Escanear tickets y recibos convierte una foto o un PDF en un gasto en borrador: la fecha, el proveedor, el importe y los impuestos se leen de la imagen, la imagen queda adjunta y el gasto se ordena por persona y por mes para su aprobación. Una persona lo aprueba antes de que nada llegue a la contabilidad.
Qué hace el escaneo de tickets y recibos
El escaneo de tickets lee la foto o el PDF de un recibo y lo convierte en un gasto en borrador, con la imagen adjunta, listo para que una persona lo apruebe.
Sin él, la rutina es conocida en cualquier oficio. Alguien guarda tickets de papel en la cartera o en la furgoneta, fotografía algunos, pierde otros y a final de mes teclea cada uno en una hoja de cálculo o en el sistema de contabilidad. Después, otra persona reclama los que faltan y empareja los cargos de la tarjeta con trozos de papel.
Un buen escaneo de recibos elimina el tecleo y el emparejamiento, no la revisión. Lee los datos de la imagen, los coloca en los campos adecuados, guarda la imagen junto al gasto y lo ordena todo por persona y por mes. Quien hizo el gasto y quien lo aprueba siguen viendo cada línea.
Conviene aclarar qué significa cada término, porque el software de gestión de gastos, las aplicaciones de notas de gastos y las herramientas de escaneo se suelen mencionar de un tirón. La tabla siguiente separa las partes del trabajo.
| Parte del trabajo | Qué incluye | Quién la hace con el escaneo de recibos |
|---|---|---|
| Captura | Hacer llegar el ticket, como foto, PDF o correo | La persona que hizo el gasto |
| Lectura | Fecha, proveedor, importe, impuestos, moneda | El robot |
| Borrador | Un gasto en borrador con la imagen adjunta | El robot |
| Clasificación | Por persona, por mes, por categoría | El robot, según sus reglas |
| Aprobación | Aceptar, corregir o rechazar cada gasto | Una persona |
| Archivo | Guardar la imagen donde se pueda encontrar después | El robot |
Cómo hacer fotos que se lean bien
Un ticket se lee bien cuando aparece entero en la foto, plano, enfocado y con una luz razonable.
La mayoría de los errores de lectura empiezan en la foto, no en el software. El papel térmico se borra, los tickets largos se enrollan y una foto tomada en ángulo en un aparcamiento oscuro esconde el total. Unos pocos hábitos marcan una gran diferencia y no cuestan nada.
Si un proveedor envía el recibo en PDF por correo, mejor todavía: reenvíelo a la dirección acordada en lugar de imprimirlo y fotografiarlo.
- Fotografíe el ticket el mismo día, antes de que el papel térmico se borre.
- Póngalo plano sobre una superficie lisa y oscura para que se vean bien los bordes.
- Encuadre el ticket entero, incluida la parte de arriba con el nombre del proveedor y la de abajo con el total y los impuestos.
- Use luz natural o una habitación iluminada; evite los reflejos del flash sobre el papel brillante.
- Un ticket por foto, para que el robot no junte dos en un mismo gasto.
- Si el ticket es largo, haga dos fotos que se solapen en lugar de una diminuta.
De la imagen al gasto en borrador
La imagen se lee para extraer sus datos clave, se comprueba y se convierte en un gasto en borrador con la imagen adjunta; nada se registra como definitivo.
Es el mismo motor que nuestro robot de facturas de proveedores, que está funcionando hoy: lee facturas y notas de crédito de un buzón y de una carpeta de entrega y crea facturas de compra en borrador con el PDF adjunto. El escaneo de tickets para gastos se ofrece y se construye a medida sobre ese motor. Este es el recorrido de un ticket.
La lectura funciona por capas. Los tickets de proveedores que se repiten cada semana siguen el mismo formato, así que pueden leerse por plantilla. Los escaneos y las fotos se leen con reconocimiento de caracteres, que convierte la imagen en texto. Lo que se sale de lo habitual se lee con ayuda de un modelo, y el resultado se contrasta con reglas sencillas: los impuestos deben cuadrar con el total, la fecha no puede ser futura y la moneda debe corresponder al país del proveedor.
- Llega el ticket: una foto enviada a un buzón acordado, un archivo dejado en una carpeta compartida o un PDF reenviado por correo.
- El robot lee de la imagen la fecha, el proveedor, el total, los impuestos y la moneda.
- Identifica quién lo ha enviado, para que el gasto quede a nombre de la persona correcta.
- Propone una categoría de su propia lista, según el proveedor y los gastos anteriores.
- Crea un gasto en borrador con la imagen adjunta, en su sistema de contabilidad o en una hoja de registro.
- Lo que no puede leer con exactitud, como un total borrado o un ticket escrito a mano, pasa a una persona con una nota breve en lugar de adivinarse.
- Anota lo que ha hecho en el registro de auditoría.
Aprobación por persona y por mes
Cada gasto en borrador se ordena por la persona que lo hizo y por mes, de modo que aprobar se convierte en una revisión breve y no en una montaña de papeles.
Aquí es donde las notas de gastos automatizadas se ganan el nombre. Quien aprueba ve el mes de una persona cada vez: cada línea con su imagen al lado, la categoría propuesta y las líneas que el robot ha marcado. Acepta, corrige o rechaza. Nada llega a la contabilidad antes de eso.
Un mes normal de una persona puede incluir combustible, aparcamiento, una comida con un cliente, un billete de tren y algunas herramientas pequeñas de una ferretería. Con el escaneo de tickets en marcha, cada uno de esos gastos ya es una línea en borrador con su imagen cuando quien aprueba abre el mes, y solo queda la revisión.
Las reglas de aprobación siguen siendo suyas. Quién aprueba los gastos de quién, qué categorías necesitan una segunda mirada y qué se considera un ticket que falta se ponen por escrito una vez y después se aplican igual cada vez.
Este tipo de automatización de la gestión de gastos no decide qué reembolsa la empresa. No le devuelve el dinero a nadie, porque nunca mueve dinero, ni juzga si un gasto era razonable. Esas decisiones siguen en manos de quien aprueba. Para todo lo relativo a qué es deducible o qué impuestos se pueden recuperar, consulte con su asesor.
Sus horas con los tickets de gastos
Introduzca sus propias cifras. El resultado es el tiempo que su equipo dedica hoy a los tickets, según su propia cuenta; no es una promesa de lo que cambiaría la automatización.
Archivar y encontrar los tickets después
Cada imagen de un ticket se archiva por persona y por mes en sus propias carpetas, vinculada a su gasto, para encontrarla en segundos cuando alguien pregunte.
Gestionar los recibos de gastos consiste sobre todo en estar preparado para el día en que alguien hace una pregunta. El contable quiere ver el ticket que respalda una línea. Alguien del equipo dice que envió un gasto que nunca llegó. Un año después, un proveedor asegura que un pago nunca se hizo. En cada caso, la respuesta es una búsqueda y no una caza entre sobres.
Como el robot funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas, las imágenes se quedan en sus carpetas y los gastos en su propio sistema de contabilidad o en su hoja de cálculo. Si el alquiler termina algún día, cada ticket y cada gasto ya están donde deben.
Lo que no hace el escaneo de tickets
El escaneo de tickets no aprueba, no reembolsa y no decide qué gasto es admisible; lee, prepara borradores y archiva.
Tampoco puede leer lo que no está. Un ticket sin nombre del proveedor, con el total roto o con una nota a mano pasará a una persona en lugar de rellenarse con una suposición. Y un ticket que nunca se fotografió no lo encuentra ningún software.
No sustituye al extracto de la tarjeta de empresa ni al banco. Funciona junto a ellos: el ticket es el justificante, el cargo de la tarjeta es el pago, y emparejar ambos es un paso aparte que confirma una persona.
Empezar con un solo equipo
Empiece a escanear tickets con un equipo o con una persona que gaste a menudo, durante un mes, y amplíelo cuando la rutina funcione.
Un solo equipo muestra enseguida dónde hay que ajustar las reglas: categorías que se solapan, tickets que llegan tarde, aprobadores que están de viaje. Arreglar eso para unas pocas personas es fácil; arreglarlo para todos a la vez, no.
Acuerde antes tres cosas con ese equipo: la dirección o carpeta única a la que van los tickets, la lista de categorías y quién aprueba. Al principio, mantenga corta la lista de categorías; es más fácil dividir una categoría después que unir dos que cada persona ha usado de forma distinta.
Antes de empezar, mida el trabajo actual con la calculadora de esta página. Anote cuántos tickets llegan en un mes y cuánto tarda hoy cada uno, desde encontrarlo hasta teclearlo y archivarlo. Esa cifra, en horas, es la única medida que utilizamos, y le dice si vale la pena delegar el trabajo.
Preguntas
¿Basta con guardar una foto del ticket?
Muchas empresas guardan imágenes en lugar del papel, pero las normas sobre qué justificantes hay que conservar, y en qué formato, varían. Consulte con su asesor antes de tirar el papel.
¿El escaneo puede leer tickets escritos a mano?
A veces, pero no de forma fiable. El nuestro pasa a una persona, con una nota, cualquier ticket que no pueda leer con exactitud, en lugar de adivinar las cifras.
¿Qué diferencia hay entre escanear tickets y un software de gestión de gastos?
Escanear es el paso de lectura. La gestión abarca todo el trabajo: captura, lectura, borrador del gasto, aprobación, archivo y localizar el ticket más adelante.
¿El robot aprueba o reembolsa los gastos?
No. Prepara gastos en borrador ordenados por persona y por mes. Una persona los aprueba, y los reembolsos los hacen las personas, porque el robot nunca mueve dinero.
¿Necesitamos una aplicación nueva para esto?
Con el nuestro, no. Los tickets pueden llegar por correo o a una carpeta compartida, y los borradores van a su propio sistema de contabilidad o a su hoja de cálculo. Se ofrece y se construye a medida alrededor de las herramientas que ya utiliza.
¿Quiere recuperar horas de este trabajo?
Escríbanos a [email protected] con cuántos tickets gestiona su equipo cada mes y cuánto tiempo les llevan, y le diremos con claridad si vale la pena automatizar su escaneo.
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