Software de cuentas por pagar: lista de control para elegir

Software, complemento o servicio hecho por usted

Hay tres vías para automatizar las facturas de proveedores: un software de cuentas por pagar independiente, un complemento de su sistema de contabilidad o una automatización que otro construye y gestiona por usted.

Las tres pueden funcionar. Se diferencian en quién la configura, quién se ocupa de ella, dónde acaban sus documentos y qué pasa cuando usted lo deja. Un software de cuentas por pagar independiente es un sistema aparte en el que su equipo inicia sesión; las facturas se capturan allí y se envían a su contabilidad. Un complemento funciona dentro de su sistema de contabilidad o a su lado, y suele cubrir la captura y el registro. Un servicio hecho por usted construye el trabajo en torno a su forma actual de trabajar y lo gestiona en su lugar.

A grandes rasgos, el software independiente encaja con un departamento financiero que tiene tiempo para manejar otro sistema y un volumen que lo justifica. Un complemento encaja con quien lleva la contabilidad y quiere la captura dentro de los libros que ya lleva. La vía del servicio hecho por usted encaja con un dueño o un equipo pequeño que quiere quitarse el trabajo de encima sin aprender una herramienta nueva, y que prefiere aprobar borradores a manejar un software.

Nosotros estamos en el tercer grupo, así que lea esta lista sabiéndolo. Las preguntas que siguen son las que haríamos a cualquier opción, incluida la nuestra, y la tabla resume las ventajas e inconvenientes de las tres soluciones de automatización de cuentas por pagar.

Captura y lectura de facturas

Una buena captura recoge las facturas donde ya llegan y lee escaneos y formatos raros, no solo PDF limpios.

Casi cualquier software de automatización de cuentas por pagar queda estupendo con un PDF ordenado de un proveedor grande. La prueba es el resto de su correo: la factura escaneada que llegó con la entrega, la foto hecha con el móvil, el proveedor que manda tres facturas en un solo archivo, el correo en el que la factura va en el cuerpo y no adjunta. Pida que se lo demuestren con sus peores documentos, no con una muestra.

La lectura suele combinar tres métodos: plantillas para los proveedores cuyo formato nunca cambia, reconocimiento óptico de caracteres para los escaneos y un modelo de IA para todo lo demás. Importa menos el método que la comprobación posterior: ¿se contrastan el proveedor, los totales y el número de factura con lo que usted ya sabe antes de registrar nada? Preguntas que conviene hacer:

• ¿De dónde recoge las facturas: de un buzón que ya usa, de una dirección de reenvío, de una carpeta compartida, de una pantalla de carga?
• ¿Lee escaneos y fotos del móvil, y qué ocurre cuando no puede?
• ¿Separa un archivo que contiene varias facturas?
• ¿Compara las líneas con el total y se detiene si no cuadran?
• ¿Detecta cuando la misma factura llega dos veces?
• ¿Distingue una factura de un extracto, un recordatorio o un presupuesto?

Excepciones: notas de crédito, reembolsos y proveedores nuevos

El mejor software de cuentas por pagar es el que le entrega sus excepciones con limpieza en lugar de adivinar.

Una nota de crédito registrada como factura duplica un gasto en lugar de reducirlo. Un reembolso registrado contra la factura equivocada deja dos partidas abiertas donde no debería haber ninguna. Un proveedor desconocido creado automáticamente llena su lista de proveedores de casi duplicados que alguien tendrá que fusionar después. Son errores raros en cada documento y caros en conjunto, porque se descubren tarde.

Pregunte a cada opción qué hace en cada caso. La respuesta que busca es que la nota de crédito se reconoce como tal, que todo lo que no puede registrar con exactitud pasa a una persona con el documento adjunto y una nota sencilla de lo que no estaba claro, y que un proveedor nuevo solo se crea después de que una persona lo apruebe. Así funciona nuestro robot de facturas de proveedores, y está funcionando hoy para un cliente.

Ya que pregunta, compruebe qué recibe la persona. Una excepción que llega como un aviso vago en otro sistema es fácil de ignorar. Una que llega con el documento, el motivo y un siguiente paso claro se resuelve el mismo día.

Aprobaciones y registro de auditoría

Cada factura debe seguir en borrador hasta que una persona la apruebe, y cada acción debe quedar en un registro que usted pueda leer.

Algunos programas de cuentas por pagar pueden contabilizar facturas e incluso programar pagos sin que nadie mire. Puede servir a un gran departamento financiero con varios niveles de control. Para la mayoría de las empresas, la regla más segura es la que siguen los nuestros: el software prepara borradores, una persona aprueba cada factura y ningún robot paga nada.

Revise el registro de auditoría con el mismo cuidado que la lectura. Debe mostrar cuándo llegó cada documento, qué se leyó, qué se creó, qué se devolvió y quién lo aprobó. Cuando su contable pregunte por qué una factura se imputó de cierta forma, la respuesta debe estar en el registro. Pregunte también cómo se detiene el sistema. Los nuestros tienen un interruptor de parada que detiene cualquier robot con una sola orden.

Archivo y encaje con su sistema de contabilidad

El PDF debe ir adjunto a la factura en su contabilidad y archivado bajo el proveedor en sus propias carpetas, y la herramienta debe encajar con el sistema de contabilidad que ya usa.

El archivo es fácil de pasar por alto en una demostración y difícil de arreglar después. Si los documentos solo viven dentro de la plataforma de un proveedor, irse significa una exportación, una migración y un hueco en su archivo. Si cada PDF va adjunto a su factura y además está archivado en una carpeta que es suya, no hay que mover nada cuando termina el acuerdo.

El encaje importa igual. Una plataforma de cuentas por pagar que le pide cambiar de sistema de contabilidad, renombrar a sus proveedores o rehacer su plan de cuentas es un proyecto mayor de lo que parece. Pregunte qué necesita de su contabilidad, cómo imputa a los proveedores habituales y si aprende de las correcciones que hace su equipo.

Por último, pregunte quién se ocupa de la conexión cuando algo cambia: un buzón nuevo, un proveedor que cambia de formato, una carpeta renombrada. Con un software de cuentas por pagar, suele ser trabajo de su equipo. Con un servicio hecho por usted, debería serlo del proveedor, y el contrato debería decirlo.

Modelos de precio que comparar

Compare cómo crece el coste con su volumen y qué conserva si lo deja, no solo el precio de partida.

El precio del software de cuentas por pagar suele adoptar unas pocas formas. Todas pueden ser justas; la adecuada depende de cuántas facturas gestiona y de cómo varía esa cifra a lo largo del año.

• Por documento: paga por cada factura procesada. Es sencillo, pero los meses con más trabajo cuestan más.
• Por usuario: paga por cada persona que inicia sesión. Cuidado con los aprobadores a los que hay que dar licencia solo para decir sí.
• Suscripción por tramos: una franja de volumen al mes. Compruebe qué ocurre cuando pasa al tramo siguiente.
• Cuota mensual por flujo de trabajo: una cifra por un trabajo que se hace por usted. Los nuestros se alquilan así, con la cifra indicada en el presupuesto.
• Alta y salida: pregunte por cualquier cargo de puesta en marcha, cualquier permanencia mínima y qué puede llevarse.

Cómo hacer una prueba justa

Una prueba justa usa sus propios documentos, mide su propio tiempo y compara las opciones con el mismo mes de facturas.

Sea cual sea su lista corta, júzguela con pruebas y no con una demostración. Estos pasos mantienen la comparación equilibrada.

1. Reúna un mes de documentos reales de proveedores, incluidos escaneos, notas de crédito y todo lo que resulte incómodo.
2. Cuéntelos y anote cuánto tarda hoy su equipo por factura. La lista de control de esta página le ayuda a puntuar antes cada opción.
3. Dé a cada opción los mismos documentos.
4. Cuente cuántos se prepararon correctamente, cuántos volvieron como excepción y cuántos estaban mal sin avisar.
5. Mida cuánto tarda su equipo en revisar los borradores.
6. Compruebe dónde acabó cada PDF y qué muestra el registro de auditoría.
7. Pregunte cómo lo dejaría y qué conservaría si lo hiciera.

Preguntas