Software de previsión de tesorería: qué necesita una pyme

Qué es una previsión de tesorería

Una previsión de tesorería es una estimación, semana a semana o mes a mes, del dinero que entrará en la empresa y del que saldrá, partiendo del efectivo que tiene hoy.

Beneficio y tesorería no son lo mismo. Una empresa puede ser rentable sobre el papel y aun así quedarse corta de efectivo en una semana concreta, porque los clientes pagan más tarde de lo que hay que pagar a los proveedores, o porque una factura anual grande cae a la vez que las nóminas. Una previsión muestra esas semanas por adelantado, cuando todavía hay tiempo de hacer algo.

Un software de previsión de tesorería hace esta proyección por usted. En su forma más sencilla, toma el saldo inicial, suma los cobros previstos, resta los pagos previstos y muestra el total acumulado de cada periodo. El valor no está en la aritmética, que puede hacer una hoja de cálculo, sino en de dónde salen las cifras y cada cuánto se actualizan.

Los periodos semanales encajan con la mayoría de las pymes a corto plazo, porque ese es el ritmo real de las nóminas, los pagos a proveedores y los cobros de clientes. Los periodos mensuales sirven más adelante, donde el detalle es de todos modos menos seguro. Sea cual sea el periodo, la previsión es una estimación. Su función es mostrar la dirección y los puntos de tensión, no adivinar el saldo hasta el último céntimo.

Esta guía está escrita como una lista de comprobación. Repasa los datos que necesita una previsión, la elección entre un software, una hoja de cálculo y una vista construida a medida, lo imprescindible y cómo mantener la previsión fiel a la realidad. No es asesoramiento financiero; las decisiones sobre financiación, plazos de pago o inversión son suyas y de su asesor.

Los datos que necesita una previsión

Una previsión necesita cuatro tipos de datos: el efectivo que tiene, lo que le deben los clientes, lo que usted debe a los proveedores y los costes habituales que todavía no se han facturado.

Casi todo está ya en su sistema de contabilidad. La calidad de la previsión depende de lo completos y actualizados que estén esos registros. Una factura de proveedor que todavía no se ha registrado es un pago que la previsión no puede ver.

Las fechas de cobro merecen una atención especial. Una factura a treinta días no es dinero que entra el día treinta si ese cliente suele pagar con dos semanas de retraso. Un buen software de previsión de tesorería, o una buena hoja de cálculo, usa lo que los clientes hacen en realidad, según el historial de cobros de su propia contabilidad, y le permite corregirlo para los clientes que conoce bien.

Software, hoja de cálculo o una vista a medida

Hay tres formas de hacer la previsión: un software específico, una hoja de cálculo que usted mantiene o una vista construida a medida sobre sus propias cuentas.

Un software específico de previsión de tesorería se conecta a su sistema de contabilidad y a su banco, y da una previsión ya hecha con escenarios. Encaja con empresas cuyos registros ya están limpios y al día, y que no tienen problema en trabajar dentro de otra suscripción. Una hoja de cálculo no cuesta nada y puede adaptarse exactamente a su gusto, pero alguien tiene que actualizarla a mano, y las cifras se quedan viejas en cuanto se deja de hacer.

La tercera opción es una vista de tesorería construida sobre su propia contabilidad y sus hojas de cálculo. La nuestra se ofrece y se construye a medida; hoy no está funcionando para ningún cliente. Lee las facturas de venta y de compra abiertas que ya están en su sistema de contabilidad, añade los costes habituales que usted enumera en una hoja de cálculo y muestra la posición acumulada, con cada cifra enlazada a las facturas que la sostienen. Como todos nuestros empleados de IA, se alquila por meses, funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas y no cambia nada en su contabilidad.

Elija la vía que elija, haga las mismas preguntas prácticas. ¿Cuánto se tarda cada semana en poner al día la previsión? ¿Quién lo hace? ¿Qué pasa cuando una cifra parece incorrecta: puede rastrearla hasta su origen con un clic o tiene que rehacer la hoja? La respuesta a esas preguntas suele importar más que la lista de funciones.

Sobre el mismo motor hay servicios relacionados que también se ofrecen y se construyen a medida: sugerencias para cuadrar el banco con las facturas y la reclamación de cobros, en la que los recordatorios de pago se preparan en borrador para que los envíe una persona. Nuestro robot de facturas de proveedores, que mantiene al día las cuentas a pagar registrando las facturas como borradores, funciona hoy.

Lista de lo imprescindible

Elija lo que elija, una previsión para una pyme debería cumplir una breve lista de imprescindibles antes de fiarse de ella.

Use esta lista para juzgar cualquier opción, desde una hoja de cálculo hasta el software más completo del mercado:

• Lee su contabilidad real, no una copia que alguien tecleó.
• Se actualiza al menos tan a menudo como usted toma decisiones sobre tesorería.
• Puede abrir cualquier cifra y ver las facturas que hay detrás.
• Las fechas de cobro previstas reflejan cómo pagan de verdad los clientes, no solo sus condiciones.
• Los costes habituales y las partidas puntuales están en la previsión, no solo los importes facturados.
• Muestra el punto más bajo del periodo, no solo el saldo final.
• No cambia nada en su contabilidad ni envía nada a nadie.
• Puede exportarla o guardarla en sus propias hojas de cálculo si deja de usar la herramienta.

Mantenerla fiel a la realidad

Una previsión solo se mantiene fiel si los registros que la sostienen están al día: facturas de proveedores registradas al llegar, facturas de venta emitidas a tiempo y cobros conciliados sin demora.

Aquí es donde fallan casi todas las previsiones. El software está bien; la contabilidad va con retraso. Las facturas de proveedores pasan semanas en un buzón antes de que alguien las registre, así que la previsión muestra más efectivo del que hay. Los cobros recibidos no se concilian con las facturas, así que la previsión sigue esperando dinero que ya llegó. Por eso la automatización de cuentas a cobrar y el registro de facturas forman parte de la previsión, no son trabajos aparte.

Lleve una nota breve de las mayores diferencias entre la previsión y la realidad. Con el paso de los meses aparecen patrones: un cliente que siempre paga tarde, un coste que siempre se subestima, una temporada que siempre es más floja de lo previsto. Incorporar esos patrones es lo que convierte un software de previsión de tesorería de un gráfico en una herramienta de confianza.

Una rutina semanal sencilla mantiene las cifras honestas:

1. Registre o apruebe cada factura de proveedor nueva, para que las cuentas a pagar estén completas.
2. Emita cada factura de venta que toque, para que las cuentas a cobrar estén completas.
3. Concilie los cobros y pagos bancarios de la semana con las facturas.
4. Actualice las fechas de cobro previstas de los clientes que se retrasan.
5. Añada cualquier coste habitual nuevo o partida puntual que sepa que va a llegar.
6. Compare la previsión de la semana pasada con lo que ocurrió de verdad y anote por qué fue distinto.

Actuar según lo que muestra

Una previsión solo es útil cuando alguien actúa: reclama lo vencido, ordena los pagos en el tiempo y ve los huecos con antelación suficiente para planificar.

La acción más habitual es reclamar dinero que ya se le debe. Un software de gestión de cobros y los recordatorios de pago automáticos ayudan aquí, pero el recordatorio en sí merece cuidado. Un mensaje mal calculado en el tiempo o mal redactado puede molestar a un buen cliente. Nuestro servicio de reclamación de cobros prepara cada recordatorio en borrador, en el hilo correcto y con la factura vencida a la vista; quien conoce al cliente decide cuándo y cómo reclamar.

Los pagos merecen la misma atención que los cobros. Cuando la previsión muestra una semana ajustada, el dueño puede ver qué facturas vencen en ella y decidir con tiempo cuáles pagar primero y a qué proveedor llamar. Esa decisión sigue siendo del dueño, con la previsión delante y las fechas de pago a la vista.

Otras acciones dependen de su situación: acordar una fecha de pago con un proveedor, aplazar una compra prevista a una semana posterior o hablar con su banco o su asesor mucho antes de un hueco y no en mitad de él. La previsión no toma esas decisiones. Le muestra, con antelación y con sus propias cifras, dónde van a hacer falta. Pruebe la calculadora de esta página con sus propias cifras para ver la forma de sus próximas ocho semanas.

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