Software di fatturazione automatica o servizio chiavi in mano

Due strade

Ci sono due modi per smettere di battere le fatture a mano: comprare un software di fatturazione automatica e gestirlo da te, oppure farti costruire un robot di fatturazione attorno ai tuoi strumenti e farlo gestire da altri.

Entrambe le strade puntano allo stesso risultato. Invece di copiare a mano in un modello i dati del cliente, le righe di prodotto, i prezzi e le diciture fiscali, la fattura viene preparata da dati che hai già, controllata, trasformata in PDF e messa dove deve andare. La differenza sta in chi fa la configurazione, chi gestisce i casi particolari e chi la tiene in funzione.

Un software di fatturazione automatica è un prodotto. Ti registri, lo colleghi al sistema contabile, imposti modelli e regole, formi il personale e da lì in poi te ne occupi tu. Molti strumenti per automatizzare le fatture lo fanno bene, soprattutto per le aziende con fatture tutte simili, e per queste aziende il software è spesso il primo passo più sensato.

Un robot chiavi in mano è un servizio. Qualcuno studia come fatturi oggi, costruisce l'automazione attorno ai tuoi fogli, alle tue cartelle e al tuo sistema contabile e la gestisce per te. Tu vedi comparire le bozze e le approvi. Il resto dell'articolo spiega cosa ti chiede ciascuna strada, così puoi valutare quale fa per te.

Cosa ti chiede un software

Un software di fatturazione automatica ti chiede il tempo di configurazione, le regole e la manutenzione continua, in cambio del pieno controllo e di solito di un prezzo più basso.

Un buon programma per la fatturazione automatica rende tutto il più facile possibile. Anche così, qualcuno in azienda deve mappare clienti e prodotti, disegnare i modelli, decidere come applicare le diciture fiscali, collegare il sistema contabile e provare il tutto. Quando qualcosa cambia, per esempio un nuovo tipo di cliente o una nuova regola del commercialista, la stessa persona deve modificare la configurazione.

Funziona bene quando hai qualcuno a cui piace questo tipo di lavoro e che ha tempo per farlo, e quando le tue fatture seguono pochi schemi. Funziona meno bene quando chi l'ha configurato se ne va, o quando una fattura su due è un'eccezione.

Prima di comprare, elenca cosa ti chiederà il prodotto:

• Una persona che si occupi della configurazione e la tenga aggiornata.
• Elenchi puliti di clienti e prodotti, o il tempo per costruirli.
• Le tue regole fiscali e di dicitura, scritte in modo abbastanza chiaro da poterle configurare.
• Il tempo per provarlo su fatture reali prima di affidarti a lui.
• Un piano per le eccezioni che lo strumento non gestisce, e per chi se ne occupa.
• Un modo per adattarlo quando la tua azienda cambia.

Cosa comporta il chiavi in mano

Una soluzione di fatturazione automatica chiavi in mano viene costruita attorno al modo in cui fatturi già, poi gestita e mantenuta da chi l'ha costruita.

La nostra è attiva oggi. La fattura viene preparata da un foglio che ricorda clienti e prodotti. Le diciture fiscali vengono applicate quando la fattura viene creata, secondo le regole che ti ha dato il commercialista. Quando una riga viene segnata come pronta e confermata, il robot genera il PDF, lo archivia nella cartella del cliente, crea una fattura in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e mette accanto un'email in bozza. All'inizio controlli e invii tu; più avanti puoi passare l'invio ad automatico. Tutto questo avviene nello stesso modo per ogni fattura, senza riscrivere nulla a mano.

La configurazione si svolge così:

1. Leggiamo come fatturi oggi: i tuoi modelli, le fatture passate, i clienti e i prodotti.
2. Mettiamo per iscritto le regole, diciture fiscali comprese, con l'aiuto del tuo commercialista.
3. Costruiamo il foglio, il robot e l'archiviazione attorno ai tuoi account, sui nostri server.
4. Lo provi su fatture reali continuando a controllare da vicino ogni bozza.
5. Quando sei soddisfatto, viene acceso, con il tuo sì e non prima.
6. Da lì in poi lo gestiamo e lo adattiamo noi; tu approvi le bozze e ci dici quando cambiano le regole.

Diciture fiscali, modelli e casi particolari

Sono i casi particolari a decidere quale strada funziona, perché è lì che gli strumenti di fatturazione automatica fanno risparmiare tempo oppure creano errori in silenzio.

Quasi tutte le aziende hanno più casi particolari di quanto pensino. Un cliente estero che richiede la dicitura dell'inversione contabile. Un'esportazione senza imposta. Una nota di credito sulla fattura del mese scorso. Un prodotto venduto in un'altra unità di misura. Un cliente che vuole il numero del suo ordine su ogni riga. Un buon prodotto permette di configurare ognuno di questi casi, ma qualcuno deve sapere che esiste, accorgersi quando ne compare uno nuovo e impostarlo correttamente.

In una soluzione chiavi in mano, i casi particolari si raccolgono all'inizio dalle tue fatture passate e dalle regole del commercialista, e quelli nuovi si aggiungono quando si presentano. In entrambi i casi, una progettazione seria segue un principio: ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato.

Le diciture fiscali meritano un'attenzione particolare. Quale dicitura usare, e quando, è una domanda per il tuo commercialista o consulente fiscale. L'automazione applica le regole che riceve; non le decide.

I modelli di costo a confronto

Il software si paga di solito con un abbonamento e poi lo gestisci tu, mentre un robot chiavi in mano costa di solito un canone mensile più alto che comprende costruzione, gestione e manutenzione.

Confrontarli solo sul prezzo trae in inganno, perché comprano cose diverse. L'abbonamento al software compra lo strumento; configurazione e manutenzione escono dal tempo del tuo personale. Il canone chiavi in mano compra il risultato: bozze che compaiono corrette, mantenute da qualcun altro.

I nostri si noleggiano ogni mese: un unico canone per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Dipende dalle ore che il lavoro toglie alla tua routine e da quanto è complessa l'automazione. Non c'è una vendita una tantum. Se il noleggio si interrompe, si ferma anche il flusso di lavoro, e siccome tutto è sempre rimasto nei tuoi account, non c'è niente da riportare indietro.

La tabella mette i due modelli a confronto.

Cosa nessuna delle due strade fa

Né il software di fatturazione automatica né un robot chiavi in mano decidono quanto far pagare, sollecitano da soli i clienti in ritardo o sostituiscono il giudizio del commercialista.

L'automazione toglie alla fatturazione la battitura, l'impaginazione e l'archiviazione. Non sa che a un cliente è stato promesso uno sconto al telefono, che una consegna era incompleta o che un prezzo è stato rinegoziato, a meno che qualcuno non lo registri dove l'automazione può leggerlo. La qualità delle bozze dipende dalla qualità del foglio che c'è dietro.

I solleciti di pagamento sono un lavoro a parte. Alcuni software di fatturazione automatica li includono; nel nostro caso i solleciti in bozza sono offerti e costruiti su misura, non attivi oggi, e come tutto il resto arriverebbero pronti nella casella, al momento giusto.

Nessuna delle due strade elimina il controllo. Una buona configurazione lo rende rapido: la bozza è completa, il PDF è allegato e i dati del cliente arrivano dalla memoria del sistema invece che da una nuova battitura. L'ultimo sguardo, e la decisione di inviare, restano a una persona.

Quale fa per la tua azienda

Il software fa per le aziende con fatture semplici e simili e qualcuno che si occupi dello strumento; il chiavi in mano fa per le aziende con fatture varie, regole particolari o nessuno con il tempo per seguire un sistema.

Chi cerca il miglior software di fatturazione automatica di solito si pone la domanda sbagliata. La scelta migliore dipende meno dal prodotto che dalle tue fatture e dal tuo personale. Un negozio che manda fatture identiche a clienti privati ha bisogno di pochissimo; un'azienda commerciale che fattura all'estero, in più valute, con diciture fiscali diverse per cliente, ha bisogno di molto.

Sii onesto anche sul tempo. Se nessuno in azienda si occuperà della configurazione, anche un prodotto eccellente finirà per non essere più aggiornato. Se invece qualcuno lo farà, e con piacere, il software può essere la scelta più conveniente.

Qualunque strada scegli, tieni fermi tre punti: la fattura resta una bozza finché una persona non la approva, il PDF viene archiviato dove il tuo personale se lo aspetta e ogni azione lascia una traccia. L'aiuto alla scelta qui sopra trasforma questi punti in una verifica rapida della strada adatta alle tue fatture.

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