AI per distributori all'ingrosso: ordini, prezzi e fornitori

Dove i distributori perdono tempo

I distributori perdono gran parte del tempo d'ufficio negli stessi pochi lavori ripetuti molte volte al mese: cercare prezzi, scrivere ordini, registrare fatture passive e preparare fatture di vendita.

Un'azienda di distribuzione compra dai fornitori e vende ai clienti, di solito con un margine che dipende dall'azzeccare il prezzo su ogni riga. Le decisioni di vendita e di acquisto sono il mestiere. Il lavoro intorno è battitura: copiare la descrizione di un prodotto da una vecchia fattura, cercare quanto si è pagato l'ultima volta, ricopiare una fattura del fornitore nel sistema contabile, allegare il PDF, archiviarlo, preparare la fattura di vendita corrispondente.

Ogni compito è piccolo. Messi insieme riempiono giornate. E siccome le stesse informazioni vengono ricopiate più volte, in più posti, gli errori si infilano: un prezzo vecchio in un preventivo, una fattura registrata due volte, una fattura senza la dicitura fiscale giusta.

L'AI per distributori serve proprio qui. Non per decidere cosa comprare o quanto far pagare, ma per preparare i documenti partendo da dati che l'azienda ha già, così una persona controlla e firma invece di ricopiare. La tabella mostra i lavori principali e lo stato di ciascuno nella nostra offerta.

Una cosa va detta chiaramente fin dall'inizio: niente di tutto questo cambia il modo in cui commerci. I tuoi fornitori, i tuoi clienti, le tue condizioni e i tuoi margini restano quelli che sono. Il senso dell'AI per distributori è che i documenti attorno a ogni operazione vengano preparati da dati che hai già, controllati da una persona e archiviati dove chiunque possa ritrovarli.

Storico prezzi e preventivi

Uno storico prezzi è un registro di ogni riga di prodotto che hai comprato e venduto, con il prezzo unitario, ed è la base per fare preventivi più in fretta.

La maggior parte dei distributori ha già queste informazioni. Stanno nelle fatture di vendita e nelle fatture dei fornitori passate, sparse in anni di PDF. Quello che manca è un unico posto dove cercarle. Quando un cliente chiede un prezzo, qualcuno cerca nelle vecchie email l'ultima fattura a quel cliente, poi l'ultima fattura del fornitore, poi calcola il margine.

Il nostro robot dello storico prezzi, attivo oggi, ricostruisce quel registro dalle fatture passate e lo tiene aggiornato in automatico man mano che arrivano nuovi documenti. Ogni riga riporta il prodotto, la data, il cliente o il fornitore, la quantità e il prezzo unitario. Serve a fare preventivi partendo dall'ultimo prezzo: quanto hai pagato, quanto hai fatto pagare, e quando.

L'automazione dei preventivi si appoggia al registro. Un preventivo in bozza viene preparato dal cliente, dal prodotto e dall'ultimo prezzo, perché una persona lo controlli, lo corregga e lo invii. La preparazione del preventivo è offerta e costruita su misura; lo storico prezzi che ci sta dietro è attivo oggi. In ogni caso, la decisione sul prezzo resta a una persona.

Ordini di acquisto

L'automazione degli ordini di acquisto trasforma una riga di un foglio in un ordine finito, archiviato e pronto da inviare, dopo due conferme di una persona.

Ordinare a mano vuol dire aprire un modello, scrivere fornitore, prodotti, quantità, prezzi e condizioni di consegna, salvarlo in PDF, archiviarlo e scrivere l'email di accompagnamento. Per un distributore che fa molti ordini al mese sono ore di battitura attenta, in cui una cifra sbagliata costa soldi.

Il nostro robot per gli ordini di acquisto è attivo oggi. Il percorso è breve e la persona resta al comando a entrambe le estremità.

Un registro dei prezzi fa emergere anche problemi che a mano sfuggono facilmente. Un prezzo del fornitore salito dall'ultimo ordine, un cliente ancora fatturato a una tariffa concordata tanto tempo fa, lo stesso prodotto descritto in tre modi diversi su tre fatture: tutto questo salta all'occhio quando ogni riga sta in un unico registro invece che in PDF sparsi. Il registro lo mostra; una persona decide cosa fare in ciascun caso.

1. Una persona compila una riga nel foglio degli ordini: fornitore, prodotti, quantità, prezzi, condizioni.
2. La persona segna la riga come confermata, e conferma una seconda volta per sbloccarla.
3. Il robot genera il PDF dell'ordine di acquisto dalla riga.
4. Archivia il PDF nella cartella giusta.
5. Prepara un'email in bozza al fornitore con il PDF allegato, e un messaggio nell'app del cliente.
6. Una persona legge la bozza e preme invio. Il robot non la invia mai.

Fatture dei fornitori

Le fatture dei fornitori vengono registrate in bozza con il PDF allegato e archiviate sotto il fornitore, e tutto ciò che non è chiaro passa a una persona.

Un distributore con molti fornitori riceve fatture in ogni forma: PDF ordinati dai fornitori abituali, scansioni di documenti cartacei consegnati con la merce, note di credito mescolate alle fatture, qualche fattura inoltrata dalla casella di un collega. Registrarle è il classico lavoro sulle fatture dei fornitori.

Il nostro robot per le fatture passive, attivo oggi, legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito dei fornitori e crea la fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato. Archivia il PDF sotto il fornitore e manda una notifica per ogni fattura. I fornitori abituali vengono letti con un modello, le scansioni con il riconoscimento del testo e il resto con l'aiuto di un modello AI.

Due regole lo rendono sicuro. Tutto ciò che non può registrare con esattezza, come un rimborso o una fattura di un fornitore sconosciuto, passa a una persona invece di essere indovinato. E un nuovo fornitore viene creato solo dopo l'approvazione del titolare. Ogni fattura arriva registrata nello stesso modo, ogni volta.

Fatture di vendita

Le fatture di vendita vengono preparate da un foglio che ricorda clienti e prodotti, con la dicitura fiscale applicata alla creazione e un'email in bozza accanto a ciascuna.

Nella distribuzione gli errori di fatturazione tendono a essere piccoli e ripetuti: l'indirizzo del cliente sbagliato, una partita IVA mancante, una dicitura che non corrisponde al tipo di vendita. Ognuno può voler dire una fattura da riemettere o una domanda del commercialista più avanti.

Il nostro robot per la fatturazione è attivo oggi. Una persona segna una riga come pronta nel foglio; il robot la controlla, genera il PDF, lo archivia nella cartella del cliente, crea una fattura in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e prepara un'email in bozza. La dicitura fiscale segue le regole che il tuo commercialista ha indicato per ogni tipo di vendita. Una persona controlla e invia.

Ciò che non fa è altrettanto chiaro:

• Non fissa i prezzi e non decide gli sconti.
• Fatture e solleciti restano pronti in bozza.
• Non decide il trattamento fiscale di una vendita; applica le regole fissate dal tuo commercialista, e tutto ciò che ne resta fuori passa a una persona.
• Non registra le fatture in via definitiva; restano in bozza in attesa di approvazione.

Da dove cominciare

Comincia dal lavoro che il tuo team ripete più spesso e controlla più facilmente, di solito le fatture dei fornitori o gli ordini di acquisto, e misuralo con il tuo conteggio.

L'ordine conta perché i lavori si alimentano a vicenda. Fatture dei fornitori e fatture di vendita danno i dati allo storico prezzi; lo storico prezzi rende più rapido controllare preventivi e ordini di acquisto. L'AI per distributori funziona meglio se si aggiunge un lavoro alla volta, ognuno ben rodato prima di accendere il successivo, e ognuno fermabile con un solo comando se qualcosa non sembra giusto.

L'AI per distributori all'ingrosso non richiede un nuovo sistema contabile né una nuova casella di posta. I nostri girano sui nostri server collegati ai tuoi account, oggi con caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Si noleggiano ogni mese, un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo, e tutto ciò che producono resta nei tuoi sistemi.

Usa il calcolatore in questa pagina per contare le tue ore mensili su ordini, ordini di acquisto e fatture dei fornitori. Usa solo i tuoi numeri e non promette nulla su cosa cambierebbe. Se un lavoro pesa chiaramente più degli altri, è da lì che si comincia.

Poi metti il lavoro per iscritto: dove arriva, i passaggi, le eccezioni e chi firma. Lo storico prezzi è spesso il secondo lavoro migliore, perché una volta che esiste, preventivi e ordini diventano entrambi più rapidi da controllare.

Alcune cose restano fuori, qualunque sia il lavoro. L'AI per distributori, come la costruiamo noi, non tratta con i fornitori, non promette date di consegna ai clienti e non muove denaro. Queste cose restano a chi conosce il mestiere.

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