L'AI per mediatori creditizi dà il meglio nella raccolta dei documenti. Li chiede ai clienti per mail, controlla ciò che arriva con la lista della pratica, segnala quello che manca o è scaduto e archivia ogni pezzo. Tu controlli e decidi.
Perché rincorrere i documenti si mangia la tua settimana?
L'AI per mediatori creditizi parte da un fatto noioso: gran parte del lavoro amministrativo di un mediatore è rincorrere carte. Buste paga, estratti conto, documento d'identità, prova di residenza: i documenti per il mutuo non finiscono mai. E poi da capo, perché una foto era sfocata.
Pensa a un martedì. Un cliente manda tre foto in una mail. Una è una busta paga, una è un estratto conto del mese sbagliato e una è un dito. Apri ognuna, capisci cos'è, la rinomini, la archivi e rispondi per chiedere il mese giusto.
Moltiplica per ogni pratica, ogni settimana. Non è un lavoro difficile. È lento, e sta tra te e ciò che sai fare meglio: consigliare le persone.
Questo è il cuore dell'accoglienza clienti per un mediatore. Se le carte entrano pulite, il resto della pratica scorre meglio.
L'automazione documenti mutuo ti toglie dalla scrivania l'aprire, controllare, rinominare, archiviare e sollecitare. Il consiglio e la decisione restano a te.
A cosa serve una lista per ogni pratica?
Ogni pratica parte da una lista scelta in base al tipo, così al cliente si chiede tutto una volta sola e non in cinque mail separate.
Diciamo che hai una coppia di dipendenti che compra la prima casa e un lavoratore autonomo che surroga il mutuo. Le liste sono diverse. Alla coppia servono le buste paga. All'autonomo le dichiarazioni dei redditi. Scrivi ogni lista una volta e ogni pratica nuova di quel tipo parte da lì.
La richiesta esce come un'unica mail chiara: ecco cosa ci serve, ecco come mandarlo, ecco la data. È l'automazione onboarding clienti nella sua forma più semplice. Nessuno deve ricordarsi cosa chiedere.
Cambiare una lista dopo è facile. Aggiungi una riga e ogni pratica nuova di quel tipo la prende.
Nessuno deve chiedersi se la prima mail era abbastanza chiara. È la stessa mail chiara ogni volta.
Questo si fa su misura. Per ora non gira per nessun cliente. Le liste sono tue: ci dici tu cosa serve a ogni tipo di pratica.
Come si scoprono i documenti mancanti o scaduti?
Ogni documento che arriva viene letto e controllato con la lista. Ciò che manca, non è chiaro o è troppo vecchio viene segnalato, e un sollecito in bozza dice esattamente cosa serve ancora.
È la parte dell'elaborazione intelligente dei documenti che conta di più per un mediatore. Un robot può leggere una pagina e vedere che è un estratto conto, di quale mese e di quale conto. Se è il mese sbagliato, non lo scopri dopo tre settimane.
Pensa a un sollecito che dice «Ci serve ancora l'estratto conto di marzo e una foto più chiara del passaporto» invece di «Mandi il resto dei documenti». Il cliente risponde più in fretta al primo.
Anche i documenti scadono. Una busta paga che andava bene a gennaio può essere troppo vecchia ad aprile. Il robot annota la data di ogni pezzo e tu vedi cosa è diventato vecchio prima della banca.
Ciò che il robot non riesce a leggere con sicurezza arriva a te, non viene tirato a indovinare. Guardi, decidi e vai avanti.
Le tue ore sulla raccolta dei documenti
Inserisci le tue cifre. Il risultato è il tempo che oggi dedichi a chiedere, aprire, controllare, archiviare e sollecitare i documenti dei clienti, secondo il tuo conteggio. Non è una promessa di cosa cambierebbe l'automazione.
Dove finiscono i file?
Ogni pezzo viene archiviato nella cartella della pratica del cliente con un nome chiaro, e una riga del registro delle pratiche annota cos'è e quando è arrivato.
Il registro può stare in un foglio che il tuo team già usa, accanto al sistema che hai per le richieste. Lo apri e vedi ogni pratica, cosa c'è, cosa manca e chi aspetta chi.
Basta cercare nella posta «quell'estratto conto che hanno mandato i Rossi». Basta chiedere a un collega qual è l'ultima versione.
Diciamo che un cliente telefona e chiede: «Avete ricevuto la mia busta paga?». Con il registro rispondi in dieci secondi, perché apri una riga e lo vedi.
Ecco cosa mostra di solito una riga di pratica:
- Il cliente e il tipo di pratica.
- Ogni documento della lista, spuntato o no.
- La data in cui è arrivato ciascuno e la scadenza, se ce l'ha.
- Cosa manca ancora.
- Il prossimo sollecito e quando parte.
Com'è la routine dei solleciti?
I solleciti vengono preparati per te e seguono un ritmo fisso. Li vedi per primo, li leggi e li mandi, oppure lasci che un tipo di sollecito diventi automatico quando ti fidi.
Diciamo che un cliente tace da quattro giorni. Nelle tue bozze c'è già un sollecito gentile con le tre cose che mancano. Lo scorri, premi invia e la pratica va avanti.
Qui entra la nostra regola: ogni passaggio parte con la tua approvazione, poi scegli tu quando diventa automatico. Un sollecito è un buon primo candidato. Un messaggio su un tasso o una decisione, mai.
Piace anche ai clienti. Ricevono un messaggio chiaro su cosa resta, invece di una mail lunga da decifrare.
Tutto ciò che fa il robot finisce in un registro di ogni azione, e un comando lo ferma.
Come si comincia?
Parti dal tipo di pratica più comune. Scrivi la sua lista, fai passare le prossime tre pratiche dal percorso nuovo e guarda quanto tempo torna indietro.
Non serve rifare i tuoi archivi. Le pratiche aperte restano come sono. Quelle nuove usano la lista e il registro.
Non aspettare un'impostazione perfetta. Anche solo la lista fa risparmiare un sacco di mail.
Un buon primo mese: un tipo di pratica, una lista, un registro. Aggiungi altri tipi quando il primo è routine.
I nostri dipendenti AI si noleggiano a mese e lavorano con la tua posta, le tue cartelle e i tuoi fogli. I file dei clienti restano nei tuoi account. Se smetti, il flusso si ferma e ogni documento resta dove è stato archiviato.
Usa il calcolatore qui sotto per vedere quante ore ti porta oggi la raccolta.
Domande
Cosa può fare l'AI per un mediatore creditizio?
Chiede i documenti, controlla ciò che arriva con la lista della pratica, segnala ciò che manca o è scaduto e archivia ogni pezzo.
Dà consulenza sui mutui?
No. Il consiglio, la scelta del prodotto e ogni decisione restano a te.
Sa leggere scansioni e foto?
Sì, legge il testo nell'immagine. Se non è sicuro di cos'è una pagina, la passa a te.
Funziona oggi?
La raccolta dei documenti per i mediatori si fa su misura. I pezzi che la reggono, come leggere e archiviare documenti, girano già oggi in altri flussi.
Dove stanno i documenti dei clienti?
Nelle tue cartelle, sotto la pratica di ogni cliente. Se smetti, restano esattamente dove sono.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Raccontaci quante pratiche nuove prendi ogni mese e quante ore il tuo team passa a rincorrere documenti. Scrivi a [email protected] e ti diremo con franchezza cosa fa al caso tuo.
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