Monitoraggio prezzi dalle tue fatture: lo storico prezzi

Due tipi di monitoraggio prezzi

Il monitoraggio prezzi è di due tipi: guardare quanto fanno pagare le altre aziende, oppure seguire nel tempo quanto hai pagato e quanto hai fatto pagare tu.

Il monitoraggio dei prezzi dei concorrenti consiste nel raccogliere i prezzi pubblicati dagli altri venditori, di solito sui loro siti, e confrontarli con i tuoi. È comune nel commercio online, dove i prezzi sono pubblici e cambiano spesso. L'analisi dei prezzi di mercato è la versione più ampia: guardare dove vanno i prezzi di un prodotto o di un materiale in tutto un mercato.

Il secondo tipo riceve molta meno attenzione, ma per la maggior parte delle aziende che comprano e vendono ad altre aziende è più utile. Le tue fatture contengono già ogni prezzo che hai pagato a ciascun fornitore e ogni prezzo che hai fatto a ciascun cliente. Messe in ordine, sono uno storico prezzi costruito su fatti, non sul sito di qualcun altro.

Diciamo chiaramente cosa facciamo e cosa no. Non raccogliamo i prezzi dei concorrenti e non sorvegliamo i siti di altre aziende. Quello che facciamo girare oggi è il secondo tipo: un registro di ogni riga di prodotto mai comprata e venduta, con il suo prezzo unitario, ricostruito dalle fatture passate e tenuto aggiornato in automatico.

Costruire lo storico dalle fatture

Uno storico prezzi si costruisce leggendo ogni fattura passata, riga per riga, in un unico registro con data, cliente o fornitore, prodotto, quantità, unità di misura e prezzo.

La maggior parte delle aziende ha già la materia prima: le fatture di vendita nel sistema contabile e le fatture dei fornitori in PDF in una casella di posta o in una cartella. Il lavoro sta nel leggerle in modo coerente. I nomi dei prodotti cambiano negli anni, lo stesso articolo viene descritto in tre modi diversi e le unità di misura cambiano da un fornitore all'altro.

Il percorso che seguiamo è questo.

1. Raccogliere le fatture: quelle di vendita dal sistema contabile, quelle dei fornitori dalla casella di posta e dalle cartelle di archivio.
2. Leggere ogni riga di fattura: data, cliente o fornitore, descrizione del prodotto, quantità, unità di misura e prezzo.
3. Abbinare ogni riga a un prodotto di un elenco prodotti, così che descrizioni diverse dello stesso articolo finiscano nello stesso posto.
4. Convertire ogni prezzo in un prezzo unitario su un'unità di misura comune.
5. Scrivere ogni riga nel registro, segnata come acquisto o vendita, con il collegamento alla fattura da cui viene.
6. Segnalare a una persona le righe che non si possono leggere o abbinare con esattezza, invece di tirare a indovinare.

Prezzo unitario e unità di misura

I prezzi si possono confrontare solo se sono espressi sulla stessa unità, quindi ogni riga del registro viene convertita in un unico prezzo unitario.

È qui che molti listini fatti in casa sbagliano. Un fornitore fattura a scatola da dodici, un altro a pezzo; uno al chilo, un altro alla tonnellata; uno indica il prezzo franco destino, un altro mette il trasporto su una riga a parte. Confrontati così come sono, quei numeri non significano nulla.

Un registro fatto bene tiene entrambi: la riga originale, esattamente come è stata fatturata, e accanto il prezzo unitario convertito. Così chiunque può verificare la conversione sulla fattura.

• Scegli un'unità di base per ogni prodotto, per esempio al pezzo, al chilo o al metro, e mantienila.
• Annota la conversione usata per ogni formato di confezione o unità alternativa.
• Tieni trasporto, maggiorazioni e sconti su righe separate, così non falsano il prezzo unitario.
• Annota la valuta di ogni riga, e non mescolare valute diverse nello stesso confronto.
• Conserva la descrizione originale come è stata fatturata, accanto al nome del prodotto abbinato.

Usarlo per i preventivi

L'uso più pratico di uno storico prezzi è fare il preventivo partendo dall'ultimo prezzo: quando un cliente richiede lo stesso articolo, vedi subito quanto gli hai fatto pagare l'ultima volta e quanto ti era costato.

Senza uno storico, un preventivo ripetuto vuol dire spesso cercare tra vecchie email o chiedere a chi aveva seguito l'ultimo ordine. Con lo storico, la risposta è una sola vista filtrata: questo cliente, questo prodotto, gli ultimi prezzi con le date, e accanto il tuo ultimo prezzo d'acquisto per lo stesso articolo.

Così i preventivi sono più veloci, e anche più coerenti. Due persone che fanno un preventivo allo stesso cliente per lo stesso prodotto non dovrebbero arrivare per caso a prezzi diversi. Protegge anche il margine: se il tuo prezzo d'acquisto è salito dall'ultima vendita, il registro lo mostra prima che tu ripeta un vecchio prezzo di vendita.

Il nostro storico prezzi si usa oggi proprio così, per fare preventivi partendo dall'ultimo prezzo. Trasformarlo in un preventivo in bozza, pronto perché una persona lo controlli e lo invii, è un lavoro che costruiamo su misura con lo stesso motore.

Un consiglio pratico: quando parti dallo storico, annota accanto la data dell'ultimo prezzo. Un prezzo del mese scorso e uno di due anni fa non sono lo stesso tipo di punto di partenza.

Accorgersi dei rincari dei fornitori

Siccome ogni riga d'acquisto sta in un solo posto, un rincaro del fornitore si vede come un gradino nello storico di quel prodotto, anche quando nessuno l'ha annunciato.

I rincari arrivano spesso in silenzio: un nuovo listino allegato a un'email che nessuno ha aperto, una maggiorazione che diventa fissa, una confezione che si rimpicciolisce mentre il prezzo resta uguale. Quando le fatture si registrano una alla volta, questi cambiamenti sfuggono facilmente. Quando il prezzo unitario sta su una riga nel tempo, è difficile non vederli.

Il calcolatore in questa pagina fa la versione più semplice di questo controllo con i tuoi numeri. Inserisci il prezzo unitario di tre acquisti passati di un prodotto, dal più vecchio al più recente, e ti mostra di quanto si è mosso il prezzo dal primo all'ultimo acquisto, e in quale direzione.

Quello che non fa è dirti perché. Un prezzo più alto può riflettere correttamente il mercato, una nuova specifica o un errore in fattura. Questa valutazione, e qualunque conversazione con il fornitore, restano a te.

Tenerlo aggiornato

Uno storico prezzi serve solo se resta aggiornato, quindi ogni nuova fattura va aggiunta al registro appena viene emessa o ricevuta.

Ricostruire il passato è un lavoro da fare una volta; stare al passo è una routine. Il nostro si aggiorna in automatico: man mano che vengono create nuove fatture di vendita e arrivano nuove fatture dei fornitori, le loro righe vengono lette, abbinate e aggiunte al registro, e tutto ciò che non si può abbinare con esattezza passa a una persona.

Gira sui nostri server collegato ai tuoi account, e il registro sta nel tuo foglio, quindi lo storico è tuo qualunque cosa succeda. Il servizio si noleggia ogni mese, con un unico canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo; se il noleggio si interrompe, gli aggiornamenti si fermano e il registro che hai già resta dov'è.

Due abitudini tengono lo storico onesto. Primo, quando compare un nuovo prodotto, decidi subito la sua unità di base invece di lasciarla cambiare. Secondo, dai un'occhiata ogni settimana alle righe segnalate da controllare, così una piccola discordanza non diventa un buco nel tuo monitoraggio prezzi.

Cosa non fa

Il monitoraggio prezzi dalle tue fatture è un registro di fatti, non una previsione, e non decide i prezzi al posto tuo.

Conviene avere chiari i limiti prima di contarci. Il registro mostra ciò che è stato fatturato; non vede uno sconto concordato al telefono e mai messo per iscritto, né un prezzo offerto da un fornitore che non hai accettato. Mostra il tuo andamento, non quello di tutto il mercato.

E non cambia nulla da solo. Non modifica i tuoi listini, non altera un preventivo e non scrive a un fornitore. Ogni decisione su quanto far pagare, e ogni conversazione su quanto paghi, resta a una persona.

Entro questi limiti, risponde alle domande che tornano ogni settimana: quanto abbiamo fatto pagare a questo cliente l'ultima volta, quanto ci è costato questo articolo, e quando è cambiato? Per molte aziende, è il monitoraggio prezzi che si usa davvero.

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