Sistemas multiagente en la empresa: cuando una IA no basta

¿Qué son los sistemas multiagente, en palabras sencillas?

Los sistemas multiagente son un equipo de pequeños ayudantes de IA, cada uno con una tarea corta, que se pasan el trabajo hasta terminarlo.

Piense en una panadería. Una persona toma los pedidos, otra hornea, otra empaqueta y otra manda la factura. Nadie lo hace todo y todos saben qué pasan al siguiente. Un sistema multiagente funciona igual, con ayudantes de software en lugar de personas.

Un "agente" aquí es solo un programa. Recibe algo, decide qué hacer dentro de los límites que se le dieron y pasa algo al siguiente: un borrador, un registro, un archivo, un mensaje.

Oirá hablar de IA multiagente en muchos anuncios, a menudo de forma vaga. Las preguntas útiles para usted son más simples: ¿ayuda repartir el trabajo?, ¿dónde puede fallar? y ¿quién responde?

¿Por qué repartir un trabajo entre ayudantes?

Reparta un trabajo cuando sus partes necesitan habilidades, reglas o momentos distintos, para poder construir, probar y arreglar cada parte por separado.

Una sola automatización gigante se vuelve difícil de entender. Cuando algo se rompe, nadie sabe qué parte falló. Cuando cambia una regla, hay que probar todo otra vez. Las empresas reparten el trabajo entre personas por la misma razón. Quien abre el correo no es quien aprueba los pagos.

Las ventajas prácticas:

• Cada ayudante tiene una tarea corta, así que sus reglas se pueden escribir y comprobar.
• Un fallo aparece en un traspaso concreto, no dentro de una caja negra.
• Puede mejorar o cambiar un ayudante sin rehacer el resto.
• Los ayudantes pueden trabajar en momentos distintos: uno cada pocos minutos, otro una vez al día.
• Se puede limitar el acceso. El que lee el correo no necesita tocar la contabilidad.
• La última comprobación queda en un solo sitio, con un responsable con nombre.

¿Cómo se ve en una oficina real?

Las facturas de proveedores son un buen ejemplo: un ayudante vigila el correo, otro lee y registra facturas, otro archiva los papeles y otro avisa a una persona de lo que necesita decisión.

Nuestro robot de facturas de proveedores, que funciona hoy para un cliente, trabaja más o menos así. Digamos que un proveedor manda una factura por correo. Se recoge, se lee, se registra como borrador en el programa de contabilidad con el PDF adjunto, se archiva bajo el proveedor y usted recibe un mensaje. Cada paso es un papel distinto, con un traspaso entre ellos.

Fíjese en que solo el lector necesita inteligencia artificial de verdad, y solo para formatos que no conoce. Los demás siguen reglas fijas. Es lo típico en una buena arquitectura multiagente para trabajo de oficina. La IA hace la lectura difícil, y las reglas sencillas cargan con todo lo que se puede escribir, porque una regla da la misma respuesta siempre.

Aquí están los papeles y dónde se detiene cada uno para pedir ayuda.

¿Dónde falla todo esto?

La mayoría de los fallos ocurren en los traspasos, así que cada traspaso necesita una regla escrita sobre qué pasa, qué se comprueba y qué ocurre si la comprobación falla.

Tres cosas pueden torcerse cuando un ayudante pasa el trabajo. Puede parecer correcto y estar mal, y el siguiente construye sobre un error. Puede estar incompleto, y el siguiente adivina lo que falta. O dos ayudantes pueden trabajar con versiones distintas de los hechos. Dentro de una sola automatización grande esos problemas se esconden. En un equipo de ayudantes están en uniones visibles, lo que solo sirve si esas uniones están vigiladas.

Vigilar un traspaso significa comprobaciones fijas: los totales deben cuadrar, el proveedor debe existir y el número de factura no puede estar registrado dos veces. Si una comprobación falla, el trabajo se detiene y pasa a una persona. Esa es la regla del robot de facturas que usamos. Un proveedor nuevo solo se da de alta cuando usted dice que sí.

Así se diseñan los traspasos de cualquier trabajo repartido.

1. Haga una lista de las partes del trabajo y dé cada una a un ayudante con una descripción escrita.
2. Para cada traspaso, anote qué se pasa y de qué forma.
3. Escriba las comprobaciones que hace el ayudante receptor antes de aceptar el trabajo.
4. Decida qué ocurre si una comprobación falla. Normalmente el trabajo pasa a una persona.
5. Anote cada traspaso en un registro, para poder seguir el rastro de cualquier resultado.
6. Al principio, ponga la aprobación de una persona al final, y pásela a automática cuando el resultado haya demostrado su valía.

¿Más ayudantes significan más coste?

Sí. Varios ayudantes cuestan más de diseñar, probar y mantener que uno solo, así que use un equipo solo cuando el trabajo de verdad lo pida.

Cada ayudante extra añade un traspaso que planear, comprobaciones que escribir y comportamiento que vigilar. Los trabajos simples, como archivar facturas por mes o mandar cada mañana una lista de correos sin contestar, necesitan una automatización, no un equipo. Un trabajo amplio que cruza el correo, la contabilidad, las carpetas y un registro es donde repartir compensa.

Nuestros empleados de IA se alquilan por mes y funcionan en nuestros servidores sobre sus propias cuentas. Usted paga una cifra mensual por cada flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. Se basa en las horas que el trabajo le quita a su rutina y en lo complejo que sea. Los trabajos complejos necesitan varios empleados de IA trabajando juntos. Los simples se construyen rápido.

Desconfíe de los diseños con muchos ayudantes porque sí. Más ayudantes pueden significar más sitios donde un pequeño error crece, no más inteligencia.

¿Quién se queda al mando?

Por muchos ayudantes que use un trabajo, una persona con nombre es dueña del resultado final, y cada ayudante se detiene en un borrador terminado con su registro.

Repartir un trabajo entre ayudantes puede difuminar quién es responsable. Es fácil decir "lo hizo el sistema". Pero la responsabilidad sigue siendo de la empresa. En la práctica, una persona debe ser dueña de cada flujo: revisa los borradores, atiende los casos que le llegan y decide cuándo cambiar una regla.

Dé a esa persona una sola vista de lo que le espera. En nuestra aplicación de clientes cada tarea muestra qué espera a quién, y se puede marcar como hecha o reabrir. Haya pasado el trabajo por un ayudante o por cinco, la persona ve una sola lista.

Los controles son los mismos para uno o para muchos. Cada paso empieza con su aprobación, dentro de sus propias cuentas, y cada acción queda en un registro. Un solo comando detiene cualquier robot. Si un proveedor de sistemas de agentes no sabe decirle quién revisa el resultado y cómo detenerlo, resuélvalo antes que nada.

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