Un software de facturación automática le da una herramienta que usted configura y gestiona; una automatización llave en mano se construye en torno a sus hojas de cálculo y su sistema de contabilidad y se la gestionan. La elección depende de cuántas facturas emite, de lo particulares que sean y de quién se ocupará de mantenerla.
Dos caminos
Hay dos formas de dejar de teclear facturas: comprar un software de facturación automática y gestionarlo usted, o encargar un robot de facturación construido en torno a sus propias herramientas que otros hacen funcionar por usted.
Los dos caminos buscan el mismo resultado. En lugar de copiar a mano en una plantilla los datos del cliente, las líneas de producto, los precios y las menciones fiscales, la factura se prepara a partir de datos que ya tiene, se comprueba, se convierte en PDF y se coloca donde debe ir. La diferencia está en quién hace la configuración, quién se ocupa de los casos raros y quién la mantiene funcionando.
El software de facturación automática es un producto. Usted se da de alta, lo conecta a su sistema de contabilidad, prepara plantillas y reglas, forma a su equipo y se ocupa de él a partir de entonces. Muchas herramientas de automatización de facturas lo hacen bien, sobre todo en empresas cuyas facturas se parecen entre sí, y para esas empresas el software suele ser el primer paso sensato.
Un robot llave en mano es un servicio. Alguien estudia cómo factura usted hoy, construye la automatización sobre sus propias hojas, carpetas y sistema de contabilidad, y la hace funcionar por usted. Usted ve aparecer los borradores y los aprueba. El resto del artículo explica qué le exige cada camino, para que pueda juzgar cuál le encaja.
Lo que el software espera de usted
Un software de facturación automática espera que usted aporte el tiempo de configuración, las reglas y el mantenimiento, a cambio de control total y, normalmente, un precio más bajo.
Un buen programa de facturación automatizada lo pone tan fácil como puede. Aun así, alguien en la empresa tiene que dar de alta clientes y productos, diseñar plantillas, decidir cómo se aplican las menciones fiscales, conectar el sistema de contabilidad y probarlo. Cuando algo cambia, como un nuevo tipo de cliente o una regla nueva del asesor, esa misma persona tiene que cambiar la configuración.
Funciona bien cuando hay alguien a quien le gusta este tipo de trabajo y tiene tiempo para ello, y cuando sus facturas siguen unos pocos patrones. Funciona peor cuando quien lo configuró se marcha, o cuando una de cada dos facturas es una excepción.
Antes de comprar, anote lo que el producto necesitará de usted:
- Una persona que se encargue de la configuración y la mantenga al día.
- Listas limpias de clientes y productos, o tiempo para crearlas.
- Sus reglas fiscales y de redacción, escritas con la claridad suficiente para configurarlas.
- Tiempo para probarlo con facturas reales antes de confiar en él.
- Un plan para las excepciones que la herramienta no pueda resolver, y quién se ocupa de ellas.
- Un procedimiento para adaptarlo cuando cambie su negocio.
Qué supone el servicio llave en mano
Una solución de automatización de facturas llave en mano se construye en torno a su forma actual de facturar, y la hacen funcionar y la mantienen quienes la construyeron.
La nuestra está funcionando hoy. La factura se prepara a partir de una hoja que recuerda clientes y productos. Las menciones fiscales se aplican al crear la factura, según las reglas que le dio su asesor. Cuando una fila se marca como lista y se confirma, el robot genera el PDF, lo archiva en la carpeta del cliente, crea una factura en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto y deja al lado un correo en borrador. Al principio usted revisa y envía; más adelante puede pasar el envío a automático.
La puesta en marcha es así:
- Estudiamos cómo factura hoy: sus plantillas, facturas anteriores, clientes y productos.
- Ponemos las reglas por escrito, incluidas las menciones fiscales, con la ayuda de su asesor.
- Construimos la hoja, el robot y el archivo sobre sus propias cuentas, en nuestros servidores.
- Usted lo prueba con facturas reales mientras sigue revisando cada borrador con atención.
- Cuando está conforme, se pone en marcha, con su sí y no antes.
- A partir de ahí lo hacemos funcionar y lo adaptamos; usted aprueba borradores y nos avisa cuando cambian las reglas.
Menciones fiscales, plantillas y casos especiales
Los casos especiales deciden qué camino funciona, porque es ahí donde las herramientas de automatización de facturas ahorran tiempo o crean errores sin que nadie lo note.
La mayoría de las empresas tienen más casos especiales de los que creen. Un cliente en otro país que necesita la mención de inversión del sujeto pasivo. Una exportación sin impuesto. Una nota de crédito sobre la factura del mes pasado. Un producto vendido en otra unidad. Un cliente que quiere su número de pedido en cada línea. Todo eso se puede configurar en un buen producto, pero alguien tiene que saber que existe, darse cuenta cuando aparece uno nuevo y configurarlo bien.
En un servicio llave en mano, los casos especiales se reúnen al principio a partir de sus facturas anteriores y de las reglas de su asesor, y los nuevos se añaden cuando aparecen. En cualquier caso, un buen diseño sigue un principio: todo lo que el robot no puede hacer con exactitud pasa a una persona en lugar de adivinarse.
Las menciones fiscales merecen un cuidado especial. La redacción, y cuándo aplicarla, es una cuestión para su asesor contable o fiscal. La automatización aplica las reglas que se le dan; no las decide.
¿Software o llave en mano? Qué camino le encaja
Marque cada afirmación que sea cierta sobre su facturación actual. Cuantas más marque, más encaja un robot llave en mano; con pocas marcas, encaja un software que gestione usted.
Modelos de coste comparados
El software suele pagarse como una suscripción que después gestiona usted, mientras que un robot llave en mano suele ser una cuota mensual más alta que incluye construirlo, hacerlo funcionar y mantenerlo.
Comparar los dos solo por precio engaña, porque compran cosas distintas. Una suscripción de software compra la herramienta; la configuración y el mantenimiento salen del tiempo de su propio equipo. Una cuota llave en mano compra el resultado: borradores que aparecen correctamente, mantenidos por otros.
Los nuestros se alquilan por meses: una cifra por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. Depende de las horas que el trabajo le quita de la rutina y de la complejidad de la automatización. No hay venta única. Si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene y, como todo se guardó siempre en sus propias cuentas, no hay nada que devolver.
La tabla compara los dos modelos.
| Pregunta | Software de facturación automática | Robot llave en mano |
|---|---|---|
| ¿Quién lo configura? | Su equipo | El proveedor |
| ¿Quién se ocupa de reglas nuevas y casos especiales? | Su equipo | El proveedor, siguiendo sus instrucciones |
| ¿Dónde están los datos? | A menudo, en parte dentro del producto | En sus propias hojas, carpetas y cuentas |
| ¿Cómo se paga? | Una suscripción, más el tiempo de su equipo | Una cuota mensual que incluye hacerlo funcionar |
| ¿Y si se va la persona que lo conoce? | El conocimiento puede irse con ella | El proveedor sigue haciéndolo funcionar |
| ¿Quién firma cada factura? | Una persona | Una persona |
Lo que ninguno de los dos hace
Ni el software de facturación automática ni un robot llave en mano deciden qué cobrar, reclaman por su cuenta a quien paga tarde ni sustituyen el criterio de su asesor.
La automatización quita de la facturación el tecleo, el formato y el archivo. No sabe que a un cliente se le prometió un descuento por teléfono, que una entrega llegó incompleta o que un precio se ha renegociado, salvo que alguien lo anote donde la automatización pueda leerlo. La calidad de los borradores depende de la calidad de la hoja que hay detrás.
Los recordatorios de pago son otro trabajo. Algunos programas de facturación automática los incluyen; en nuestro caso, los recordatorios de pago en borrador se ofrecen y se construyen a medida, no están funcionando hoy, y como todo lo demás serían borradores que envía una persona.
Ninguno de los dos caminos elimina tampoco la necesidad de revisar. Una buena configuración hace que revisar sea rápido: el borrador está completo, el PDF va adjunto y los datos del cliente salen de la memoria del sistema y no de volver a teclearlos. El último vistazo, y la decisión de enviar, siguen en manos de una persona.
Cuál encaja con su empresa
El software encaja con empresas de facturas sencillas y parecidas y alguien que se encargue de la herramienta; el servicio llave en mano encaja con empresas de facturas variadas, reglas poco habituales o nadie con tiempo para cuidar un sistema.
Quien busca el mejor software de facturación automática suele hacerse la pregunta equivocada. La mejor opción depende menos del producto que de sus facturas y de su equipo. Una tienda que envía facturas idénticas a particulares necesita muy poco; una empresa comercial que factura a otros países, en varias monedas y con menciones fiscales distintas según el cliente, necesita mucho.
Sea honesto también con el tiempo. Si nadie en la empresa se va a encargar de la configuración, incluso un producto excelente se quedará desfasado. Si alguien lo hará, y le gusta, el software puede salir más a cuenta.
Elija el camino que elija, mantenga tres condiciones innegociables: la factura es un borrador hasta que una persona la aprueba, el PDF se archiva donde su equipo espera encontrarlo y cada acción deja constancia. La ayuda para decidir de esta página convierte estos puntos en una comprobación rápida de qué camino encaja con sus facturas.
Preguntas
¿Cuál es el mejor software de facturación automática?
El que encaja con sus facturas y su equipo. Compruebe que funcione con su sistema de contabilidad, que resuelva sus menciones fiscales, que mantenga las facturas en borrador hasta que una persona las apruebe y que deje constancia de cada acción.
¿Qué diferencia hay entre un software de facturación automática y un servicio llave en mano?
El software es una herramienta que su equipo configura y gestiona. Un servicio llave en mano construye la automatización sobre sus propias hojas y cuentas y la hace funcionar por usted, mientras usted aprueba cada borrador.
¿Puede la facturación automatizada poner las menciones fiscales para clientes extranjeros?
Sí, si se le dan las reglas. La nuestra aplica la redacción que indica su asesor cada vez que se crea una factura. Qué mención corresponde en cada caso es una pregunta para su asesor.
¿Un robot llave en mano envía las facturas a los clientes?
El nuestro no. Crea una factura en borrador con el PDF adjunto y un correo en borrador al lado. Al principio usted revisa y envía; más adelante puede pasar el envío a automático.
¿Qué pasa con mis facturas si dejo de usar el servicio?
Se quedan donde siempre han estado: en su sistema de contabilidad, sus carpetas y sus hojas. El flujo de trabajo se detiene; sus registros no se mueven.
Cuéntenos su flujo de trabajo. Lo construimos a su medida.
Escríbanos a [email protected] con cuántas facturas emite al mes y cuánto tarda cada una, y le diremos con claridad qué camino le encaja.
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