IA para asesores hipotecarios: acabe con la persecución de papeles

¿Por qué la persecución de papeles se come su semana?

La IA para asesores hipotecarios parte de un hecho aburrido: la mayor parte de la administración de un asesor es perseguir papeles. Nóminas, extractos bancarios, identificación, comprobante de domicilio: la documentación para hipoteca no se acaba nunca. Y vuelta a empezar, porque una foto salió borrosa.

Imagine un martes. Un cliente manda tres fotos en un correo. Una es una nómina, otra un extracto del mes equivocado y otra es un dedo. Usted abre cada una, averigua qué es, la renombra, la archiva y responde para pedir el mes correcto.

Multiplique eso por cada caso, cada semana. No es un trabajo difícil. Es lento, y se interpone entre usted y lo que mejor hace: asesorar a la gente.

Este es el corazón del alta de clientes para un asesor. Si los papeles entran limpios, el resto del caso corre mejor.

La automatización documental hipotecaria le quita de la mesa el abrir, comprobar, renombrar, archivar y perseguir. El consejo y la decisión se quedan con usted.

¿De qué sirve una lista por caso?

Cada caso de un bróker hipotecario empieza con una lista elegida según el tipo de caso, así que al cliente se le pide todo de una vez y no en cinco correos sueltos.

Digamos que tiene una pareja con nómina que compra su primera vivienda y un autónomo que cambia de hipoteca. Sus listas son distintas. A la pareja le piden nóminas. Al autónomo, declaraciones de impuestos. Usted escribe cada lista una vez y cada caso nuevo de ese tipo parte de ella.

La petición sale como un solo correo claro: esto es lo que necesitamos, así se envía, esta es la fecha. Es la automatización del alta de clientes en su forma más simple. Nadie tiene que acordarse de qué pedir.

Cambiar una lista después es fácil. Añade una línea y todo caso nuevo de ese tipo la recoge.

Nadie tiene que adivinar si el primer correo fue lo bastante claro. Es el mismo correo claro cada vez.

Esto se hace a medida. Todavía no funciona para ningún cliente. Las listas son suyas: usted nos dice qué necesita cada tipo de caso.

¿Cómo se detectan los documentos que faltan o caducaron?

Cada documento que llega se lee y se comprueba contra la lista. Lo que falta, no se entiende o es demasiado viejo se marca, y un recordatorio en borrador dice exactamente qué sigue pendiente.

Esta es la parte del procesamiento inteligente de documentos que más le importa a un asesor. Un robot puede leer una página y ver que es un extracto bancario, de qué mes y de qué cuenta. Si es el mes equivocado, no se entera tres semanas después.

Piense en un recordatorio que dice «Aún necesitamos su extracto de marzo y una foto más clara de su pasaporte» en lugar de «Envíe el resto de los documentos». El cliente responde antes al primero.

Los documentos también caducan. Una nómina que valía en enero puede ser demasiado vieja en abril. El robot anota la fecha de cada pieza y usted ve qué se ha quedado viejo antes que el banco.

Lo que el robot no puede leer con seguridad le llega a usted, no se adivina. Usted mira, decide y sigue.

¿Dónde van los archivos?

Cada pieza se archiva en la carpeta del caso del cliente con un nombre claro, y una fila del registro de casos anota qué es y cuándo llegó.

El registro puede vivir en una hoja que su equipo ya usa, junto al sistema que utilice para las solicitudes. Lo abre y ve cada caso, qué hay, qué falta y quién espera a quién.

Se acabó rebuscar en el correo «ese extracto que mandaron los García». Se acabó preguntar a un compañero cuál es la última versión.

Digamos que un cliente llama y pregunta: «¿Recibieron mi nómina?». Con el registro responde en diez segundos, porque abre una fila y lo ve.

Esto es lo que suele mostrar una fila de caso:

• El cliente y el tipo de caso.
• Cada documento de la lista, marcado o no.
• La fecha en que llegó cada uno y su caducidad, si la tiene.
• Lo que sigue pendiente.
• El próximo recordatorio y cuándo sale.

¿Cómo es la rutina de recordatorios?

Los recordatorios se le preparan y siguen un ritmo fijo. Usted los ve primero, los lee y los envía, o deja que un tipo de recordatorio pase a automático cuando confíe en él.

Digamos que un cliente lleva cuatro días sin responder. En sus borradores ya hay un recordatorio amable con las tres cosas que faltan. Usted lo repasa, pulsa enviar y el caso avanza.

Aquí entra nuestra regla: cada paso empieza con su aprobación y después usted decide cuándo pasa a automático. Un recordatorio es un buen primer candidato. Un mensaje sobre un tipo de interés o una decisión, nunca.

A los clientes también les gusta. Reciben un mensaje claro de lo que queda, en vez de un correo largo que descifrar.

Todo lo que hace el robot queda en un registro de cada acción, y una orden lo detiene.

¿Cómo empezar?

Empiece por su tipo de caso más común. Escriba su lista, pase los tres próximos casos por el camino nuevo y vea cuánto tiempo recupera.

No hace falta reconstruir sus archivos. Los casos abiertos siguen como están. Los casos nuevos usan la lista y el registro.

No espere a tener la instalación perfecta. Solo con la lista ya se ahorran muchos correos.

Un buen primer mes: un tipo de caso, una lista, un registro. Añada más tipos cuando el primero sea rutina.

Nuestros empleados de IA se alquilan por mes y trabajan con su propio correo, carpetas y hojas. Los archivos de sus clientes se quedan en sus cuentas. Si usted se da de baja, el flujo de trabajo se detiene y cada documento sigue donde se archivó.

Use la calculadora de abajo para ver cuántas horas le lleva hoy la persecución.

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