IA para distribuidores mayoristas: pedidos, precios y proveedores

Dónde pierden tiempo los distribuidores

Los distribuidores pierden la mayor parte de su tiempo de oficina en los mismos pocos trabajos, repetidos muchas veces al mes: buscar precios, redactar pedidos, registrar facturas de proveedores y preparar facturas de venta.

Una empresa de distribución compra a proveedores y vende a clientes, normalmente con un margen que depende de acertar con el precio en cada línea. Las decisiones de compra y venta son donde está el oficio. El trabajo que las rodea es teclear: copiar la descripción de un producto de una factura antigua, buscar lo que se pagó la última vez, volver a teclear una factura de proveedor en el sistema de contabilidad, adjuntar el PDF, archivarlo, preparar la factura de venta correspondiente.

Cada tarea es pequeña. Juntas llenan días enteros. Y como la misma información se teclea varias veces y en varios sitios, se cuelan errores: un precio antiguo en un presupuesto, una factura registrada dos veces, una factura sin la mención fiscal correcta.

La IA para distribuidores es útil justo aquí. No para decidir qué comprar ni cuánto cobrar, sino para preparar el papeleo a partir de datos que la empresa ya tiene, de modo que una persona revise y firme en lugar de teclear. La tabla muestra los trabajos principales y la situación de cada uno en nuestra propia oferta.

Conviene decir algo con claridad desde el principio: nada de esto cambia su forma de comerciar. Sus proveedores, sus clientes, sus condiciones y sus márgenes siguen igual. Lo que aporta la IA para distribuidores es que los documentos de cada operación se preparan a partir de datos que usted ya tiene, los revisa una persona y se archivan donde cualquiera pueda encontrarlos después.

Historial de precios y presupuestos

Un historial de precios es un registro de cada línea de producto que ha comprado y vendido, con su precio unitario, y es la base para presupuestar más rápido.

La mayoría de los distribuidores ya tiene esta información. Está en las facturas de venta y de proveedores de años anteriores, repartida entre montones de PDF. Lo que les falta es un único sitio donde consultarla. Cuando un cliente pide precio, alguien busca en correos antiguos la última factura a ese cliente, luego la última factura del proveedor, y después calcula el margen.

Nuestro robot de historial de precios, funcionando hoy, reconstruye ese registro a partir de facturas pasadas y lo mantiene al día automáticamente a medida que llegan documentos nuevos. Cada línea recoge el producto, la fecha, la otra parte, la cantidad y el precio unitario. Sirve para presupuestar a partir del último precio: lo que usted pagó, lo que cobró y cuándo.

La automatización de presupuestos se apoya en ese registro. Se prepara un presupuesto en borrador a partir del cliente, el producto y el último precio, con las líneas ya rellenadas y listo para ajustar. La redacción del presupuesto en sí se ofrece y se construye a medida; el historial de precios que hay detrás funciona hoy. En cualquier caso, la decisión sobre el precio sigue en manos de una persona.

Órdenes de compra

La automatización de órdenes de compra convierte una fila de una hoja de cálculo en una orden de compra terminada, archivada y lista para enviar, tras dos confirmaciones de una persona.

Hacer pedidos a mano significa abrir una plantilla, teclear el proveedor, los productos, las cantidades, los precios y las condiciones de entrega, guardarla en PDF, archivarla y redactar el correo que la acompaña. Para un distribuidor que hace muchos pedidos al mes, son horas de tecleo cuidadoso en las que un solo dígito equivocado cuesta dinero.

Nuestro robot de órdenes de compra está funcionando hoy. El recorrido es corto y la persona mantiene el control en los dos extremos.

Un registro de precios también detecta problemas que a mano se escapan con facilidad. Un precio de proveedor que ha subido desde el último pedido, un cliente al que se sigue facturando una tarifa pactada hace tiempo, el mismo producto descrito de tres maneras distintas en tres facturas: todo eso sale a la luz cuando cada línea está en un único registro y no repartida entre PDF dispersos. El registro lo muestra; una persona decide qué hacer en cada caso.

1. Una persona rellena una fila en la hoja de pedidos: proveedor, productos, cantidades, precios, condiciones.
2. La persona marca la fila como confirmada y la confirma una segunda vez para liberarla.
3. El robot genera el PDF de la orden de compra a partir de la fila.
4. Archiva el PDF en la carpeta correcta.
5. Prepara un correo en borrador al proveedor con el PDF adjunto, y un mensaje en la aplicación del cliente.
6. Una persona lee el borrador y pulsa enviar, con el PDF ya adjunto.

Facturas de proveedores

Las facturas de proveedores se registran en borrador con el PDF adjunto y se archivan bajo el proveedor, y todo lo dudoso pasa a una persona.

Un distribuidor con muchos proveedores recibe facturas de todas las formas: PDF limpios de los proveedores habituales, escaneos de albaranes en papel, notas de crédito mezcladas con facturas, alguna factura reenviada desde el buzón de un compañero. Registrarlas es la tarea clásica de la administración de proveedores.

Nuestro robot de facturas de proveedores, funcionando hoy, revisa el buzón y una carpeta de entrega, reconoce facturas y notas de crédito de proveedores y crea la factura de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto. Archiva el PDF bajo el proveedor y envía una notificación por factura. Los proveedores habituales se leen por plantilla, los escaneos por reconocimiento de texto y el resto con ayuda de un modelo de IA.

Dos reglas lo hacen seguro. Lo que no puede registrar con exactitud, como un reembolso o una factura de un proveedor desconocido, pasa a una persona en lugar de adivinarse. Y un proveedor nuevo solo se crea después de que el responsable lo apruebe. El pago queda fuera de su trabajo.

Facturas de venta

Las facturas de venta se preparan a partir de una hoja que recuerda a sus clientes y productos, con la mención fiscal aplicada al crearlas y un correo en borrador junto a cada una.

En la distribución, los errores de facturación suelen ser pequeños y repetidos: la dirección equivocada de un cliente, un número fiscal que falta, una mención que no corresponde al tipo de venta. Cada uno puede suponer una factura rectificada o una pregunta del contable más adelante.

Nuestro robot de facturación está funcionando hoy. Una persona marca una fila como lista en la hoja; el robot la comprueba, genera el PDF, lo archiva en la carpeta del cliente, crea una factura en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto y prepara un correo en borrador. La mención fiscal sigue las reglas que su contable ha dado para cada tipo de venta. Una persona revisa y envía.

Lo que no hace está igual de claro:

• No fija precios ni decide descuentos.
• No envía facturas ni reclama cobros por su cuenta.
• No decide el tratamiento fiscal de una venta; aplica las reglas que fijó su contable, y lo que queda fuera de ellas pasa a una persona.
• No contabiliza facturas como definitivas; esperan en borrador hasta que se aprueban.

Por dónde empezar

Empiece por el trabajo que su equipo repite más a menudo y puede comprobar con más facilidad, normalmente las facturas de proveedores o las órdenes de compra, y mídalo con su propia cuenta.

El orden importa porque los trabajos se alimentan entre sí. Las facturas de proveedores y las de venta dan sus datos al historial de precios; el historial de precios hace que los presupuestos y las órdenes de compra se comprueben más rápido. La IA para distribuidores funciona mejor cuando se añade de trabajo en trabajo, cada uno funcionando sin problemas antes de poner en marcha el siguiente, y cada uno listo para detenerse con una sola orden si algo no cuadra.

La IA para distribuidores mayoristas no necesita un sistema de contabilidad nuevo ni un buzón nuevo. Los nuestros funcionan en nuestros servidores sobre sus propias cuentas, hoy con buzones de Google Workspace, Google Drive, Hojas de cálculo de Google y Xero. Se alquilan por meses, con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto, y todo lo que producen se queda en sus propios sistemas.

Use la calculadora de esta página para contar sus propias horas mensuales en pedidos, órdenes de compra y facturas de proveedores. Solo usa sus cifras y no promete nada sobre lo que cambiaría. Si un trabajo destaca claramente sobre los demás, ahí es donde conviene empezar.

Después, ponga el trabajo por escrito: dónde llega, los pasos, las excepciones y quién firma. Un historial de precios suele ser el mejor segundo trabajo, porque una vez que existe, tanto los presupuestos como los pedidos se comprueban más rápido.

Hay cosas que quedan fuera del alcance, sea cual sea el trabajo. La IA para distribuidores, tal como la construimos, no negocia con proveedores, no promete fechas de entrega a clientes y no mueve dinero. Eso sigue en manos de las personas que conocen el negocio.

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