Qualifica fornitori: checklist di documenti e controlli

Perché la qualifica fornitori conta

La qualifica fornitori è l'insieme dei passaggi tra la decisione di comprare da qualcuno di nuovo e il primo ordine o il primo pagamento, ed è lì che nasce la maggior parte degli errori nell'anagrafica fornitori.

Ogni fornitore nel tuo sistema contabile è nato come un nome che qualcuno ha digitato. Se quella scheda ha la partita IVA sbagliata, una ragione sociale scritta male o coordinate bancarie che nessuno ha verificato, l'errore viaggia con ogni fattura e ogni pagamento che seguono. Correggerlo dopo vuol dire ritrovare ogni registrazione che ha toccato.

Una buona qualifica ti protegge anche dalle frodi. Una richiesta di pagare un fornitore "nuovo", o un'email che dice che un fornitore abituale ha cambiato banca, è uno dei modi più comuni in cui le aziende perdono denaro. Una procedura che controlla i documenti e verifica le coordinate bancarie prima che qualcuno paghi trasforma quel rischio in una voce di una lista.

C'è chi la chiama onboarding fornitori o inserimento in anagrafica; il lavoro è lo stesso. Decidi cosa deve mandarti un nuovo fornitore, lo raccogli, lo controlli, una persona approva la scheda e solo allora il fornitore diventa disponibile per ordini e fatture. Questa guida presenta ogni fase della qualifica fornitori come una checklist da adattare alla tua azienda, dalla prima richiesta alla scheda approvata.

La checklist dei documenti

I documenti di base per la qualifica fornitori sono i dati legali della società, la registrazione fiscale, le coordinate bancarie su carta intestata del fornitore, un referente con nome e cognome e i certificati che il tuo settore richiede.

Cosa chiedere dipende da cosa compri e da dove ha sede il fornitore. Un'azienda alimentare vorrà documenti su igiene e allergeni; un'impresa edile vorrà la copertura assicurativa; chi compra dall'estero vorrà la registrazione fiscale del fornitore nella forma usata nel suo paese. I requisiti cambiano da paese a paese e da settore a settore, quindi verifica l'elenco con il tuo consulente prima di fissarlo.

La tabella è un punto di partenza: cosa chiedere, perché e cosa guardare quando arriva.

I controlli: mancanti, scaduti, incoerenti

Ogni documento che arriva dovrebbe superare tre controlli: manca qualcosa, è scaduto qualcosa, c'è qualcosa che non torna con il resto.

I documenti mancanti sono i più facili da vedere e i più facili da dimenticare. Il fornitore ne manda quattro su sei, l'ordine è urgente e la scheda viene creata lo stesso con una nota per sollecitare il resto. Un mese dopo nessuno si ricorda della nota. Un registro con una colonna per ogni documento, segnato come ricevuto o no, tiene il vuoto in vista.

I documenti scaduti fanno meno rumore, e sono la falla che la maggior parte delle procedure di qualifica fornitori lascia aperta. Un certificato di assicurazione valido al momento della qualifica può scadere entro l'anno, e nessuno lo riguarda finché non c'è un sinistro. Annotare la data di scadenza di ogni certificato, e chiederne una copia aggiornata prima che scada, è ciò che tiene il fascicolo in ordine.

Le incoerenze sono le più importanti da cogliere, perché spesso sono il primo segnale di un errore o di una frode. Nella qualifica fornitori, cerca in particolare queste:

• La ragione sociale sulla visura è diversa da quella sulla fattura o sulla lettera della banca.
• L'intestatario del conto non coincide con la ragione sociale del fornitore.
• Il dominio dell'email del referente è diverso da quello del sito o della carta intestata della società.
• La partita IVA sulla fattura è diversa da quella sul documento di registrazione.
• L'indirizzo sui certificati è diverso dalla sede legale senza una spiegazione.
• Un documento è chiaramente la copia di quello di un altro fornitore con i dati cambiati.

Coordinate bancarie e controlli antifrode

Verifica per telefono le coordinate bancarie nuove o cambiate, chiamando un numero che hai già per quel fornitore, prima di fare qualunque pagamento.

L'email da sola non basta. Le caselle di posta vengono violate, i domini che imitano quelli veri costano poco e una lettera convincente su carta intestata si falsifica in pochi minuti. Il controllo che funziona è una telefonata a un numero trovato per conto tuo, per esempio da una fattura precedente o dal sito pubblico del fornitore, mai il numero stampato sulla lettera che annuncia il cambio.

La stessa procedura vale quando un fornitore abituale comunica che la sua banca è cambiata. Tratta quel messaggio come una nuova qualifica: blocca i pagamenti verso le nuove coordinate finché il controllo non è fatto. È il passaggio che si è più tentati di saltare quando il fornitore è conosciuto e la richiesta sembra di routine, ed è proprio il caso su cui conta chi tenta una frode. Una procedura breve è fatta così.

1. Ricevi le coordinate bancarie su carta intestata del fornitore o su una lettera della sua banca, non scritte nel testo di un'email.
2. Confronta l'intestatario del conto con la ragione sociale riportata nel documento di registrazione.
3. Chiama il fornitore a un numero che hai già, non a uno preso dalla nuova lettera, e rileggi le coordinate ad alta voce.
4. Annota nel registro dei fornitori chi le ha confermate, in che data e da quale numero.
5. Fai approvare le coordinate bancarie da una seconda persona prima che la scheda venga usata per un pagamento.
6. Quando puoi, fai un primo pagamento piccolo o di routine e verifica con il fornitore che sia arrivato.

Approvazione e registro dei fornitori

Un nuovo fornitore dovrebbe comparire nel tuo sistema contabile solo dopo che una persona precisa lo ha approvato, e un registro dovrebbe mostrare cosa è stato controllato e quando.

Il registro, o albo fornitori, è la memoria della tua qualifica fornitori: un semplice foglio con una riga per fornitore. Le colonne di solito riportano la ragione sociale, la partita IVA, il referente, ogni documento richiesto segnato come ricevuto con la sua data, la scadenza di ogni certificato, come sono state verificate le coordinate bancarie, chi ha approvato il fornitore e quando. Risponde alla domanda del revisore e a quella del collega nello stesso posto.

È così che funziona oggi, per un cliente, il nostro robot per le fatture dei fornitori: quando arriva una fattura da un fornitore che non ha mai visto, non crea il fornitore. Passa la fattura a una persona, e il nuovo fornitore viene creato solo dopo l'approvazione del titolare. Fino ad allora la fattura aspetta. Lo stesso principio vale per tutta la qualifica: il robot può raccogliere e controllare, ma solo una persona dice sì. Tenere l'approvazione separata da chi ha chiesto il fornitore è un controllo semplice, e costa pochi minuti per ogni nuovo fornitore.

Automatizzare i solleciti

La parte della qualifica fornitori che vale la pena automatizzare sono i solleciti: chiedere i documenti, accorgersi di ciò che è arrivato, segnalare ciò che manca o sta per scadere e archiviare tutto in un solo posto.

È il dipendente AI per l'onboarding che offriamo, costruito su misura con lo stesso motore del robot per le fatture dei fornitori attivo oggi. Quando si decide di lavorare con un nuovo fornitore, prepara l'email che chiede il tuo elenco di documenti. Man mano che arrivano le risposte, legge gli allegati, segna ogni documento come ricevuto nel registro, annota le scadenze, segnala le incoerenze e archivia i documenti nella cartella del fornitore. Se dopo un certo tempo manca ancora qualcosa, prepara un sollecito in bozza. Ogni email è pronta in bozza al momento giusto, e la scheda arriva completa per l'approvazione.

La stessa procedura funziona anche al contrario. L'onboarding clienti automatizzato segue il processo di onboarding clienti che hai già: i documenti che un nuovo cliente deve fornire, come dati societari, partita IVA e condizioni firmate, chiesti, raccolti e controllati allo stesso modo. La nostra firma online dei contratti, attiva oggi, può gestire le condizioni firmate.

Gira sui nostri server collegato alla tua casella di posta, alle tue cartelle e ai tuoi fogli, e si noleggia ogni mese, con un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Non verifica da solo le identità nei registri ufficiali, non dà consulenza legale o di conformità e non telefona a nessuno: la chiamata per verificare le coordinate bancarie resta a una persona. Verifica i tuoi requisiti con il tuo consulente.

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