Fatturazione automatica significa che la fattura viene costruita con dati che hai già, in un foglio che ricorda clienti, prodotti e dicitura IVA; poi viene generato il PDF, viene archiviato e la fattura viene creata in bozza nel tuo sistema contabile, con accanto un'email in bozza. Una persona controlla la bozza e la invia.
Cosa copre la fatturazione automatica
La fatturazione automatica copre tutto il percorso che va da una vendita concordata a una fattura finita, in attesa che qualcuno la invii.
Fatto a mano, quel percorso ha più passaggi di quanto sembri. Qualcuno apre l'ultima fattura del cliente, la copia, cambia la data e le righe, cerca il prezzo, controlla la dicitura IVA, salva un PDF con un nome sensato, ricopia la stessa fattura nel sistema contabile, allega il PDF, scrive un'email e allega il PDF una seconda volta. Ogni passaggio è piccolo. Messi insieme richiedono tempo vero, e ogni campo ricopiato è un'altra occasione di errore.
La fatturazione automatica elimina la ricopiatura. I dati si inseriscono una volta sola, in un solo posto, e tutto il resto viene costruito a partire da lì. Molti cercano la fatturazione automatica con l'AI, ma gran parte del lavoro è fatta di regole semplici applicate sempre nello stesso modo. L'AI aiuta soprattutto ai margini, per esempio leggendo all'inizio le tue vecchie fatture per costruire gli elenchi su cui lavora il sistema.
Troverai anche l'espressione automazione del ciclo attivo. Il ciclo attivo è il percorso dei soldi che i clienti ti devono, e la fattura è il punto in cui comincia. La tabella confronta, passaggio per passaggio, il processo di fatturazione automatica con quello manuale.
| Passaggio | A mano | Automatizzato |
|---|---|---|
| Dati del cliente | Copiati dall'ultima fattura | Scelti dall'elenco clienti nel foglio |
| Righe e prezzi | Battuti o incollati | Scelti dall'elenco prodotti, con l'ultimo prezzo a portata di mano |
| Dicitura IVA | Ricordata o cercata | Applicata da regole quando la fattura viene creata |
| Salvato e nominato a mano | Generato dal tuo modello, nominato sempre allo stesso modo | |
| Archiviazione | Trascinato in una cartella, quando qualcuno se ne ricorda | Archiviato nella cartella del cliente |
| Registrazione contabile | Ricopiata una seconda volta | Creata in bozza con il PDF allegato |
| Scritta e allegata a mano | Preparata in bozza accanto alla fattura, pronta da controllare e inviare |
La memoria di clienti e prodotti
Il cuore della fatturazione automatica è un foglio che ricorda i tuoi clienti e i tuoi prodotti, così una fattura si compone scegliendo invece che battendo.
Ogni cliente viene inserito una volta sola, con tutto ciò che serve a una fattura. Ogni prodotto o servizio viene inserito una volta sola, con la descrizione, l'unità di misura e l'ultimo prezzo. Quando si inizia una nuova fattura, una persona sceglie il cliente e le righe e compila quantità e date; il resto arriva dalla memoria.
Prima che venga costruito qualunque cosa, un controllo di completezza cerca i vuoti. Un cliente senza partita IVA, una riga senza prezzo o un indirizzo di fatturazione mancante fermano la fattura nel foglio, dove è facile correggere, invece che dal cliente, dove è imbarazzante.
Da dove arriva la memoria? All'inizio può essere costruita dalle tue fatture passate: vengono lette e trasformate in dati strutturati che riempiono l'elenco clienti e l'elenco prodotti, e una persona controlla il risultato prima che qualcosa ci faccia affidamento. Dopo, gli elenchi crescono man mano che aggiungi clienti e prodotti, e un prezzo cambiato una volta resta cambiato per tutte le fatture successive.
La memoria dei clienti di solito contiene:
- La ragione sociale e l'indirizzo di fatturazione, esattamente come devono comparire.
- La partita IVA o il codice fiscale, quando la vendita lo richiede.
- I termini di pagamento e la valuta in cui fatturi.
- L'indirizzo email a cui vanno le fatture, che spesso non è quello della persona con cui tratti.
- Il tipo di vendita, per esempio nazionale o all'estero, che decide la dicitura IVA.
La dicitura IVA applicata alla creazione
La dicitura IVA di ogni fattura viene stabilita da regole scritte nel momento in cui la fattura viene creata, così non dipende mai da qualcuno che si ricordi la frase giusta.
Molte aziende vendono a tipi diversi di acquirente: clienti in Italia, clienti all'estero e imprese che assolvono l'imposta in proprio, come nell'inversione contabile. Ogni caso può richiedere un'aliquota diversa e una dicitura diversa. Sbagliare è facile, e di solito ce ne si accorge tardi, quando il commercialista rivede il trimestre e chiede delle correzioni.
Le regole vengono dal tuo commercialista, non da noi e non dal robot. Le scriviamo nel sistema esattamente come te le dà il tuo commercialista: quale caso vale quando, quale aliquota, quale dicitura. Quando un cliente nel foglio corrisponde a un caso, viene applicata quella dicitura. Quando non corrisponde a nessuno, la fattura si ferma e decide una persona.
Questa non è una consulenza fiscale, e il robot non decide la tua posizione fiscale. Se le regole cambiano, te lo dice il tuo consulente e le regole nel sistema vengono aggiornate di conseguenza. Verifica con il tuo consulente prima di fare affidamento su qualunque dicitura.
Le tue ore sulla fatturazione
Inserisci i tuoi numeri. Il risultato è il tempo che il tuo personale dedica oggi a preparare le fatture, secondo il tuo conteggio; non è una promessa di ciò che l'automazione cambierebbe.
PDF, archiviazione e bozza contabile
Quando una riga è segnata come pronta e confermata, il robot genera il PDF, lo archivia e crea una fattura in bozza nel tuo sistema contabile con il PDF allegato e un'email in bozza accanto.
Siccome il modello, il nome del file e la cartella sono fissi, chiunque può ritrovare una fattura in pochi secondi, anche mesi dopo. Il commercialista vede nel sistema contabile la stessa bozza che il cliente vedrà nell'email, con lo stesso PDF allegato a entrambe, così di ogni fattura esiste sempre una sola versione.
Il percorso è lo stesso per ogni fattura, ed è proprio questo il punto. Ecco cosa succede a una riga del foglio.
- Una persona compila la riga della fattura: il cliente, le righe, le quantità e le date.
- Il controllo di completezza conferma che non manca nulla di ciò che serve alla fattura.
- La persona spunta la riga una volta per segnarla come pronta, e una seconda volta per confermare.
- Il robot genera il PDF dal tuo modello di fattura e lo nomina sempre allo stesso modo.
- Archivia il PDF nella cartella del cliente.
- Crea una fattura in bozza nel tuo sistema contabile con il PDF allegato.
- Prepara un'email in bozza all'indirizzo di fatturazione del cliente con il PDF allegato, e scrive ogni azione nel registro di controllo.
Il controllo umano prima dell'invio
Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla: una persona apre le bozze, le controlla e invia la fattura.
Molti software di fatturazione automatica propongono di spedire le fatture per email appena vengono create. Noi seguiamo un'altra strada. La fattura resta in bozza nel sistema contabile e l'email resta in bozza nella casella finché una persona non le approva entrambe. Il controllo è rapido, perché la fattura è stata costruita con dati già verificati, ma resta una decisione di una persona.
Perché tenere una persona nel giro se i dati sono già verificati? Perché una fattura è una dichiarazione che la tua azienda fa a un cliente. Un prezzo concordato ieri al telefono, uno sconto promesso in una riunione o una consegna che non è ancora avvenuta sono cose che sa solo una persona, ed è nel controllo che vengono fuori.
Un buon controllo è un'occhiata a cinque cose: il cliente e l'indirizzo di fatturazione, le righe e i prezzi rispetto a quanto concordato, la dicitura IVA per questa vendita, il PDF stesso, e il testo e il destinatario dell'email.
Se qualcosa non va, si corregge alla fonte, nel foglio, e la fattura viene ricostruita. Così la memoria resta corretta per la fattura successiva, invece di rattoppare un singolo documento. Ogni azione viene scritta in un registro di controllo, e un interruttore di emergenza ferma il robot con un solo comando.
Partire dal tuo modello di fattura
Per automatizzare la fatturazione, parti dalla fattura che mandi già: il tuo modello, il tuo elenco clienti e le regole IVA del tuo commercialista.
Raccogli qualche fattura recente che mostri i diversi tipi di vendita che fai, il tuo modello attuale e le regole IVA che applica il tuo commercialista. Basta questo per descrivere il lavoro. Poi usa il calcolatore di questa pagina per contare quante fatture emetti in un mese e quanto tempo richiede ognuna a mano. Quel numero, in ore, è l'unica misura con cui lavoriamo.
La fatturazione attiva costruita in questo modo è attiva oggi per un cliente. I nostri robot di fatturazione si noleggiano ogni mese: li costruiamo, li facciamo girare sui nostri server e ce ne occupiamo noi, e lavorano sul tuo foglio, sulle tue cartelle, sulla tua casella di posta e sul tuo sistema contabile. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo.
È altrettanto importante sapere cosa non fa la fatturazione automatica, così come la gestiamo noi:
- Non invia fatture né email. Lo fa una persona.
- Non sollecita i pagamenti. I solleciti di pagamento in bozza sono offerti e costruiti su misura, non attivi oggi.
- Non trasmette le fatture al Sistema di Interscambio né ad altre piattaforme pubbliche di fatturazione elettronica. Dove il tuo paese lo richiede, questo non è coperto.
- Non decide il trattamento IVA. Le regole vengono dal tuo commercialista.
Domande
Come si automatizza la fatturazione?
Tieni clienti e prodotti in un solo posto, metti per iscritto le regole IVA che ti dà il tuo commercialista e fai costruire ogni fattura a partire da quei dati: PDF generato e archiviato, una bozza nel sistema contabile e un'email in bozza. Una persona controlla e invia.
Come funziona il processo di fatturazione automatica?
Una persona compila una riga con il cliente e le righe della fattura, un controllo di completezza conferma che non manca nulla, due conferme avviano la costruzione, e il robot genera il PDF, lo archivia e prepara la bozza contabile e l'email in bozza.
L'AI può creare le fatture al posto mio?
L'AI può aiutare a costruire gli elenchi da cui attinge una fattura, per esempio leggendo le tue fatture passate. La fattura vera e propria è meglio costruirla con regole fisse a partire da dati verificati, così ognuna segue la stessa dicitura, e una persona la approva.
La fatturazione automatica invia le fatture ai clienti?
La nostra no. La fattura resta in bozza nel sistema contabile e l'email resta in bozza nella casella finché una persona non le controlla e le invia. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla.
Funziona con la fatturazione elettronica e lo SdI?
No. La trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio o a un'altra piattaforma pubblica di fatturazione elettronica non è coperta da ciò che facciamo girare oggi. Chiedi al tuo consulente quali regole valgono per la tua attività.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando quante fatture emetti ogni mese e quanto tempo richiede ognuna: ti diremo con chiarezza se la fatturazione automatica fa al caso tuo.
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