Cómo elegir una empresa de automatización con IA: 12 preguntas

Por qué importa la elección

Elegir bien entre empresas de automatización con IA importa porque la automatización trabajará dentro de su buzón, sus carpetas y su contabilidad, así que las reglas del proveedor pasan a ser las suyas.

Una empresa de automatización con IA es un negocio que construye software para hacer trabajo de oficina por usted: leer correos, registrar facturas de proveedores, preparar facturas de venta, archivar documentos. Unas se presentan como agencias de automatización con IA, otras como empresas de automatización de procesos y otras como empresas de agentes de IA. Las etiquetas se solapan y dicen muy poco. Lo que de verdad informa es cómo responden a preguntas concretas.

También importa porque estas empresas venden cosas muy distintas con las mismas palabras. Una construye una ventana de chat para su web, otra conecta dos aplicaciones para que los datos pasen de una a otra y una tercera escribe software que lee sus facturas de proveedores y prepara asientos en borrador. Antes de comparar precios, asegúrese de que compara el mismo tipo de trabajo.

Las preguntas siguientes son las que querríamos ver respondidas si fuéramos el comprador. Están agrupadas en cuatro áreas: el trabajo en sí, sus datos y cuentas, el control y los errores, y el precio y el contrato. Un proveedor que responde a las doce con claridad, por escrito y sin jerga, merece más confianza que uno con una demostración brillante y respuestas vagas.

Donde ayuda, damos nuestras propias respuestas, para que vea cómo es una respuesta clara. No tiene por qué estar de acuerdo con ellas; solo necesita respuestas que entienda.

Preguntas sobre el trabajo

Pregunte primero qué se va a automatizar exactamente, quién lo mantiene en funcionamiento y qué pasa con los casos que no puede resolver.

Muchos proyectos fracasan antes de escribir una sola línea de software, porque nadie puso el trabajo por escrito. Un proveedor claro describirá el trabajo como se lo explicaría a alguien recién incorporado: dónde llega, qué se hace con él, adónde va el resultado y quién lo firma.

Las buenas empresas de automatización con IA también querrán ver ejemplos reales antes de comprometerse: unos cuantos de los correos, documentos o filas de hoja de cálculo con los que empieza el trabajo. Si un proveedor está dispuesto a dar precio sin haber visto un solo ejemplo, ese precio es una suposición.

1. ¿Qué trabajo exacto hará la automatización, desde donde llega el trabajo hasta donde acaba el resultado? Pida que se lo describan en una página.
2. ¿Quién la hace funcionar y se ocupa de ella una vez encendida? Un desarrollo entregado y abandonado suele romperse sin hacer ruido cuando un proveedor cambia el formato de sus facturas o se cambia de buzón.
3. ¿Qué pasa con un caso que la automatización no puede resolver? La respuesta que busca es que pasa a una persona con nombre y apellidos, con el documento adjunto, en lugar de adivinarse.

Preguntas sobre los datos y las cuentas

Pregunte dónde se quedan sus datos, qué accesos necesita el proveedor y qué conserva usted si lo deja.

Algunas empresas de automatización con IA copian sus documentos en su propia plataforma; otras trabajan dentro de las cuentas que usted ya tiene. Ninguna de las dos opciones es mala por definición, pero debe saber cuál está contratando, porque de eso depende lo difícil que será marcharse.

Los accesos son la otra mitad de la pregunta. Pida una lista de cada cuenta que tocará la automatización y de lo que hará en ella: leer, crear borradores, archivar o modificar registros. Donde algo solo necesita leerse, solo debería poder leerse.

Nuestra respuesta: los empleados de IA son nuestros y funcionan en nuestros servidores, pero trabajan sobre su propio buzón, sus carpetas, sus hojas de cálculo y su sistema de contabilidad. Las facturas se quedan en su sistema de contabilidad, los PDF en sus carpetas y los registros en su propia hoja de cálculo. Nada se guarda en un sistema aparte del que tuviera que exportar.

• Pregunta cuatro: ¿dónde se guardarán mis datos y quedará alguna copia fuera de mis propias cuentas?
• Pregunta cinco: ¿qué accesos necesitan, a qué cuentas, y alguno puede ser de solo lectura?
• Pregunta seis: si lo dejamos, ¿qué pasa con mis datos, mis documentos y los registros que llevaba la automatización?

Preguntas sobre el control y los errores

Pregunte qué puede enviar o cambiar el robot por su cuenta, cómo se detectan sus errores y cómo se detiene.

Aquí es donde más se diferencian los proveedores. Algunas automatizaciones envían correos, contabilizan facturas o actualizan registros sin que nadie mire. Puede estar bien para trabajo de poca importancia, pero todo lo que llega a un cliente, a un proveedor o a la administración tributaria merece una persona en medio.

Nuestras reglas son pocas. Nada se crea ni se cambia sin el sí del responsable. Cada paso empieza con su aprobación, dentro de sus propias cuentas. Cada acción queda anotada en un registro que usted puede leer. Una sola orden detiene cualquier robot. La tabla compara las respuestas que puede oír.

Preguntas sobre el precio y el contrato

Pregunte cómo se fija el precio, si compra un desarrollo o alquila un servicio, y qué conserva cuando termina.

Los modelos de precio varían mucho. Algunos proveedores cobran una cuota única por el desarrollo y le entregan el software; otros cobran por tarea o por mensaje; otros alquilan el servicio por meses. Cada modelo coloca el coste del mantenimiento en un sitio distinto, así que pregunte quién paga cuando hay que arreglar algo.

El nuestro es un alquiler. Construimos, hacemos funcionar y cuidamos los empleados de IA, y el precio es una cifra mensual por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. Depende de las horas que el trabajo le quita de la rutina y de la complejidad de la automatización. Si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene, y cada registro se queda en sus cuentas.

¿Cuánto tarda en construirse? Depende del trabajo: las tareas sencillas se ponen en marcha enseguida y las complejas, que necesitan varios empleados de IA trabajando juntos, tardan más. Desconfíe de quien le dé un plazo fijo antes de ver cómo trabaja usted.

• Pregunta diez: ¿cómo se calcula el precio y qué incluye exactamente?
• Pregunta once: ¿es un desarrollo único o un servicio mensual, y cuándo y cómo se revisa la cuota?
• Pregunta doce: ¿cómo lo dejamos, con qué preaviso y qué conservamos?

Señales de alarma

Las señales de alarma más claras son los resultados prometidos, los robots que envían por su cuenta y las respuestas que usted no sabría repetir con sus propias palabras.

Ninguna de ellas demuestra que un proveedor no le convenga. Cada una es un motivo para ir más despacio y volver a preguntar, por escrito.

Una última idea: las empresas de automatización con IA más capaces suelen ser las más dispuestas a decir lo que su software no hace. Un proveedor que dice resolverlo todo probablemente todavía no ha pensado en sus excepciones.

• Un ahorro prometido, en horas o en dinero, antes de que nadie haya visto cómo trabaja usted hoy.
• Correos, facturas o pagos que la automatización envía sin que una persona los apruebe.
• Sus documentos copiados en una plataforma de la que no es fácil salir.
• Ningún registro de las acciones, o uno que solo puede leer el proveedor.
• Ninguna forma clara de detener la automatización usted mismo.
• Distintivos, valoraciones o supuestas alianzas ofrecidos en lugar de respuestas a las preguntas anteriores.
• Una demostración hecha con datos ajenos que nunca toca un ejemplo real suyo.

Cómo comparar empresas de automatización con IA

Envíe las mismas doce preguntas a cada proveedor, por escrito, y compare las respuestas una al lado de otra.

A las empresas de automatización con IA que trabajan así no les importará; las preguntas por escrito también les ahorran tiempo, porque la propuesta puede responderlas directamente.

Las respuestas por escrito son más fáciles de comparar y más difíciles de difuminar. Use la lista de comprobación de esta página para cada proveedor con el que hable: marque una línea solo cuando la respuesta haya sido clara, concreta y algo que podría repetir a un compañero. Imprima una copia por proveedor y póngalas una junto a otra.

Después, dé a cada proveedor un ejemplo real de su propio trabajo, como una semana de facturas de proveedores o una muestra de correos de pedidos, con permiso y sin nada sensible. Cómo hablan de su ejemplo le dice más que cualquier presentación. Cuando encuentre un proveedor que responde con claridad, debería llegar una propuesta breve por escrito: los trabajos que vale la pena automatizar, qué preparará en borrador cada robot, quién lo aprueba y el precio mensual por trabajo.

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