Automatización de facturas: del pedido a la factura sin teclear

Qué abarca la automatización de facturas

La automatización de facturas abarca todo el recorrido desde una venta cerrada hasta una factura terminada que espera a que alguien la envíe.

Hecho a mano, ese recorrido tiene más pasos de lo que parece. Alguien abre la última factura del cliente, la copia, cambia la fecha y las líneas, busca el precio, comprueba el texto fiscal, guarda un PDF con un nombre razonable, vuelve a teclear la misma factura en el sistema de contabilidad, adjunta el PDF, escribe un correo y adjunta el PDF por segunda vez. Cada paso es pequeño. Juntos llevan un tiempo real, y cada dato que se vuelve a teclear es otra oportunidad de equivocarse.

La automatización de facturas elimina el volver a teclear. Los datos se introducen una sola vez, en un solo sitio, y todo lo demás se construye a partir de ellos. Mucha gente busca automatización de facturas con IA, pero la mayor parte del trabajo son reglas sencillas aplicadas igual cada vez. La IA ayuda sobre todo en los extremos; por ejemplo, leyendo sus facturas antiguas al principio para crear las listas con las que trabaja el sistema.

También verá hablar de automatizar las cuentas por cobrar, es decir, el dinero que le deben sus clientes, y la factura es donde eso empieza. La tabla compara el proceso automatizado con el manual, paso a paso.

La memoria de clientes y productos

El corazón de la automatización de facturas es una hoja que recuerda a sus clientes y sus productos, de modo que una factura se arma eligiendo en lugar de teclear.

Cada cliente se introduce una vez, con todo lo que necesita una factura. Cada producto o servicio se introduce una vez, con su descripción, su unidad y su último precio. Cuando se empieza una factura nueva, una persona elige el cliente y las líneas y rellena cantidades y fechas; el resto sale de la memoria.

Antes de construir nada, una comprobación previa busca huecos. Un cliente sin número de identificación fiscal, una línea sin precio o una dirección de facturación que falta detienen la factura en la hoja, donde es fácil corregirlo, y no ante el cliente, donde resulta embarazoso.

¿De dónde sale esa memoria? Al principio puede construirse a partir de sus facturas anteriores: se leen y se convierten en datos ordenados que llenan la lista de clientes y la de productos, y una persona revisa el resultado antes de que nada dependa de él. Después, las listas crecen a medida que usted añade clientes y productos, y un precio que se cambia una vez queda cambiado para todas las facturas siguientes.

La memoria de clientes suele guardar:

• La razón social y la dirección de facturación, exactamente como deben aparecer.
• El número de identificación fiscal, cuando la venta lo requiere.
• Las condiciones de pago y la moneda en la que factura.
• La dirección de correo a la que van las facturas, que a menudo no es la de la persona con la que usted trata.
• El tipo de venta, por ejemplo nacional o de exportación, que determina el texto fiscal.

El texto fiscal, aplicado al crear la factura

El texto fiscal de cada factura lo fijan reglas escritas en el momento de crearla, así que nunca depende de que alguien recuerde la frase correcta.

Muchas empresas venden a compradores de distinto tipo: clientes locales, clientes en el extranjero y empresas que liquidan ellas mismas el impuesto. Cada caso puede necesitar un tipo impositivo distinto y una mención distinta. Equivocarse es fácil, y suele descubrirse tarde, cuando el asesor revisa el trimestre y pide rectificaciones.

Las reglas las da su asesor fiscal o su contador, no nosotros ni el robot. Las escribimos en el sistema exactamente como él las indica: qué caso se aplica y cuándo, qué tipo y qué mención. Cuando un cliente de la hoja encaja en un caso, se aplica esa mención. Cuando no encaja en ninguno, la factura se detiene y decide una persona.

Esto no es asesoramiento fiscal, y el robot no decide su situación fiscal. Si las reglas cambian, su asesor se lo comunica y las reglas del sistema se actualizan en consecuencia. Consulte con su asesor antes de dar por buena cualquier mención.

PDF, archivo y el borrador contable

Cuando una fila se marca como lista y se confirma, el robot genera el PDF, lo archiva y crea una factura en borrador en su sistema de contabilidad con el PDF adjunto y un correo en borrador al lado.

Como la plantilla, el nombre del archivo y la carpeta son siempre los mismos, cualquiera puede encontrar una factura en segundos, meses después. El contable ve en el sistema de contabilidad el mismo borrador que el cliente verá en el correo, con el mismo PDF adjunto a ambos, así que de cada factura solo existe una versión.

El recorrido es igual para todas las facturas, y de eso se trata. Esto es lo que ocurre con una fila de la hoja.

1. Una persona rellena la fila de la factura: el cliente, las líneas, las cantidades y las fechas.
2. La comprobación previa confirma que no falta nada de lo que la factura necesita.
3. La persona marca la fila una vez para indicar que está lista, y otra vez para confirmar.
4. El robot genera el PDF con su propia plantilla de factura y lo nombra siempre de la misma forma.
5. Archiva el PDF en la carpeta del cliente.
6. Crea una factura en borrador en su sistema de contabilidad con el PDF adjunto.
7. Prepara un correo en borrador a la dirección de facturación del cliente con el PDF adjunto, y anota cada acción en el registro de auditoría.

La revisión humana antes de enviar

Nada lo envía un robot: una persona abre los borradores, los revisa y envía la factura.

Mucho software de facturación automática ofrece enviar las facturas por correo en cuanto se crean. Nosotros seguimos otro criterio. La factura sigue en borrador en el sistema de contabilidad y el correo sigue en borrador en el buzón hasta que una persona aprueba ambos. La revisión es rápida, porque la factura se construyó con datos ya comprobados, pero sigue siendo una decisión de una persona.

¿Por qué mantener a una persona en el proceso si los datos ya están comprobados? Porque una factura es una declaración que su empresa hace ante un cliente. Un precio acordado ayer por teléfono, un descuento prometido en una reunión o una entrega que aún no se ha hecho son cosas que solo sabe una persona, y la revisión es el momento en que salen a la luz.

Una buena revisión echa un vistazo a cinco cosas: el cliente y la dirección de facturación, las líneas y los precios frente a lo acordado, el texto fiscal de esta venta, el propio PDF, y el texto del correo y su destinatario.

Si algo está mal, se corrige en el origen, en la hoja, y la factura se vuelve a construir. Así la memoria queda correcta para la próxima factura, en lugar de parchear un único documento. Cada acción queda anotada en un registro de auditoría, y un interruptor de parada detiene el robot con una sola orden.

Empezar con su propia plantilla de factura

Para automatizar la facturación, parta de la factura que ya envía: su plantilla, su lista de clientes y las reglas fiscales de su asesor.

Reúna unas cuantas facturas recientes que muestren los distintos tipos de venta que hace, su plantilla actual y las reglas fiscales que aplica su asesor. Con eso basta para describir el trabajo. Después, use la calculadora de esta página para contar cuántas facturas emite al mes y cuánto tarda cada una a mano. Esa cifra, en horas, es la única medida con la que trabajamos.

La facturación de ventas construida de esta forma está funcionando hoy para un cliente. Nuestros robots de facturación se alquilan por meses: nosotros los construimos, los hacemos funcionar en nuestros servidores y nos ocupamos de ellos, y trabajan sobre su propia hoja, sus carpetas, su buzón y su sistema de contabilidad. El precio es una cifra mensual por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto.

Igual de importante es saber lo que la automatización de facturas, tal como la gestionamos, no hace:

• No envía facturas ni correos. Eso lo hace una persona.
• No reclama cobros. Los recordatorios de pago en borrador se ofrecen y se construyen a medida; no están funcionando hoy.
• No presenta facturas en plataformas públicas de facturación electrónica. Si su país exige una, eso no está cubierto.
• No decide el tratamiento fiscal. Las reglas las da su asesor.

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