Documentos de incorporación: lista para cada nuevo empleado

Qué abarcan los documentos de incorporación

Los documentos de incorporación se agrupan en cuatro bloques: el contrato de trabajo, los formularios personales y fiscales que necesita la empresa, las políticas que el nuevo empleado debe leer y las listas prácticas para los primeros días.

Cada empresa tiene su propia versión, y los formularios obligatorios por ley dependen del país, de la región y a veces del sector. Lo que no cambia es la forma del trabajo. Alguien prepara un conjunto de papeles, los envía, espera a que vuelvan firmados, comprueba que no falte nada y los archiva donde se puedan encontrar más adelante. Cuando todo esto se hace a mano, el papeleo de un nuevo empleado suele llegar a trozos: el contrato por correo, un formulario en papel, un acuse de recibo de una política que nadie devolvió.

La tabla agrupa los documentos de incorporación habituales e indica quién prepara y quién firma cada uno. Úsela como una lista de partida que adaptar con su asesor, no como una descripción de lo que exige la ley en su país.

Antes del primer día

La mayoría de los documentos de incorporación deberían prepararse, enviarse y firmarse antes del primer día del nuevo empleado, para que la primera mañana se dedique al trabajo.

La incorporación de un nuevo empleado va bien cuando el papeleo queda terminado mientras la persona todavía está cumpliendo el preaviso en otro sitio. Un contrato firmado antes del primer día protege a las dos partes. Los datos personales y fiscales reunidos con antelación permiten preparar la primera nómina a tiempo. Las políticas leídas en casa se leen con más atención que las que se hojean en un escritorio durante una primera mañana ajetreada.

Enviarlo todo de una vez, en un solo paquete con un solo plazo, es más fácil para el nuevo empleado que un goteo de correos sueltos, y más fácil de controlar para usted. Una lista práctica previa a la incorporación es así:

• La carta de oferta y el contrato de trabajo, preparados a partir de su propia plantilla con el puesto, la fecha de inicio, el salario y el horario.
• El formulario de datos personales y el de contacto de emergencia.
• Los formularios fiscales y bancarios que necesitan su país y su gestoría de nóminas.
• El documento de identidad y cualquier permiso de trabajo que exija su país, con una nota sobre quién comprobará los originales.
• El manual del empleado y las políticas principales, con un acuse de recibo para firmar.
• Una nota de bienvenida con la hora de entrada, el lugar, por quién preguntar y qué llevar.
• La solicitud de equipos y accesos a sistemas, enviada internamente para que esté lista ese día.

El primer día

El primer día, los documentos de incorporación que quedan son los que deben hacerse en persona: comprobar los documentos de identidad originales, entregar los equipos y repasar las normas de seguridad.

Algunas comprobaciones no se pueden hacer a distancia, o no conviene hacerlas así. Cuando su país exige que la empresa vea los documentos originales de identidad o de permiso de trabajo, esa comprobación, y la constancia de quién la hizo y cuándo, corresponde al primer día como muy tarde. Lo mismo ocurre con los equipos: una lista firmada del portátil, el teléfono, las llaves o las herramientas entregadas evita discusiones cuando la persona se marche algún día.

El primer día es también cuando aparecen los huecos. Si el contrato sigue sin firmar o falta un formulario fiscal, es mejor descubrirlo a las nueve de la mañana que el primer día de cobro. Una sola lista por nuevo empleado, con todos los documentos enumerados y marcados como recibidos, deja los huecos a la vista de quien lleve la incorporación ese día, aunque la persona habitual no esté.

Firma en línea

Los contratos y los acuses de recibo pueden firmarse en línea, con un certificado que deja constancia de quién firmó, cuándo y qué versión exacta del documento.

Firmar en línea elimina la impresora y el escáner, y con ellos la duda sobre qué copia es la definitiva. Nuestra firma de contratos en línea funciona hoy: el documento se convierte en una página web privada, cada parte firma con una firma dibujada, su nombre escrito y una casilla de consentimiento, y un certificado de firma en PDF deja constancia de quién firmó, cuándo y de una huella del documento exacto, de modo que cualquier cambio posterior se nota. No interviene ningún servicio de firma de terceros.

Algunos documentos pueden necesitar otro tipo de firma, o una firma manuscrita, según el país y el tipo de documento. Compruébelo con su asesor antes de pasar un documento a la firma en línea. Para los documentos que sí pueden firmarse en línea, el recorrido es este.

1. El contrato y los documentos de incorporación se preparan a partir de sus propias plantillas, con los datos del nuevo empleado ya incluidos.
2. Al principio usted lee el paquete y lo aprueba.
3. Se prepara un correo en borrador con el enlace privado de firma; su equipo lo revisa y lo envía.
4. El nuevo empleado lee cada documento y firma con una firma dibujada, su nombre escrito y una casilla de consentimiento.
5. La persona autorizada de su empresa contrafirma el contrato en la misma página.
6. Se genera el certificado de firma y se archiva con los documentos firmados en la carpeta del empleado.

El archivo y la carpeta del empleado

Cada documento firmado y devuelto debería ir a parar a una carpeta por empleado, con una fila en un registro que muestre qué se recibió y cuándo.

La carpeta del empleado responde a la mayoría de las preguntas posteriores: qué versión del contrato se firmó, cuándo se acusó recibo del manual, si quedó constancia de la comprobación del permiso de trabajo. Una estructura coherente, con las mismas subcarpetas para cada persona, hace que cualquiera con acceso encuentre esas respuestas enseguida.

El registro es una hoja de cálculo con una fila por nuevo empleado y una columna por documento obligatorio. Muestra de un vistazo quién lo tiene todo y a quién le falta todavía un formulario. También muestra lo que caduca: algunos documentos de identidad o permisos de trabajo tienen fecha de vencimiento, y un registro que la anota es la forma más sencilla de saber cuándo volver a pedirlos.

Piense en la carpeta como la última parada de cada uno de los documentos de incorporación. Si un contrato firmado solo está en la bandeja de entrada de alguien, o un formulario devuelto se queda en un escritorio, el expediente está incompleto aunque el trabajo se haya hecho.

El acceso importa tanto como la estructura. Las carpetas de los empleados contienen datos personales, así que solo deben estar abiertas a quienes las necesitan y conservarse durante el tiempo que exijan sus normas locales. Su asesor puede indicarle las dos cosas.

Automatizar el papeleo, y lo que debe consultar con su asesor

La automatización de la incorporación de empleados es útil para preparar, reclamar y archivar; las normas sobre qué documentos necesita y cuánto tiempo conservarlos son cosa de su asesor.

Usar IA para la incorporación de empleados, tal como la construimos, significa un paquete de bienvenida preparado a partir de sus propias plantillas, firmado en nuestra propia página de firma en línea y archivado en la carpeta del empleado, con una fila en el registro y recordatorios en borrador para todo lo que siga faltando. Se ofrece y se construye a medida, sobre el mismo motor que nuestros robots que hoy están funcionando. Funciona en nuestros servidores conectado a su propio buzón, sus carpetas y sus hojas de cálculo, y se alquila por meses, con un precio por flujo de trabajo indicado en el presupuesto. Automatización gradual: cada paso empieza con su aprobación, y usted decide cuándo pasa a automático.

Conviene dejar claro lo que no hace. No gestiona nóminas, no decide qué debe decir un contrato y no da asesoramiento legal ni laboral. No comprueba en persona los documentos de identidad originales. Usa las plantillas que usted le da, así que, si una plantilla está desactualizada, el borrador también lo estará.

Antes de cerrar su lista de documentos de incorporación, consulte estos puntos con su asesor: qué formularios exige la ley donde trabaja la persona, qué comprobaciones de identidad o de permiso de trabajo debe hacer y documentar, qué documentos pueden firmarse en línea y cuánto tiempo debe conservarse cada documento.

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