IA para gestorías: más clientes sin teclear más

Adónde se va la semana de una gestoría

Casi toda la semana de una gestoría se va en pasar información de los documentos a los libros, que es justo la parte que la IA para gestorías está hecha para preparar.

Fíjese en una semana normal de un despacho pequeño. Las facturas de proveedores llegan por correo, por portales de clientes y como fotos. Los tickets llegan en tandas a final de mes, unos legibles y otros no. Cada documento se abre, se lee, se teclea en el sistema de contabilidad del cliente que corresponde, se codifica, se adjunta y se archiva. Después vienen los huecos: una factura que nunca llegó, un ticket sin fecha, un cliente que olvidó enviar el extracto bancario.

El trabajo cualificado, como las decisiones de codificación, las conciliaciones, las consultas de los clientes y las conversaciones sobre lo que significan las cifras, se encaja en el tiempo que sobra. Por eso la pregunta que se hacen muchos profesionales no es si la IA contable puede sustituirlos, sino si puede quitarles el tecleo para dedicar más tiempo al trabajo que solo ellos pueden hacer.

Está también el calendario. El cierre de mes, el de trimestre y el de año llegan para todos los clientes a la vez, y el tecleo llega con ellos. Un despacho que va al día en una semana tranquila puede quedarse atrás en una semana cargada, simplemente porque hay que registrar los mismos documentos antes de que pueda empezar la revisión de verdad.

Quitar el tecleo deja espacio. Que ese espacio se dedique a más clientes, a un mejor servicio para los actuales o a acabar antes por la tarde es decisión de cada gestoría. Nadie puede prometer una cifra, y nosotros no lo hacemos.

Entrada de facturas y tickets

Las facturas de proveedores y los tickets pueden leerse en cuanto llegan y convertirse en asientos en borrador en el sistema de contabilidad del cliente, con el PDF o la imagen adjuntos.

Nuestro robot de facturas de proveedores funciona hoy. Lee el buzón y una carpeta de entrega, reconoce facturas y notas de crédito de proveedores, crea la factura de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto y archiva el PDF bajo el proveedor. Lo que no puede registrar con exactitud, como un abono o un proveedor desconocido, pasa a una persona en lugar de adivinarse. Un proveedor nuevo solo se crea después de una aprobación. En una gestoría, cada cliente tiene su propia configuración sobre su propio buzón, su carpeta y su sistema de contabilidad.

Los tickets de gastos funcionan con el mismo motor: fotos y PDF leídos y convertidos en gastos en borrador con la imagen adjunta, ordenados por persona y por mes. Ese servicio se ofrece y se construye a medida.

Lo que hace que la IA para gestorías sea práctica y no arriesgada es la fase de borrador. El robot nunca contabiliza un asiento definitivo. Prepara lo que habría tecleado un auxiliar, con el documento al lado, y lo deja para que el profesional lo revise. Cuando la misma corrección se repite, como un proveedor cuyo combustible va a otra cuenta, se convierte en una regla por escrito, y el siguiente borrador ya la aplica.

El camino que sigue un documento:

1. El proveedor del cliente envía una factura por correo, o el cliente deja un escaneo o una foto en su carpeta.
2. El robot la reconoce como factura, nota de crédito o ticket, y lee el proveedor, la fecha, el número, las líneas y los totales.
3. Los formatos que ya conoce se leen por plantilla, los escaneos con reconocimiento de texto y el resto con ayuda de un modelo.
4. Si todo está claro, crea un asiento en borrador en el sistema de contabilidad de ese cliente con el documento adjunto.
5. Si algo no está claro, pasa a la lista de excepciones del profesional con una breve nota.
6. El profesional revisa los borradores y los aprueba; cada paso queda escrito en el registro de acciones.

Archivo por cliente y por mes

Cada documento puede archivarse automáticamente en la carpeta del cliente que corresponde, por mes y por proveedor, para que el archivo esté completo sin que nadie arrastre ficheros.

Nuestro robot de archivo de facturas funciona hoy: las facturas que llegan a los buzones de la empresa se archivan por mes en la carpeta de contabilidad. En una gestoría, la misma regla se aplica por cliente, y es una de las ventajas más discretas de la IA para gestorías: el archivo se mantiene ordenado solo. Cuando un cliente o un inspector pide un documento, está donde las reglas dicen que debe estar, y el asiento en borrador enlaza con él.

Una estructura de carpetas limpia para cada cliente suele ser así:

• Una carpeta por cliente, que no contiene nada más.
• Dentro, una carpeta por mes, con el mismo nombre para todos los clientes.
• Las facturas de proveedores, archivadas con el nombre del proveedor dentro del mes.
• Los tickets, archivados con el nombre de la persona que hizo el gasto.
• Las notas de crédito, junto a la factura a la que corresponden.
• Una hoja de registro con cada documento, su asiento en borrador y su estado.

Excepciones y aprobaciones

El tiempo del profesional pasa de teclear cada documento a revisar borradores y decidir las excepciones.

Aquí es donde más se diferencian los servicios contables con IA. Algunos contabilizan los asientos directamente y dejan al profesional que encuentre los errores después. Los nuestros empiezan cada paso con su aprobación: cada asiento llega con el documento al lado y la cuenta propuesta. Un borrador equivocado cuesta un minuto corregirlo; un asiento mal contabilizado puede costar una tarde rastrearlo.

La aprobación en sí puede ser rápida cuando los borradores están ordenados. Muchos profesionales repasan los borradores de un cliente de una sentada: abren el borrador, echan un vistazo al documento adjunto, confirman la codificación y aprueban. Los que necesitan pensarse ya están separados en la lista de excepciones, con una nota de por qué se detuvo el robot.

La tabla muestra cómo se reparte el trabajo.

Reclamar documentos a los clientes

Los documentos que faltan pueden detectarse y la petición puede prepararse en borrador, así que reclamarlos a los clientes lleva una revisión y no una mañana.

Cualquier gestoría conoce la distancia entre lo que un cliente debería enviar y lo que llega. Un registro construido a partir de los documentos ya recibidos muestra lo que falta: el proveedor habitual sin factura este mes, el extracto bancario todavía sin subir, el ticket sin fecha. Nuestro servicio de alta de clientes y petición de documentos, que prepara las peticiones en borrador, recoge lo que llega y comprueba si falta algo o ha caducado, se ofrece y se construye a medida.

La petición es un borrador en el buzón del profesional. El profesional decide si la envía, cuándo y cómo redactarla para ese cliente en concreto. Lo que falta queda anotado hasta que llega.

Los clientes también notan la diferencia. Una petición breve y concreta que enumera exactamente lo que falta es más fácil de atender que un recordatorio general para que lo envíen todo, y les llega cuando el mes todavía está reciente.

Una prueba con un solo cliente

Empiece con un cliente cuyos documentos llegan con regularidad y cuyos libros conoce bien, y amplíe a otros solo cuando los borradores salgan limpios.

Elija un cliente con un flujo constante de facturas de proveedores conocidos. Ponga por escrito las reglas de codificación que ya aplica, las excepciones habituales y dónde llegan los documentos. Use la calculadora de esta página para ver las horas que su despacho dedica hoy a registrar documentos, según su propia cuenta.

Haga la prueba durante un mes completo antes de juzgarla. Las primeras semanas muestran las excepciones; al final del mes sabrá qué proveedores se leen sin problemas, cuáles necesitan una regla y cuánto tarda de verdad su revisión de los borradores. Esa es la prueba honesta de la IA para gestorías en su propio despacho, medida con su propia cuenta y no con la promesa de nadie.

Nuestros empleados de IA se alquilan por meses, funcionan en nuestros servidores y trabajan dentro del propio buzón, las carpetas y el sistema de contabilidad de cada cliente; los registros siguen siendo del cliente. El precio es una cifra mensual por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. Las cuestiones fiscales y las normas profesionales siguen siendo cosa suya y de su asesor. La IA contable, usada así, deja el criterio exactamente donde estaba.

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