El seguimiento de precios no tiene por qué consistir en vigilar a la competencia. Un registro de cada línea de producto que ha comprado y vendido, con su precio por unidad, reconstruido a partir de facturas pasadas, muestra cómo se mueven sus propios costes y precios y le permite presupuestar a partir del último precio.
Dos tipos de seguimiento de precios
El seguimiento de precios tiene dos variantes: vigilar lo que cobran otras empresas y llevar la cuenta de lo que usted mismo ha pagado y cobrado a lo largo del tiempo.
El seguimiento de precios de la competencia consiste en recoger los precios que publican otros vendedores, normalmente en sus webs, y compararlos con los suyos. Es habitual en el comercio en línea, donde los precios son públicos y cambian a menudo. El análisis de precios de mercado es la versión amplia: ver hacia dónde van los precios de un producto o de un material en todo un mercado.
La segunda variante recibe mucha menos atención, pero para la mayoría de las empresas que compran y venden a otras empresas es más útil. Sus propias facturas ya contienen cada precio que ha pagado a cada proveedor y cada precio que ha cobrado a cada cliente. Puesto en orden, eso es un histórico de precios construido con hechos y no con la web de otro.
Conviene decir con claridad qué hacemos y qué no. No extraemos precios de la competencia ni vigilamos las webs de otras empresas. Lo que funciona hoy es la segunda variante: un registro de cada línea de producto comprada y vendida, con su precio por unidad, reconstruido a partir de facturas pasadas y actualizado de forma automática.
| Seguimiento de precios de la competencia | Histórico de precios con sus propias facturas | |
|---|---|---|
| Fuente | Los precios que publican otros vendedores | Sus propias facturas de compra y de venta |
| Qué responde | ¿Cuánto cobran hoy los demás? | ¿Cuánto pagamos y cobramos, y cómo ha cambiado? |
| Funciona mejor con | Precios públicos que cambian a menudo | Precios negociados, clientes profesionales, productos que se repiten |
| Precisión | Depende de lo que se publique y de cuándo | Exactamente lo que se facturó |
| Sirve para | Posicionar sus precios públicos | Presupuestar, detectar subidas de proveedores, proteger el margen |
Cómo se construye un histórico a partir de facturas
Un histórico de precios se construye leyendo cada factura pasada, línea a línea, en un único registro con la fecha, la otra parte, el producto, la cantidad, la unidad y el precio.
La mayoría de las empresas ya tienen la materia prima: las facturas de venta en el sistema de contabilidad y las de proveedores como PDF en un buzón o una carpeta. El trabajo está en leerlas de forma coherente. Los nombres de los productos cambian con los años, el mismo artículo aparece descrito de tres maneras distintas y las unidades cambian de un proveedor a otro.
El recorrido que seguimos es este.
- Reunir las facturas: las de venta desde el sistema de contabilidad y las de proveedores desde el buzón y las carpetas de archivo.
- Leer cada línea de factura: fecha, cliente o proveedor, descripción del producto, cantidad, unidad y precio.
- Asociar cada línea a un producto de una lista de productos, para que las distintas descripciones de un mismo artículo acaben en el mismo sitio.
- Convertir cada precio en un precio por unidad sobre una unidad de medida común.
- Anotar cada línea en el registro, marcada como compra o venta, con un enlace a la factura de la que procede.
- Señalar las líneas que no se pueden leer o asociar con exactitud para que las revise una persona, en lugar de adivinar.
Precio por unidad y unidades de medida
Los precios solo se pueden comparar cuando se expresan sobre la misma unidad, así que cada línea del registro se convierte a un único precio por unidad.
Aquí es donde fallan muchas listas de precios caseras. Un proveedor factura por caja de doce y otro por unidad; uno por kilo y otro por tonelada; uno da un precio con entrega incluida y otro cobra el transporte en una línea aparte. Comparadas tal cual, las cifras no significan nada.
Un buen registro guarda las dos cosas: la línea original tal como se facturó y, al lado, el precio por unidad convertido. Así cualquiera puede comprobar la conversión con la factura.
- Elija una unidad base por producto, como por artículo, por kilo o por metro, y manténgala.
- Anote la conversión utilizada para cada formato de envase o unidad alternativa.
- Deje el transporte, los recargos y los descuentos en líneas propias para que no distorsionen el precio por unidad.
- Anote la moneda de cada línea y no mezcle monedas en una misma comparación.
- Conserve la descripción original tal como se facturó, junto al nombre del producto asociado.
Cómo usarlo para presupuestar
El uso más práctico de un histórico de precios es presupuestar a partir del último precio: cuando un cliente vuelve a preguntar, ve al instante lo que le cobró la última vez y lo que le costó a usted el artículo.
Sin histórico, repetir un presupuesto suele significar buscar en correos antiguos o preguntar a quien llevó el último pedido. Con él, la respuesta es una sola vista filtrada: este cliente, este producto, los últimos precios y fechas y, al lado, su último precio de compra del mismo artículo.
Eso hace los presupuestos más rápidos y más coherentes. Dos personas que presupuestan el mismo producto al mismo cliente no deberían llegar por casualidad a precios distintos. También protege el margen: si su precio de compra ha subido desde la última venta, el registro lo muestra antes de que repita un precio de venta antiguo.
Nuestro histórico de precios se usa hoy exactamente así, para presupuestar a partir del último precio. Convertir eso en un presupuesto listo para su aprobación, es un trabajo que construimos a medida sobre el mismo motor.
Un consejo práctico: cuando presupueste a partir del histórico, anote al lado la fecha del último precio. Un precio del mes pasado y uno de hace dos años no son el mismo punto de partida.
¿Cómo ha cambiado el precio de un producto?
Elija un producto que compre con regularidad. Introduzca el precio por unidad que pagó en tres facturas pasadas, de la más antigua a la más reciente, en la misma moneda y la misma unidad. El resultado usa solo sus cifras.
Cómo detectar subidas de los proveedores
Como cada línea de compra está en un mismo sitio, una subida de precio de un proveedor aparece como un escalón en el histórico de ese producto, aunque nadie la haya anunciado.
Las subidas suelen llegar sin hacer ruido: una tarifa nueva adjunta a un correo que nadie abrió, un recargo que se vuelve permanente, un envase que encoge mientras el precio se mantiene. Cuando las facturas se registran una a una, estos cambios pasan fácilmente desapercibidos. Cuando el precio por unidad está en una línea a lo largo del tiempo, es difícil no verlos.
La calculadora de esta página hace la versión más sencilla de esta comprobación con sus propias cifras. Introduzca el precio por unidad de tres compras pasadas de un mismo producto, de la más antigua a la más reciente, y verá cuánto se ha movido el precio entre la primera y la última compra, y en qué dirección.
Lo que no hace es decirle por qué. Un precio más alto puede reflejar con justicia el mercado, una especificación nueva o un error en la factura. Ese juicio, y cualquier conversación con el proveedor, siguen en sus manos.
Cómo mantenerlo al día
Un histórico de precios solo es útil si está al día, así que cada factura nueva debería añadirse al registro en cuanto se emite o se recibe.
Reconstruir el pasado es un trabajo de una sola vez; mantenerse al día es una rutina. El nuestro se actualiza de forma automática: a medida que se crean facturas de venta y llegan facturas de proveedores, sus líneas se leen, se asocian y se añaden al registro, y todo lo que no se puede asociar con exactitud pasa a una persona.
Funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas, y el registro vive en su propia hoja de cálculo, así que el histórico es suyo pase lo que pase. El servicio se alquila por meses, con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto; si el alquiler termina, las actualizaciones se detienen y el registro que ya tiene se queda donde está.
Dos costumbres mantienen el histórico fiable. La primera: cuando aparezca un producto nuevo, decida su unidad base enseguida en lugar de dejar que cambie con el tiempo. La segunda: eche un vistazo cada semana a las líneas señaladas para revisión, para que un pequeño desajuste no se convierta en un hueco en su seguimiento de precios.
Lo que no hace
El seguimiento de precios con sus propias facturas es un registro de hechos, no una previsión, y no fija los precios por usted.
Conviene tener claros los límites antes de confiar en él. El registro muestra lo que se facturó; no puede ver un descuento pactado por teléfono que nunca se puso por escrito, ni un precio que un proveedor le ofreció y usted no aceptó. Muestra su tendencia, no la de todo el mercado.
Tampoco cambia nada por sí solo. No modifica sus tarifas, no altera un presupuesto ni escribe a un proveedor. Cada decisión sobre lo que cobra, y cada conversación sobre lo que paga, sigue en manos de una persona.
Dentro de esos límites, responde a las preguntas que surgen cada semana: ¿cuánto le cobramos a este cliente la última vez?, ¿cuánto nos costó este artículo?, ¿cuándo cambió? Para muchas empresas, ese es el seguimiento de precios que de verdad se usa.
Preguntas
¿Qué es el seguimiento de precios?
Es llevar la cuenta de cómo cambian los precios con el tiempo. Puede significar vigilar lo que publica la competencia o seguir lo que usted mismo ha pagado y cobrado, producto a producto, a partir de sus propias facturas.
¿Hacen seguimiento de los precios de la competencia?
No. No extraemos datos ni vigilamos las webs de otras empresas. Lo que hacemos funcionar es un histórico de precios construido con sus propias facturas de compra y de venta.
¿Qué es un histórico de precios?
Un registro que anota cada precio pagado o cobrado por un producto, con la fecha, la otra parte y la unidad, para ver cómo ha cambiado el precio y presupuestar a partir del último.
¿Hasta dónde debería remontarse un histórico de precios?
Hasta donde sus facturas sean legibles y sigan siendo relevantes. Las líneas antiguas sirven para ver la tendencia; las más recientes son las que más importan para presupuestar.
¿Un histórico de precios me dice cuál es el precio de mercado?
Solo de lo que usted ha comprado y vendido. Muestra sus propios precios con exactitud; para una visión del mercado en general tendría que combinarlo con otras fuentes.
Cuéntenos su flujo de trabajo. Lo construimos a su medida.
Escríbanos a [email protected] con el número de productos que compra y vende y las horas que dedica a buscar precios pasados, y le diremos con claridad si un histórico de precios le encaja.
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