Cómo contratar un empleado de IA: pasos, preguntas y precio

Elegir el primer trabajo

El primer paso para contratar un empleado de IA es elegir un trabajo que se repita a menudo, siga reglas que se puedan poner por escrito y termine en un documento, un asiento o un correo.

Un empleado de IA es una automatización con una única descripción de puesto por escrito, que cumple dentro de las herramientas que su empresa ya utiliza. Algunos proveedores lo llaman agente de IA, otros trabajador digital. El nombre importa menos que el alcance: un trabajo, un principio claro, un final claro y una persona que da el visto bueno al terminar.

Las empresas que contratan empleados de IA con buenos resultados rara vez empiezan por el problema más grande. Empiezan por el más repetitivo. Piense en los trabajos que alguien de su oficina hace igual cada semana: registrar facturas de proveedores, preparar facturas de venta, archivar documentos en la carpeta correcta, generar órdenes de compra, ordenar el correo de la mañana.

Un buen primer trabajo tiene tres rasgos. El trabajo llega a un sitio previsible, como un buzón, una carpeta o una hoja de cálculo. Los pasos son los mismos cada vez. Y una persona puede comprobar el resultado más rápido que haciéndolo a mano. Los trabajos que dependen de una negociación, de una relación o de una decisión de criterio son malos candidatos para empezar, por mucho que se repitan.

La tabla compara algunos trabajos de oficina habituales según esos rasgos. Es un punto de partida para su propia lista, no una clasificación.

Describir cómo se hace hoy

Antes de construir nada, muestre al proveedor cómo se hace de verdad el trabajo hoy, con ejemplos reales y no con un resumen de memoria.

La memoria lo ordena todo. Quien hace el trabajo describirá el caso normal y olvidará la nota de crédito que llega una vez al mes, el proveedor que envía las facturas como fotos o el compañero que reenvía documentos desde un buzón personal. Esas excepciones son justo lo que un robot necesita conocer, porque es ahí donde se producen los errores.

Una descripción útil cubre todo el recorrido del trabajo. Escríbala como si se lo explicara a alguien recién incorporado y adjunte documentos reales siempre que pueda.

1. Nombre el trabajo en una línea, por ejemplo: registrar cada factura de proveedor como borrador en el sistema de contabilidad.
2. Indique dónde llega el trabajo: qué buzones, carpetas u hojas de cálculo, y quién reenvía qué.
3. Reúna unos cuantos ejemplos reales, incluido al menos un caso complicado.
4. Escriba en orden los pasos que sigue hoy una persona y las reglas detrás de cada decisión.
5. Anote qué sistemas se tocan: el buzón, las carpetas, las hojas de cálculo, el sistema de contabilidad.
6. Diga adónde va el resultado terminado y quién lo comprueba.
7. Cuente cuántas veces ocurre el trabajo al mes y cuánto tarda un caso, con su propio criterio.

Acordar qué se prepara en borrador y qué se aprueba

El acuerdo más importante al contratar un empleado de IA es la línea entre lo que prepara el robot y lo que debe aprobar una persona.

Un acuerdo sólido deja en manos de las personas cada decisión que importa. El robot lee, teclea, archiva y prepara borradores. Una persona revisa los borradores y firma todo lo que sale de la empresa: un correo, una factura, una factura de proveedor, un pago. El robot nunca envía nada por su cuenta y nunca mueve dinero.

Los nuestros funcionan con esa regla. No se crea ni se cambia nada sin el sí del cliente, los robots solo producen borradores, nada lo envía un robot, cada acción queda escrita en un registro de auditoría y un interruptor de parada detiene cualquier robot con una sola orden.

Acuerde también por escrito las excepciones. Lo que el robot no puede hacer con exactitud, como un proveedor desconocido, un reembolso o un documento que no cuadra, debe pasar a una persona concreta en lugar de adivinarse. Acuerde quién es esa persona, cómo se le avisa y qué pasa con el documento mientras espera.

• Lo prepara el robot en borrador: asientos, documentos, PDF archivados, correos en borrador, filas de registro, notificaciones.
• Lo aprueba una persona: todo lo que se envía, todo lo que se contabiliza como definitivo, cualquier pago, cualquier ficha nueva de proveedor o cliente.
• Pasa a una persona: cada caso que el robot no puede tratar con exactitud, con el documento adjunto.
• Queda registrado para todos: cada acción, en un registro de auditoría que usted puede leer.

Preguntas que hacer a cualquier proveedor

Pregunte a cualquier proveedor de empleados de IA para empresas dónde funciona el robot, qué puede tocar, qué hace cuando tiene dudas y qué pasa cuando usted deja de pagar.

Un servicio de automatización con IA puede impresionar en una demostración y aun así resultar difícil de llevar en el día a día. Las respuestas a unas pocas preguntas sencillas le dicen cómo se comportará un martes cualquiera, cuando llega un documento raro y nadie está mirando.

Las buenas respuestas son concretas. Si un proveedor no sabe decir qué pasa con un documento dudoso, o de quién son los datos, tome eso como la respuesta.

• ¿Trabaja dentro de nuestro propio buzón, nuestras carpetas y nuestro sistema de contabilidad, o nuestros datos se trasladan a otro sitio?
• ¿Qué puede crear, cambiar o borrar exactamente, y se puede limitar ese acceso?
• ¿Envía alguna vez un correo, contabiliza un asiento como definitivo o paga algo sin una persona?
• ¿Qué hace con un caso que no puede tratar con exactitud?
• ¿Queda cada acción escrita en un registro que podamos leer?
• ¿Cómo lo detenemos, y con qué rapidez?
• ¿Quién se ocupa de él cuando cambian nuestros proveedores, plantillas o reglas?
• Si lo dejamos, ¿qué conservamos y qué hay que exportar?
• ¿Cómo se fija el precio y qué lo hace cambiar?

Cómo se suele fijar el precio

La mayoría de los proveedores cobra un empleado de IA como una cuota mensual por trabajo, fijada según las horas que le quita de la rutina y la complejidad de la automatización.

Los nuestros se alquilan, nunca se venden. Nosotros los construimos, los hacemos funcionar en nuestros servidores sobre sus propias cuentas y nos ocupamos de ellos; usted paga una cifra mensual por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. No hay compra única ni software que usted tenga que instalar o mantener.

Dos cosas mueven la cifra. La primera son las horas que el trabajo le quita de la semana, medidas con su propio criterio, como los minutos que tarda una factura multiplicados por el número de facturas. La segunda es la complejidad. Un trabajo sencillo se construye rápido y se pone en marcha enseguida. Un trabajo que necesita varios empleados de IA trabajando juntos, por ejemplo leer un documento, cotejarlo con un registro y preparar dos borradores distintos, tarda más en construirse y en mantenerse.

Si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene. Como todo se ha guardado siempre en su propio buzón, sus carpetas, sus hojas de cálculo y su sistema de contabilidad, no hay nada que devolver.

No prometemos un ahorro. La medida de la que hablamos son las horas que, según su propia cuenta, le lleva hoy el trabajo.

Las primeras semanas tras la puesta en marcha

En las primeras semanas tras la puesta en marcha, revise cada borrador de cerca, lleve una lista de los casos que pasaron a una persona y ajuste las reglas antes de ampliar el trabajo.

Lo que tarda la construcción depende del trabajo: las tareas sencillas se ponen en marcha enseguida y las complejas tardan más. En cualquier caso, el robot solo se pone en marcha con su sí, y los primeros casos reales merecen una mirada atenta. Revise los borradores como revisaría el trabajo de un compañero nuevo: línea a línea al principio y luego por muestreo, cuando ya confíe en el patrón.

Cuente con que, en las primeras semanas, algunos casos pasen a una persona. Eso es el sistema haciendo su trabajo, no fallando. Cada uno es una ocasión para escribir una regla más clara, añadir la plantilla de un proveedor o decidir que cierto tipo de documento debe quedarse siempre en manos de las personas.

La comunicación importa tanto como el robot. Nuestros clientes hablan con nosotros a través de una aplicación privada en la que cada tarea tiene un espacio para la IA, otro para el cliente y otro para nuestro equipo; los mensajes y las notas de voz se guardan en la propia hoja de cálculo del cliente. Cuando algo parece estar mal, se plantea ahí y se responde ahí, y el historial se conserva.

Cuando el primer trabajo funciona sin tropiezos, el segundo es más fácil de describir. La mayoría de las empresas añade trabajos de uno en uno, cada uno con su descripción, sus aprobaciones y su propia medida en horas.

Preguntas