El procesamiento inteligente de documentos usa OCR e IA para leer documentos como facturas, albaranes y formularios, extraer los datos que importan y pasarlos a sus sistemas. Funciona mejor cuando los resultados se contrastan con lo que usted ya sabe y una persona revisa todo lo dudoso.
Qué es el procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento inteligente de documentos es un software que lee los documentos de la empresa como lo haría un administrativo, extrae los datos que importan y los pasa al siguiente paso.
Toda empresa recibe papeles que alguien tiene que leer: facturas de proveedores, notas de crédito, albaranes, confirmaciones de pedido, tickets, formularios de clientes nuevos. La información está ahí, pero en una forma que un ordenador no puede usar hasta que alguien la teclea. El procesamiento inteligente de documentos se encarga de leer. A menudo se abrevia como IDP, por sus siglas en inglés, y también verá procesamiento de documentos con IA, automatización del procesamiento de documentos o automatización de documentos con IA para referirse a casi lo mismo.
Se llame como se llame, el trabajo se divide siempre en las mismas partes: recoger el documento, averiguar qué es, leer los datos, comprobarlos y enviar el resultado a algún sitio útil. Lo difícil rara vez es leer. Lo difícil es saber cuándo no hay que fiarse de una lectura.
Lo que lo hace inteligente, y no un simple escaneo, es que entiende qué número es el total, qué fecha es la de la factura y qué nombre es el del proveedor, incluso cuando el formato es nuevo. Lo que lo hace útil es lo que pasa después: los datos se contrastan con lo que usted ya sabe antes de registrar nada. La tabla muestra documentos habituales, los datos que suelen extraerse de ellos y con qué se comprueban.
| Documento | Datos que suelen extraerse | Se comprueban con |
|---|---|---|
| Factura de proveedor | Proveedor, fecha, número, líneas, impuesto, total | La lista de proveedores, la suma de las líneas y las facturas ya registradas |
| Nota de crédito | Proveedor, número, la factura a la que se refiere, importe | La factura original y su saldo pendiente |
| Albarán | Remitente, fecha, artículos, cantidades, referencia del pedido | La orden de compra |
| Confirmación de pedido | Artículos, precios, fecha de entrega | Su orden de compra y el último precio pagado |
| Ticket de gasto | Comercio, fecha, importe, impuesto | La persona y el periodo de gastos |
| Formulario de cliente o proveedor | Nombres, números, direcciones, fechas de caducidad | La lista de documentos exigidos |
OCR, plantillas e IA: tres formas de leer
Los documentos se leen de tres formas: plantillas para los formatos que nunca cambian, OCR para las imágenes y un modelo de IA para todo lo demás.
Cada método tiene su sitio, y un buen procesamiento inteligente de documentos usa los tres en lugar de uno solo. Nuestro robot de facturas de proveedores, que funciona hoy para un cliente, trabaja exactamente así: los proveedores conocidos por plantilla, los escaneos por OCR y el resto con ayuda de un modelo.
- Plantillas: para un remitente cuyo formato nunca cambia, el sistema sabe dónde está cada dato. Rápidas y muy fiables, pero dejan de funcionar cuando el remitente cambia el formato.
- OCR, reconocimiento óptico de caracteres: convierte un escaneo o una foto en texto. Es el primer paso con cualquier imagen, no todo el trabajo, porque el texto por sí solo no dice qué número es el total.
- Modelo de IA: lee el documento como lo haría una persona y etiqueta los datos, incluso en un formato que nunca ha visto. Es flexible, pero puede equivocarse con total seguridad, y por eso importan las comprobaciones posteriores.
- Reglas después de leer: sea cual sea el método de lectura, unas reglas fijas deciden qué hacer con el resultado. Esa parte nunca debería dejarse en manos del modelo.
Las comprobaciones que detectan errores
En el procesamiento inteligente de documentos, las comprobaciones posteriores importan más que la propia lectura, porque deciden si un dato se acepta o pasa a una persona.
Ningún método de lectura es perfecto. Una cifra borrosa, un total impreso dos veces, un proveedor que cambió de nombre: cualquiera de ellos puede producir un dato que parece correcto y no lo es. La defensa es comparar cada dato extraído con algo independiente. ¿Las líneas suman el total? ¿El proveedor está en su lista? ¿Ese número de factura ya se ha registrado? ¿La cantidad entregada coincide con la pedida?
Un documento que supera todas las comprobaciones puede prepararse en borrador con confianza. Uno que falla alguna no se adivina: pasa a una persona con el documento adjunto y una nota sencilla de lo que no cuadraba. Esa regla, que todo lo que el sistema no puede tratar con exactitud pasa a una persona, es lo que separa una automatización del procesamiento de documentos en la que se puede confiar de una que hay que vigilar.
¿Está este tipo de documento listo para leerse solo?
Elija un tipo de documento que maneje su empresa, como las facturas de proveedores o los albaranes. Marque cada afirmación que hoy sea cierta.
Adónde van los datos extraídos
Los datos extraídos deben llegar adonde su equipo ya trabaja, normalmente como borrador: una factura de compra en el sistema de contabilidad, una fila en un registro o un PDF archivado.
Una nota sobre el término relacionado automatización de documentos con IA. A veces se usa para la dirección contraria: producir documentos, como facturas, órdenes de compra y contratos, a partir de datos que ya tiene. Las dos cosas van juntas. Una empresa que lee bien el papeleo que le llega suele querer que el papeleo que envía se construya a partir de las mismas listas, y nuestros robots de facturación y de órdenes de compra, ambos funcionando hoy para un cliente, se ocupan de esa parte.
Leer un documento solo sirve si el resultado va a algún sitio. En nuestra forma de trabajar, va a las propias cuentas del cliente: borradores en el sistema de contabilidad, filas en las hojas de cálculo del propio cliente y PDF archivados en sus propias carpetas. Nada se traslada a un sistema aparte que el equipo tenga que aprender. Este es el recorrido de una factura de proveedor desde el buzón hasta el borrador:
- La factura llega al buzón o a una carpeta compartida.
- El sistema decide qué tipo de documento es: factura, nota de crédito, extracto u otra cosa.
- Lee los datos, por plantilla, OCR o modelo, según el documento.
- Contrasta cada dato con lo que ya se sabe.
- Si supera todas las comprobaciones, crea una factura de compra en borrador con el PDF adjunto y archiva el PDF bajo el proveedor.
- Si falla alguna, envía el documento a una persona con una nota de lo que no estaba claro.
- Anota cada acción en el registro de auditoría, y una persona aprueba el borrador.
Escaneos y documentos de mala calidad
Los escaneos deficientes y las fotos del móvil normalmente se pueden leer, pero deben revisarse con más cuidado y devolverse cuando no se pueden leer con claridad.
El papeleo real rara vez está ordenado. Los albaranes se fotografían en el muelle de carga, los tickets llegan arrugados, todavía se envían faxes y algunos archivos contienen varios documentos a la vez. El OCR resuelve buena parte de esto, y un modelo de IA a menudo da sentido a lo que devuelve el OCR. Pero cuanto peor es la calidad, más importan las comprobaciones y más a menudo un documento debería volver a una persona en lugar de prepararse en borrador.
Dos costumbres ayudan. Pida a quienes le envían documentos que manden PDF en lugar de fotos siempre que puedan. Y cuando un documento sea ilegible, haga que el sistema lo diga con claridad en lugar de devolver su mejor suposición. Una devolución limpia le cuesta a una persona un minuto; una cifra errónea registrada sin avisar puede costar mucho más cuando se descubre al cerrar el trimestre.
Empezar con un solo tipo de documento
Empiece el procesamiento inteligente de documentos con el tipo de documento que llega más a menudo y que se puede contrastar con algo que ya tiene.
En la mayoría de las empresas es la factura de proveedor: llega constantemente, los datos son siempre los mismos y siempre hay una lista de proveedores y un total con los que comprobarla. Los albaranes, los tickets y los formularios de clientes siguen el mismo patrón una vez que el primer tipo funciona. La autoevaluación de esta página le ayuda a poner a prueba un tipo de documento antes de empezar.
Conviene tener claro, también, lo que el procesamiento inteligente de documentos no hace. No decide cómo debe tratarse un gasto, no aprueba una factura, no paga a un proveedor ni responde al remitente. Lee, comprueba y prepara borradores. Cada decisión sobre el resultado sigue en manos de una persona, y cada acción queda anotada en un registro de auditoría que muestra qué se leyó y qué se hizo con ello.
En cuanto a lo que funciona hoy: las facturas y notas de crédito de proveedores se leen y se preparan en borrador para un cliente, y las facturas anteriores se leen para formar un historial de precios de cada línea de producto. Los tickets de gastos, los albaranes vinculados a un registro de envíos y la revisión de documentos de clientes o proveedores para detectar lo que falta o ha caducado se ofrecen y se construyen a medida. Todo funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas, en alquiler mensual, por una cifra mensual por flujo de trabajo indicada en el presupuesto. Una persona aprueba cada resultado, y un interruptor de parada detiene cualquier robot con una sola orden.
Preguntas
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Un software que lee documentos de la empresa, como facturas, albaranes y formularios, extrae los datos que importan, los contrasta con lo que usted ya sabe y los pasa a sus sistemas, normalmente como borradores.
¿Qué diferencia hay entre el OCR y el procesamiento inteligente de documentos?
El OCR convierte una imagen en texto. El procesamiento inteligente de documentos va más allá: averigua qué texto corresponde a cada dato, comprueba los datos y envía el resultado al sitio correcto.
¿Qué precisión tiene el procesamiento de documentos con IA?
Depende de los documentos y de las comprobaciones. Los PDF limpios de remitentes conocidos se leen de forma muy fiable; los escaneos deficientes, menos. Las comprobaciones posteriores, y devolver lo que no las supera, son lo que mantiene los errores fuera de su contabilidad.
¿Puede leer letra manuscrita?
A veces, si es clara. Los documentos manuscritos deben tratarse como de baja calidad: se leen cuando es posible, se revisan con cuidado y pasan a una persona cuando no están claros.
¿Adónde van los datos extraídos?
Adonde su equipo ya trabaja. En nuestra forma de trabajar, a su propio sistema de contabilidad como borradores, a sus propias hojas de cálculo como filas y a sus propias carpetas como PDF archivados.
¿Quiere recuperar horas de este trabajo?
Escríbanos a [email protected] con el tipo de documento que más horas le quita a su equipo cada mes, y le diremos con claridad si podemos leerlo y prepararlo en borrador por usted.
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