L'elaborazione intelligente dei documenti usa OCR e AI per leggere documenti come fatture, documenti di trasporto e moduli, estrarre i campi che contano e passarli ai tuoi sistemi. Rende al meglio quando i risultati vengono confrontati con ciò che sai già, e quando una persona controlla tutto ciò che è incerto.
Cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti
L'elaborazione intelligente dei documenti è un software che legge i documenti aziendali come farebbe un impiegato, estrae i campi che contano e li passa al passaggio successivo.
Ogni azienda riceve carte che qualcuno deve leggere: fatture dei fornitori, note di credito, documenti di trasporto, conferme d'ordine, ricevute, moduli dei nuovi clienti. Le informazioni ci sono tutte, ma in una forma che un computer non può usare finché qualcuno non le batte. L'elaborazione intelligente dei documenti fa la lettura. Spesso il nome viene abbreviato in IDP, dall'inglese, e troverai anche elaborazione documenti con AI, automazione documentale o gestione documentale con AI usati più o meno per la stessa cosa.
Qualunque sia l'etichetta, il lavoro si scompone sempre nelle stesse parti: raccogliere il documento, capire cos'è, leggere i campi, controllarli e mandare il risultato dove serve. La parte difficile raramente è la lettura. È sapere quando una lettura non merita fiducia.
Ciò che la rende intelligente, e non una semplice scansione, è che capisce quale numero è il totale, quale data è la data della fattura e quale nome è il fornitore, anche quando il formato è nuovo. Ciò che la rende utile è quello che succede dopo: i campi vengono confrontati con ciò che sai già prima di registrare qualunque cosa. La tabella mostra i documenti più comuni, i campi che di solito se ne estraggono e con cosa vengono confrontati.
| Documento | Campi estratti di solito | Confrontati con |
|---|---|---|
| Fattura del fornitore | Fornitore, data, numero, righe, IVA, totale | Elenco fornitori, somma delle righe, fatture già registrate |
| Nota di credito | Fornitore, numero, fattura a cui si riferisce, importo | La fattura originale e il suo saldo aperto |
| Documento di trasporto | Mittente, data, articoli, quantità, riferimento dell'ordine | L'ordine di acquisto |
| Conferma d'ordine | Articoli, prezzi, data di consegna | Il tuo ordine di acquisto e l'ultimo prezzo pagato |
| Ricevuta di spesa | Esercente, data, importo, IVA | La persona e il periodo della nota spese |
| Modulo di cliente o fornitore | Nomi, numeri, indirizzi, date di scadenza | L'elenco dei documenti richiesti |
OCR, modelli e AI: tre modi di leggere
I documenti si leggono in tre modi: modelli per i formati che non cambiano mai, OCR per le immagini e un modello AI per tutto il resto.
Ogni metodo ha il suo posto, e una buona elaborazione intelligente dei documenti li usa tutti e tre invece di uno solo. Il nostro robot per le fatture dei fornitori, attivo oggi per un cliente, funziona esattamente così: i fornitori noti con un modello, le scansioni con l'OCR, il resto con l'aiuto di un modello AI.
- Modelli: per un mittente il cui formato non cambia mai, il sistema sa dove si trova ogni campo. Veloce e molto affidabile, ma si rompe quando il mittente cambia formato.
- OCR, riconoscimento ottico dei caratteri: trasforma una scansione o una foto in testo. È il primo passo per qualunque immagine, non l'intero lavoro, perché il testo da solo non dice quale numero è il totale.
- Modello AI: legge il documento come farebbe una persona ed etichetta i campi, anche su un formato mai visto. Flessibile, ma può sbagliare con sicurezza, ed è per questo che contano i controlli che seguono.
- Regole dopo la lettura: qualunque metodo abbia letto il documento, sono regole fisse a decidere cosa fare con il risultato. Questa parte non andrebbe mai lasciata al modello.
I controlli che fermano gli errori
Nell'elaborazione intelligente dei documenti, i controlli dopo la lettura contano più della lettura stessa, perché decidono se un campo merita fiducia o va a una persona.
Nessun metodo di lettura è perfetto. Una cifra sbavata, un totale stampato due volte, un fornitore che ha cambiato nome: ognuno può produrre un campo che sembra giusto e non lo è. La difesa è confrontare ogni campo estratto con qualcosa di indipendente. Le righe tornano con il totale? Il fornitore è nel tuo elenco? Questo numero di fattura è già stato registrato? La quantità consegnata corrisponde all'ordine?
Un documento che supera ogni controllo può essere preparato in bozza con fiducia. Uno che non ne supera anche solo uno non viene indovinato; va a una persona con il documento allegato e una nota semplice su cosa non tornava. Questa regola, per cui tutto ciò che il sistema non sa gestire con esattezza va a una persona, è ciò che separa un'automazione documentale su cui contare da un'automazione da sorvegliare.
Questo tipo di documento è pronto per la lettura automatica?
Scegli un tipo di documento che la tua azienda gestisce, come le fatture dei fornitori o i documenti di trasporto. Spunta ogni affermazione che oggi è vera per quel documento.
Dove vanno i dati estratti
I dati estratti dovrebbero arrivare dove il tuo personale lavora già, di solito come bozza: una fattura passiva nel sistema contabile, una riga in un registro o un PDF archiviato.
Una nota sull'espressione automazione documentale con AI. A volte si usa per la direzione opposta: produrre documenti, come fatture, ordini di acquisto e contratti, a partire da dati che hai già. Le due cose vanno insieme. Un'azienda che legge bene le carte in entrata di solito vuole costruire quelle in uscita dagli stessi elenchi, e i nostri robot per la fatturazione e per gli ordini di acquisto, entrambi attivi oggi per un cliente, coprono questo lato.
Leggere un documento serve solo se il risultato va da qualche parte. Nel nostro modo di lavorare va negli account del cliente: bozze nel sistema contabile, righe nei fogli del cliente, PDF archiviati nelle cartelle del cliente. Niente viene spostato in un sistema separato che il personale dovrebbe imparare. Ecco il percorso di una fattura del fornitore dalla casella di posta alla bozza:
- La fattura arriva nella casella di posta o in una cartella condivisa.
- Il sistema decide che tipo di documento è: fattura, nota di credito, estratto conto o altro.
- Legge i campi, con un modello, con l'OCR o con un modello AI, a seconda del documento.
- Confronta ogni campo con ciò che è già noto.
- Se tutti i controlli vanno a buon fine, crea una fattura passiva in bozza con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore.
- Se un controllo non va a buon fine, manda il documento a una persona con una nota su cosa non era chiaro.
- Scrive ogni azione nel registro di controllo, e una persona approva la bozza.
Scansioni e documenti di scarsa qualità
Scansioni scadenti e foto fatte con il telefono di solito si possono leggere, ma vanno controllate con più attenzione e restituite quando non si leggono in modo pulito.
Le carte vere raramente sono in ordine. I documenti di trasporto vengono fotografati sulla banchina di carico, le ricevute sono stropicciate, qualcuno manda ancora fax, e alcuni file contengono più documenti insieme. L'OCR se la cava con buona parte di questo, e un modello AI spesso riesce a dare un senso a ciò che l'OCR restituisce. Ma più bassa è la qualità, più contano i controlli, e più spesso un documento dovrebbe tornare a una persona invece di essere preparato in bozza.
Due abitudini aiutano. Chiedi a chi ti manda documenti di inviare PDF invece di foto, quando può. E quando un documento è illeggibile, fai in modo che il sistema lo dica chiaramente invece di restituire un tentativo. Una restituzione pulita costa a una persona un minuto; una cifra sbagliata registrata in silenzio può costare molto di più quando la si scopre a fine trimestre.
Cominciare da un solo tipo di documento
Comincia l'elaborazione intelligente dei documenti dal tipo di documento che arriva più spesso e che si può confrontare con qualcosa che hai già.
Per la maggior parte delle aziende è la fattura del fornitore: arriva di continuo, i campi sono sempre gli stessi e c'è sempre un elenco fornitori e un totale con cui confrontarla. Documenti di trasporto, ricevute e moduli dei clienti seguono lo stesso schema una volta che il primo tipo funziona. L'autovalutazione di questa pagina ti aiuta a mettere alla prova un tipo di documento prima di partire.
Sii chiaro anche su cosa non fa l'elaborazione intelligente dei documenti. Non decide come va trattato un costo, non approva una fattura, non paga un fornitore e non risponde al mittente. Legge, controlla e prepara bozze. Ogni decisione sul risultato resta a una persona, e ogni azione viene scritta in un registro di controllo che mostra cosa è stato letto e cosa se ne è fatto.
Quanto a ciò che è attivo oggi: fatture e note di credito dei fornitori vengono lette e preparate in bozza per un cliente, e le fatture passate vengono lette e trasformate in uno storico prezzi di ogni prodotto. Ricevute di spesa, documenti di trasporto collegati a un registro delle spedizioni e il controllo dei documenti di clienti o fornitori per individuare ciò che manca o è scaduto sono offerti e costruiti su misura. Tutto gira sui nostri server collegato ai tuoi account, a noleggio mensile, con un unico canone mensile per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Una persona approva ogni risultato, e un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando.
Domande
Cos'è l'elaborazione intelligente dei documenti?
Un software che legge documenti aziendali come fatture, documenti di trasporto e moduli, estrae i campi che contano, li confronta con ciò che sai già e li passa ai tuoi sistemi, di solito come bozze.
Che differenza c'è tra OCR ed elaborazione intelligente dei documenti?
L'OCR trasforma un'immagine in testo. L'elaborazione intelligente dei documenti va oltre: capisce quale testo corrisponde a quale campo, controlla i campi e manda il risultato nel posto giusto.
Quanto è precisa l'elaborazione dei documenti con l'AI?
Dipende dai documenti e dai controlli. I PDF puliti di mittenti noti si leggono in modo molto affidabile; le scansioni scadenti meno. Sono i controlli dopo la lettura, e la restituzione di ciò che non li supera, a tenere gli errori fuori dalla tua contabilità.
Riesce a leggere la scrittura a mano?
A volte, se è chiara. I documenti scritti a mano vanno trattati come documenti di scarsa qualità: letti quando possibile, controllati con attenzione e passati a una persona quando non sono chiari.
Dove vanno i dati estratti?
Dove il tuo personale lavora già. Nel nostro modo di lavorare, nel tuo sistema contabile come bozze, nei tuoi fogli come righe e nelle tue cartelle come PDF archiviati.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando il tipo di documento che costa più ore al tuo personale ogni mese: ti diremo con chiarezza se possiamo leggerlo e prepararlo in bozza per te.
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