La gestión documental con un empleado de IA consiste en que un robot lee cada documento que entra, extrae los datos, lo archiva donde corresponde y actualiza el registro que lo necesita. Nada se vuelve a teclear, y nada sale de la empresa sin una persona.
Funcionando hoy: archivo de facturas recibidas y lectura de facturas de proveedores y de ventas. Otros tipos de documento se ofrecen y se construyen a medida.
La gestión documental a mano es lectura, copia y archivo. Un PDF llega por correo, alguien lo abre, copia sus datos a una hoja o a la contabilidad, le pone un nombre y lo guarda en una carpeta. Con el tiempo, cada persona lo hace a su manera y el archivo deja de ser un archivo: se convierte en un sitio donde las cosas se pierden.
Los errores vienen de teclear lo que ya estaba escrito: una cifra mal copiada, un documento guardado dos veces con nombres distintos, una factura que nunca llegó a la carpeta de contabilidad, un registro que dice una cosa y un PDF que dice otra.
El procesamiento de documentos sigue los seis pasos de todos nuestros empleados de IA, cada vez que entra un documento nuevo.
Lo que funciona hoy empieza por las facturas, porque es donde más se teclea. La extracción de datos de facturas alimenta la contabilidad en borrador y los registros de precios y proveedores.
La digitalización de documentos tiene sentido en cualquier negocio donde el papel o el PDF todavía se convierte en datos a mano.
El empleado de IA es nuestro, funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas y se alquila por meses. Los documentos siguen en su correo y en su Google Drive, y siguen siendo suyos.
Sí, si son facturas: las facturas antiguas se leen y se convierten en datos, y de ahí salen listas de clientes, de productos y de precios. Para otros tipos de documento, se ofrece y se construye a medida tras ver su archivo en solo lectura.
Va a una persona. El robot no rellena un dato que no puede leer con exactitud; lo deja marcado para que alguien lo revise.
En sus propias cuentas: su correo, su Google Drive y sus Hojas de cálculo de Google. Nosotros alquilamos el empleado de IA; los documentos y los datos son suyos.
Una cifra mensual por flujo de trabajo, basada en las horas que le quita de la rutina y en la complejidad de la automatización, indicada por escrito en el presupuesto.
Escríbanos a [email protected] y cuéntenos cuántas horas se le van hoy en teclear y archivar documentos.
Bastan tres líneas: a qué se dedica, qué tareas le quitan tiempo y cuánto de su semana le cuestan. Recibirá una respuesta clara sobre si un empleado de IA encaja y cuál construiríamos primero. Escriba a [email protected].
Responde una persona que firma, no un robot.