Documenti per l'assunzione: checklist per ogni nuovo dipendente

Cosa comprendono i documenti per l'assunzione

I documenti per l'assunzione si dividono in quattro gruppi: il contratto di lavoro, i moduli anagrafici e fiscali che servono al datore di lavoro, i regolamenti che il nuovo assunto deve leggere e le liste pratiche per i primi giorni.

Ogni azienda ha la sua versione, e i moduli obbligatori per legge dipendono dal paese, dalla regione e a volte dal settore. Quello che non cambia è la forma del lavoro. Qualcuno prepara una serie di documenti, li invia, aspetta che tornino firmati, controlla che non manchi niente e li archivia dove si potranno ritrovare. Quando tutto questo si fa a mano, le pratiche del nuovo assunto tendono ad arrivare a pezzi: il contratto per email, un modulo su carta, la presa visione di un regolamento che nessuno ha restituito.

La tabella qui sotto raggruppa i documenti più comuni e indica chi prepara e chi firma ciascuno. Usala come elenco di partenza da adattare con il tuo consulente del lavoro, non come una descrizione di ciò che la legge richiede nel tuo paese.

Prima del primo giorno

La maggior parte dei documenti per l'assunzione dovrebbe essere preparata, inviata e firmata prima del primo giorno, così la prima mattina si dedica al lavoro.

L'onboarding dei nuovi assunti fila liscio quando le pratiche si chiudono mentre la persona sta ancora facendo il preavviso altrove. Un contratto firmato prima del primo giorno tutela entrambe le parti. I dati personali e fiscali raccolti in anticipo permettono di impostare in tempo il primo stipendio. I regolamenti letti a casa vengono letti con più attenzione di quelli sfogliati a una scrivania in una prima mattina piena.

Mandare tutto insieme, in un unico pacchetto con un'unica scadenza, è più semplice per il nuovo assunto di una serie di email separate, e per te è più facile da seguire. Un elenco pratico prima dell'inizio è fatto così:

• La lettera di assunzione e il contratto di lavoro, preparati dal tuo modello con ruolo, data di inizio, retribuzione e orario compilati.
• Il modulo dei dati personali e quello del contatto di emergenza.
• I moduli fiscali e bancari che servono nel tuo paese e al tuo consulente paghe.
• Il documento d'identità e gli eventuali documenti che attestano il diritto a lavorare richiesti nel tuo paese, con l'indicazione di chi controllerà gli originali.
• Il regolamento interno e i regolamenti principali, con una presa visione da firmare.
• Un messaggio di benvenuto con orario, luogo, persona da cercare e cosa portare.
• La richiesta di dotazioni e accessi ai sistemi, inviata internamente perché sia tutto pronto il primo giorno.

Il primo giorno

Il primo giorno restano i documenti che vanno gestiti di persona: il controllo dei documenti d'identità originali, la consegna delle dotazioni e la spiegazione delle regole di sicurezza.

Alcuni controlli non si possono fare a distanza, o non si dovrebbero. Dove il tuo paese richiede che il datore di lavoro veda i documenti d'identità o di diritto al lavoro in originale, quel controllo, e la nota di chi l'ha fatto e quando, va fatto al più tardi il primo giorno. Lo stesso vale per le dotazioni: un elenco firmato del portatile, del telefono, delle chiavi o degli attrezzi consegnati evita discussioni quando la persona un giorno se ne andrà.

Il primo giorno è anche quando emergono i vuoti. Se il contratto non è ancora firmato o manca un modulo fiscale, è meglio scoprirlo alle nove del mattino che al primo giorno di paga. Un'unica checklist per ogni nuovo assunto, con ogni documento elencato e segnato come ricevuto, rende i vuoti visibili a chiunque segua l'inserimento quel giorno, anche quando la persona che se ne occupa di solito è assente.

Firmare online

Contratti e prese visione si possono firmare online, con un certificato che registra chi ha firmato, quando e quale versione esatta del documento.

La firma online elimina la stampante e lo scanner, e con loro il dubbio su quale copia sia quella definitiva. La nostra firma online dei contratti è attiva oggi: il documento diventa una pagina web riservata, ciascuna parte firma con una firma tracciata a mano, il nome scritto e una dichiarazione di consenso, e un certificato di firma in PDF registra chi ha firmato, quando e un'impronta del documento esatto, così qualunque modifica successiva si vede. Non è coinvolto nessun servizio di firma esterno.

Alcuni documenti possono richiedere un'altra forma di firma, o una firma autografa su carta, a seconda del paese e del tipo di documento. Verificalo con il tuo consulente prima di spostare un documento online. Per i documenti che si possono firmare online, il percorso è questo.

1. Il contratto e i documenti di inizio vengono preparati dai tuoi modelli, con i dati del nuovo assunto compilati.
2. Una persona della tua azienda legge il pacchetto e lo approva prima che parta qualunque cosa.
3. Viene preparata un'email in bozza con il link riservato per la firma; il tuo personale la controlla e la invia.
4. Il nuovo assunto legge ogni documento e firma con una firma tracciata a mano, il nome scritto e una dichiarazione di consenso.
5. Chi ha il potere di firma nella tua azienda controfirma il contratto sulla stessa pagina.
6. Viene creato il certificato di firma, archiviato con i documenti firmati nella cartella del dipendente.

Archiviazione e cartella del dipendente

Ogni documento firmato e restituito dovrebbe finire in una cartella per dipendente, con una riga di registro che mostra cosa è stato ricevuto e quando.

La cartella del dipendente è la risposta alla maggior parte delle domande future: quale versione del contratto è stata firmata, quando è stata firmata la presa visione del regolamento, se è stato registrato il controllo del diritto al lavoro. Una struttura coerente, con le stesse sottocartelle per ogni persona, rende quelle risposte rapide da trovare per chiunque abbia accesso.

Il registro è un foglio con una riga per ogni nuovo assunto e una colonna per ogni documento richiesto. Mostra a colpo d'occhio chi è in regola e a chi manca ancora un modulo. Mostra anche cosa scade: alcuni documenti d'identità o permessi di lavoro hanno una data di fine, e un registro che la annota è il modo più semplice per sapere quando chiederli di nuovo.

Considera la cartella come l'ultima tappa di ogni documento per l'assunzione. Se un contratto firmato vive solo nella casella di qualcuno, o un modulo restituito resta su una scrivania, la pratica è incompleta anche se il lavoro è stato fatto.

L'accesso conta quanto la struttura. Le cartelle dei dipendenti contengono dati personali, quindi devono essere aperte solo a chi ne ha bisogno e conservate per il tempo richiesto dalle regole del tuo paese. Il tuo consulente può indicarti entrambe le cose.

Automatizzare le pratiche, e cosa verificare con il consulente

L'automazione dell'onboarding dei dipendenti è utile per preparare, sollecitare e archiviare; le regole su quali documenti servono e per quanto conservarli spettano al tuo consulente.

Usare l'AI per l'onboarding dei dipendenti, come la costruiamo noi, vuol dire un pacchetto di inizio preparato dai tuoi modelli, firmato sulla nostra pagina di firma online e archiviato nella cartella del dipendente, con una riga di registro e solleciti in bozza per tutto ciò che manca ancora. È offerto e costruito su misura, con lo stesso motore dei nostri robot attivi oggi. Gira sui nostri server collegato alla tua casella di posta, alle tue cartelle e ai tuoi fogli, e si noleggia ogni mese, con un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Automazione graduale: ogni passaggio parte con la tua approvazione, e sei tu a decidere quando passa ad automatico.

Sii chiaro su cosa non fa. Non elabora le buste paga, non decide cosa deve dire un contratto e non dà consulenza legale o del lavoro. Non controlla di persona i documenti d'identità originali. Usa i modelli che gli dai, quindi se un modello non è aggiornato, non lo sarà nemmeno la bozza.

Prima di fissare il tuo elenco di documenti per l'assunzione, verifica questi punti con il tuo consulente: quali moduli sono obbligatori per legge dove lavora la persona, quali controlli d'identità o di diritto al lavoro devi fare e registrare, quali documenti si possono firmare online e per quanto tempo va conservato ciascun documento.

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