada a un número que usted haya obtenido por su cuenta, como el de una factura anterior o el de la web pública del proveedor, nunca el número impreso en la carta que anuncia el cambio.

La misma rutina se aplica cuando un proveedor habitual dice que ha cambiado de banco. Trate ese mensaje como un alta nueva: no pague a los datos nuevos hasta haber hecho la comprobación. Es el paso que más tienta saltarse cuando el proveedor es conocido y la petición parece rutinaria, y es precisamente el caso con el que cuenta un estafador. Una rutina breve es así.

1. Reciba los datos bancarios en papel con membrete del proveedor o en un certificado del banco, no escritos en el cuerpo de un correo.
2. Compare el titular de la cuenta con la razón social del proveedor que figura en el documento de registro.
3. Llame al proveedor a un número que ya tenga, no a uno sacado de la carta nueva, y léale los datos en voz alta.
4. Anote en el registro de proveedores quién los confirmó, en qué fecha y desde qué número.
5. Pida a una segunda persona que apruebe los datos bancarios antes de usar la ficha para cualquier pago.
6. Cuando pueda, haga que el primer pago sea pequeño o rutinario, y confirme con el proveedor que le ha llegado.

Aprobación y registro de proveedores

Un proveedor nuevo solo debería existir en su sistema de contabilidad después de que una persona concreta lo haya aprobado, y un registro debería mostrar qué se comprobó y cuándo.

El registro es la memoria de su alta de proveedores: una hoja de cálculo sencilla con una fila por proveedor. Las columnas suelen recoger la razón social, el número fiscal, el contacto, cada documento obligatorio marcado como recibido con su fecha, la fecha de caducidad de cada certificado, cómo se confirmaron los datos bancarios, quién aprobó al proveedor y cuándo. Responde en el mismo sitio a la pregunta del auditor y a la del compañero.

Así funciona hoy, para un cliente, nuestro robot de facturas de proveedores: cuando llega una factura de un proveedor que no ha visto nunca, no crea el proveedor. Pasa la factura a una persona, y el proveedor nuevo solo se crea después de que el dueño lo apruebe. Hasta entonces, la factura espera. El mismo principio vale para todo el proceso de alta: el robot puede reunir y comprobar, pero solo una persona dice que sí. Separar la aprobación de la persona que pidió el proveedor es un control sencillo y cuesta unos minutos por cada proveedor nuevo.

Automatizar las reclamaciones

La parte del alta de proveedores que merece la pena automatizar es la de reclamar: pedir los documentos, ver lo que ha llegado, avisar de lo que falta o va a caducar y archivarlo todo en un solo sitio.

Ese es el empleado de IA para altas que ofrecemos, construido a medida sobre el mismo motor que el robot de facturas que hoy está funcionando. Cuando se acuerda un proveedor nuevo, prepara un correo en borrador pidiendo su lista de documentos. A medida que llegan las respuestas, lee los adjuntos, marca cada documento como recibido en el registro, anota las fechas de caducidad, avisa de las discrepancias y archiva los papeles en la carpeta del proveedor. Si algo sigue faltando pasado un plazo fijado, prepara un recordatorio en borrador. Cada correo queda listo en el buzón, y la ficha nueva queda completa para su aprobación.

La misma rutina funciona en sentido contrario. La automatización del alta de clientes sigue el proceso de incorporación de clientes que usted ya tiene: los documentos que debe aportar un cliente nuevo, como los datos de la empresa, el número fiscal y las condiciones firmadas, se piden, se reúnen y se comprueban de la misma manera. Nuestra firma de contratos en línea, que funciona hoy, puede encargarse de las condiciones firmadas.

Funciona en nuestros servidores conectado a su propio buzón, sus carpetas y sus hojas de cálculo, y se alquila por meses, con un precio por flujo de trabajo indicado en el presupuesto. No verifica identidades en registros oficiales por su cuenta, no da asesoramiento legal ni de cumplimiento normativo y no llama a nadie: la llamada para confirmar los datos bancarios sigue siendo cosa de una persona. Revise sus propios requisitos con su asesor.

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