Un software per la previsione di cassa proietta ciò che entrerà e uscirà, usando le fatture aperte, le fatture passive in scadenza e i costi ricorrenti, così i buchi si vedono prima che arrivino. Per una piccola impresa le domande chiave sono se legge la tua contabilità reale, ogni quanto si aggiorna e se puoi vedere le fatture dietro ogni numero.
Cos'è una previsione di cassa
Una previsione di cassa è una stima, settimana per settimana o mese per mese, del denaro che entrerà e uscirà dall'azienda, partendo dalla liquidità che hai oggi.
Utile e cassa non sono la stessa cosa. Un'azienda può essere in utile sulla carta e restare comunque a corto di liquidità in una certa settimana, perché i clienti pagano più tardi di quando vanno pagati i fornitori, o perché una grossa spesa annuale cade insieme agli stipendi. Una previsione mostra quelle settimane in anticipo, quando c'è ancora tempo per fare qualcosa.
Un software per la previsione di cassa fa questa proiezione per te. Nella forma più semplice prende il saldo iniziale, aggiunge gli incassi attesi, sottrae i pagamenti attesi e mostra il totale progressivo per ogni periodo futuro. Il valore non sta nei calcoli, che anche un foglio di calcolo sa fare, ma nella provenienza dei numeri e in quanto spesso vengono aggiornati.
Per il breve periodo, alla maggior parte delle piccole imprese conviene ragionare per settimane, perché è il ritmo con cui avvengono davvero stipendi, pagamenti ai fornitori e incassi dai clienti. Più avanti vanno bene i mesi, dove comunque i dettagli sono meno certi. Qualunque sia il periodo, la previsione è una stima. Il suo compito è mostrare la direzione e i punti stretti, non indovinare il saldo al centesimo.
Questa guida è scritta come una lista di controllo. Copre i dati che servono a una previsione, la scelta tra software, foglio di calcolo e vista costruita su misura, i requisiti irrinunciabili e come tenere onesta la previsione. Non è una consulenza finanziaria; le decisioni su finanziamenti, termini di pagamento o investimenti spettano a te e al tuo consulente.
I dati che servono a una previsione
Una previsione ha bisogno di quattro tipi di dati: la liquidità che hai, il denaro che ti devono i clienti, il denaro che devi ai fornitori e i costi ricorrenti non ancora fatturati.
Gran parte di questi dati sta già nel tuo sistema contabile. La qualità della previsione dipende da quanto quei dati sono completi e aggiornati. Una fattura passiva non ancora registrata è un pagamento che la previsione non può vedere.
Le date di pagamento meritano un'attenzione particolare. Una fattura a trenta giorni non è un incasso al trentesimo giorno se quel cliente di solito paga con due settimane di ritardo. Un buon software per la previsione dei flussi di cassa, o un buon foglio di calcolo, usa ciò che i clienti fanno davvero, ricavandolo dallo storico dei pagamenti nella tua contabilità, e ti permette di correggerlo per i clienti che conosci bene.
| Dato | Dove si trova di solito | Cosa va storto se manca |
|---|---|---|
| Liquidità iniziale | Conti bancari | Ogni settimana successiva è sbagliata della stessa cifra |
| Fatture di vendita aperte | Sistema contabile, crediti verso clienti | Le entrate risultano sopravvalutate o sottovalutate |
| Date di pagamento attese | Termini dei clienti e storico dei pagamenti | Le entrate finiscono nella settimana sbagliata |
| Fatture passive in scadenza | Sistema contabile, debiti verso fornitori | I pagamenti arrivano a sorpresa |
| Costi ricorrenti | Stipendi, affitto, rate dei finanziamenti, abbonamenti | La previsione sembra migliore della realtà |
| Voci una tantum | Pagamenti di imposte, attrezzature, rinnovi annuali | Si apre un buco grosso senza preavviso |
Software, foglio di calcolo o una vista costruita su misura
Ci sono tre modi per fare la previsione: un software dedicato, un foglio di calcolo che aggiorni tu o una vista costruita su misura sui tuoi account.
Un software dedicato per la previsione di cassa si collega al sistema contabile e alla banca e offre una previsione già pronta, con diversi scenari. Va bene per le aziende con dati già ordinati e aggiornati, a cui non pesa lavorare dentro un altro abbonamento. Un foglio di calcolo non costa nulla e si può modellare esattamente come vuoi, ma qualcuno deve aggiornarlo a mano, e i numeri invecchiano nel momento in cui ci si ferma.
La terza opzione è una vista della liquidità costruita attorno alla tua contabilità e ai tuoi fogli. La nostra è offerta e costruita su misura, non attiva oggi per un cliente. Legge le fatture attive e passive aperte già presenti nel tuo sistema contabile, aggiunge i costi ricorrenti che elenchi in un foglio e mostra la posizione progressiva, con ogni numero collegato alle fatture che lo compongono. Come tutti i nostri dipendenti AI, si noleggia ogni mese, gira sui nostri server collegata ai tuoi account e non modifica nulla nella tua contabilità.
Qualunque strada tu scelga, fai le stesse domande pratiche. Quanto tempo serve ogni settimana per aggiornare la previsione? Chi lo fa? Cosa succede quando un numero sembra sbagliato: puoi risalire alla fonte con un clic, o devi ricostruire il foglio? Spesso la risposta a queste domande conta più dell'elenco delle funzioni.
Servizi collegati usano lo stesso motore e sono anch'essi offerti e costruiti su misura: suggerimenti di abbinamento dei movimenti bancari alle fatture, e la gestione dei crediti, con solleciti di pagamento pronti in bozza al momento giusto. Il nostro robot per le fatture dei fornitori, che tiene aggiornati i debiti registrando le fatture come bozze, è attivo oggi.
La tua liquidità su otto settimane
Inserisci la tua liquidità di oggi e il denaro che ti aspetti in entrata e in uscita ogni settimana. Il risultato è il tuo saldo alla fine dell'ottava settimana, calcolato solo con i tuoi numeri. Guarda anche le singole settimane: un saldo che chiude sopra zero può comunque scendere sotto zero lungo il percorso.
Lista dei requisiti irrinunciabili
Qualunque cosa tu scelga, una previsione per una piccola impresa dovrebbe soddisfare un breve elenco di requisiti prima che tu ti ci affidi.
Usa questo elenco per giudicare qualunque opzione, dal foglio di calcolo al software più completo sul mercato:
- Legge la tua contabilità reale, non una copia ricopiata a mano da qualcuno.
- Si aggiorna almeno con la stessa frequenza con cui prendi decisioni sulla liquidità.
- Puoi aprire qualunque numero e vedere le fatture attive o passive che lo compongono.
- Le date di pagamento attese riflettono come pagano davvero i clienti, non solo i loro termini.
- Nella previsione ci sono i costi ricorrenti e le voci una tantum, non solo gli importi fatturati.
- Mostra il punto più basso del periodo, non solo il saldo finale.
- Non modifica nulla nella tua contabilità; lavora solo in lettura.
- Puoi esportarla o tenerla nei tuoi fogli se smetti di usare lo strumento.
Tenerla precisa
Una previsione resta precisa solo se i dati dietro sono aggiornati: fatture passive registrate all'arrivo, fatture attive emesse in tempo e pagamenti abbinati con prontezza.
È qui che falliscono quasi tutte le previsioni. Il software va bene; è la contabilità a essere indietro. Le fatture restano in una casella per settimane prima che qualcuno le registri, quindi la previsione mostra più liquidità di quella che c'è. I pagamenti ricevuti non vengono abbinati alle fatture, quindi la previsione aspetta ancora denaro già arrivato. Per questo l'automazione della gestione dei crediti e la registrazione delle fatture passive fanno parte della previsione, non sono lavori separati.
Tieni una breve nota delle differenze più grandi tra previsione e realtà. In qualche mese emergono degli schemi: un cliente che paga sempre in ritardo, un costo sempre sottostimato, una stagione sempre più lenta del previsto. Rimettere dentro questi schemi è ciò che trasforma un software per la previsione di cassa da un grafico a uno strumento di cui ti fidi.
Una semplice routine settimanale tiene onesti i numeri:
- Registra o approva ogni nuova fattura dei fornitori, così i debiti sono completi.
- Emetti ogni fattura di vendita dovuta, così i crediti sono completi.
- Abbina gli incassi e i pagamenti bancari della settimana alle fatture attive e passive.
- Aggiorna le date di pagamento attese per i clienti che sono in ritardo.
- Aggiungi qualunque nuovo costo ricorrente o voce una tantum che sai in arrivo.
- Confronta la previsione della settimana scorsa con ciò che è successo davvero, e annota perché è stata diversa.
Agire su ciò che mostra
Una previsione serve solo quando qualcuno agisce: sollecitando ciò che è scaduto, pianificando i pagamenti e vedendo i buchi abbastanza presto da organizzarsi.
L'azione più comune è sollecitare il denaro già dovuto. I software di gestione del credito e i solleciti di pagamento automatici aiutano, ma il sollecito in sé merita cura. Un messaggio mandato nel momento sbagliato o scritto male può irritare un buon cliente. Il nostro servizio di gestione dei crediti prepara ogni sollecito in bozza, pronto al momento giusto, e lascia a chi conosce il cliente la decisione su quando e come sollecitare.
Le uscite meritano la stessa attenzione delle entrate. Quando la previsione mostra una settimana stretta, il titolare vede quali fatture scadono in quella settimana e decide per tempo quali pagare per prime e quale fornitore chiamare. Quella decisione resta a una persona; nessun robot muove denaro o cambia una data di pagamento.
Le altre azioni dipendono dalla tua situazione: concordare una data di pagamento con un fornitore, spostare un acquisto previsto a una settimana successiva, o parlare con la tua banca o il tuo consulente ben prima di un buco invece che durante. La previsione non prende queste decisioni. Ti mostra, presto e con i tuoi numeri, dove serviranno. Prova il calcolatore di questa pagina con i tuoi numeri per vedere l'andamento delle tue prossime otto settimane.
Domande
Cos'è un software per la previsione di cassa?
Un software che proietta il denaro in entrata e in uscita da un'azienda nelle settimane o nei mesi successivi, usando le fatture aperte, le fatture passive in scadenza e i costi ricorrenti, così gli ammanchi si vedono prima che arrivino.
Posso fare la previsione di cassa in un foglio di calcolo?
Sì. Un foglio di calcolo funziona bene se qualcuno lo aggiorna ogni settimana partendo da dati aggiornati. Il rischio è che invecchi quando gli aggiornamenti si fermano, e che i numeri ricopiati si allontanino dalla contabilità reale.
Con quanto anticipo una piccola impresa dovrebbe prevedere la cassa?
Molte piccole imprese guardano qualche mese avanti settimana per settimana, e più in là mese per mese. L'orizzonte giusto dipende dai tuoi cicli di pagamento; verificalo con il tuo consulente.
Che differenza c'è tra una previsione di cassa e un budget?
Un budget indica quanto prevedi di incassare e spendere in un periodo. Una previsione di cassa mostra quando il denaro arriverà e uscirà davvero, settimana per settimana, ed è questo che decide se riesci a pagare le fatture in tempo.
I solleciti di pagamento automatici aiutano la liquidità?
Possono aiutare a farsi pagare in tempo, purché siano precisi e mandati al momento giusto. Prepararli perché li approvi tu all'inizio protegge i buoni rapporti con i clienti ed evita di sollecitare fatture già pagate.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Scrivi a [email protected] indicando come prevedi oggi la tua liquidità e le ore che ti richiede ogni mese: ti diremo con chiarezza se una vista costruita sulla tua contabilità fa al caso tuo.
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