Scegliere un'azienda di automazione AI: 12 domande da fare

Perché la scelta conta

Scegli con cura l'azienda di automazione AI: l'automazione lavorerà dentro la tua posta, i tuoi file e la tua contabilità, e le regole del fornitore diventano le tue regole.

Un'azienda di automazione AI costruisce software che svolge lavoro d'ufficio al posto tuo: legge le email, registra le fatture dei fornitori, prepara le fatture di vendita, archivia i documenti. C'è chi si presenta come agenzia di automazione AI, chi come azienda di automazione dei processi aziendali e chi come azienda di agenti AI. Le etichette si sovrappongono e dicono molto poco. Quello che dice qualcosa è come rispondono a domande precise.

Conta anche perché, sotto le stesse parole, le aziende di automazione AI vendono cose molto diverse. Una costruisce una finestra di chat per il tuo sito, un'altra collega due applicazioni perché i dati passino dall'una all'altra, una terza scrive un software che legge le fatture dei fornitori e prepara registrazioni in bozza. Prima di confrontare i prezzi, assicurati di confrontare lo stesso tipo di lavoro.

Le domande qui sotto sono quelle a cui vorremmo una risposta se fossimo noi a comprare. Sono divise in quattro aree: il lavoro in sé, i tuoi dati e i tuoi account, il controllo e gli errori, il prezzo e il contratto. Un fornitore che risponde chiaramente a tutte e dodici, per iscritto e senza gergo, merita più fiducia di uno con una demo curatissima e risposte vaghe.

Dove serve, diamo le nostre risposte, così vedi com'è fatta una risposta semplice. Non devi essere d'accordo con noi; ti servono solo risposte che capisci.

Domande sul lavoro

Chiedi prima di tutto cosa verrà automatizzato esattamente, chi lo terrà in funzione e cosa succede ai casi che non riesce a gestire.

Molti progetti vanno storti prima ancora di scrivere una riga di software, perché nessuno ha messo per iscritto il lavoro. Un fornitore chiaro lo descrive come lo spiegheresti a un nuovo assunto: dove arriva il lavoro, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo firma.

Le buone aziende di automazione AI vogliono anche vedere esempi reali prima di impegnarsi: qualche email, documento o riga di foglio da cui parte il lavoro. Se un fornitore è pronto a fare un preventivo senza aver visto nemmeno un esempio, quel preventivo è un'ipotesi.

1. Quale lavoro preciso farà l'automazione, da dove arriva il lavoro a dove finisce il risultato? Chiedilo scritto in una pagina.
2. Chi la fa girare e se ne occupa dopo l'accensione? Un progetto consegnato e lasciato a sé stesso tende a rompersi in silenzio quando un fornitore cambia formato o una casella di posta viene spostata.
3. Cosa succede a un caso che l'automazione non sa gestire? La risposta giusta è che passa a una persona con nome e cognome, con il documento allegato, invece di essere indovinato.

Domande su dati e account

Chiedi dove restano i tuoi dati, quali accessi servono al fornitore e cosa ti resta se smetti.

Alcune aziende di automazione AI copiano i tuoi documenti nella loro piattaforma; altre lavorano dentro i tuoi account esistenti. Nessuna delle due è sbagliata di per sé, ma devi sapere quale stai comprando, perché da questo dipende quanto sarà difficile andartene.

Gli accessi sono l'altra metà della domanda. Chiedi l'elenco di ogni account che l'automazione toccherà e di cosa ci farà: leggere, creare bozze, archiviare o modificare registrazioni. Dove basta leggere, deve poter solo leggere.

La nostra risposta: i dipendenti AI sono nostri e girano sui nostri server, ma lavorano sulla tua casella di posta, sulle tue cartelle, sui tuoi fogli e sul tuo sistema contabile. Le fatture restano nel tuo sistema contabile, i PDF nelle tue cartelle e i registri nel tuo foglio. Niente viene tenuto in un sistema separato da cui dovresti esportare.

• Domanda quattro: dove verranno conservati i miei dati, e ne resterà qualche copia fuori dai miei account?
• Domanda cinque: quali accessi vi servono, su quali account, e qualcuno può essere in sola lettura?
• Domanda sei: se smettiamo, cosa succede ai miei dati, ai miei documenti e ai registri tenuti dall'automazione?

Domande su controllo ed errori

Chiedi cosa può inviare o modificare il robot da solo, come vengono intercettati i suoi errori e come lo fermi.

È qui che i fornitori si distinguono di più. Alcune automazioni inviano email, registrano fatture o aggiornano dati senza che nessuno guardi. Per lavori di poco conto può andare bene, ma tutto ciò che arriva a un cliente, a un fornitore o all'amministrazione fiscale merita una persona in mezzo.

Le nostre regole sono brevi. Niente viene creato o modificato senza il sì del titolare. Il lavoro si ferma alla bozza, pronta nei tuoi strumenti. Ogni azione viene scritta in un registro che puoi leggere. Un solo comando ferma qualunque robot. La tabella mette a confronto le risposte che potresti sentire.

Domande su prezzo e contratto

Chiedi come si stabilisce il prezzo, se stai comprando un progetto o noleggiando un servizio, e cosa ti resta quando finisce.

I modelli di prezzo sono molto diversi. Alcuni fornitori chiedono un compenso una tantum per costruire e poi consegnano il software; altri fanno pagare a operazione o a messaggio; altri ancora noleggiano il servizio ogni mese. Ogni modello mette il costo della manutenzione in un posto diverso, quindi chiedi chi paga quando qualcosa va sistemato.

Il nostro è un noleggio. Costruiamo i dipendenti AI, li facciamo girare e ce ne occupiamo noi, e il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Dipende dalle ore che il lavoro toglie alla tua routine e da quanto è complessa l'automazione. Se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma e ogni registrazione resta nei tuoi account.

Quanto tempo serve per costruirlo? Per noi dipende dal lavoro: i compiti semplici partono in fretta, quelli complessi che richiedono più dipendenti AI insieme richiedono più tempo. Diffida di chi ti dà una data fissa prima di aver visto come lavori.

• Domanda dieci: come si calcola il prezzo, e cosa comprende esattamente?
• Domanda undici: è un progetto una tantum o un servizio mensile, e quando e come viene rivisto il canone?
• Domanda dodici: come si smette, con quale preavviso, e cosa ci resta?

Segnali d'allarme

I segnali d'allarme più chiari sono i risultati promessi, i robot che inviano da soli e le risposte che non sapresti ripetere con parole tue.

Nessuno di questi dimostra che un fornitore non fa per te. Ognuno è un motivo per rallentare e chiedere di nuovo, per iscritto.

Un'ultima cosa: le aziende di automazione AI più capaci sono di solito le più disposte a dire cosa il loro software non fa. Un fornitore che dice di gestire tutto probabilmente non ha ancora pensato alle tue eccezioni.

• Un risparmio promesso, in ore o in denaro, prima che qualcuno abbia guardato come lavori oggi.
• Email, fatture o pagamenti inviati dall'automazione senza che una persona li approvi.
• I tuoi documenti copiati in una piattaforma da cui non è facile uscire.
• Nessun registro delle azioni, oppure uno che solo il fornitore può leggere.
• Nessun modo chiaro per fermare l'automazione da solo.
• Bollini, valutazioni o partnership vantate al posto delle risposte alle domande qui sopra.
• Una demo costruita sui dati di qualcun altro, che non tocca mai un tuo esempio reale.

Come confrontare le aziende di automazione AI

Manda le stesse dodici domande a ogni fornitore, per iscritto, e confronta le risposte una accanto all'altra.

Le aziende di automazione AI che lavorano in questo modo non avranno nulla in contrario; le domande scritte fanno risparmiare tempo anche a loro, perché la proposta può rispondere direttamente.

Le risposte scritte si confrontano più facilmente e sono più difficili da annacquare. Usa la lista di controllo in questa pagina per ogni fornitore con cui stai parlando: spunta una riga solo se la risposta è stata chiara, precisa e tale che potresti ripeterla a un collega. Stampa una copia per fornitore e mettile una accanto all'altra.

Poi dai a ogni fornitore un esempio reale del tuo lavoro, come una settimana di fatture dei fornitori o un campione di email d'ordine, con il tuo permesso e togliendo ciò che è riservato. Il modo in cui parlano del tuo esempio ti dice più di qualunque presentazione. Quando trovi un fornitore che risponde in modo semplice, dovrebbe seguire una breve proposta scritta: i lavori che vale la pena automatizzare, cosa preparerà in bozza ciascun robot, chi lo approva e il prezzo mensile per ogni lavoro.

Domande