Automatización de recursos humanos: quítese el papeleo de encima

¿Qué se puede automatizar en recursos humanos?

La automatización de recursos humanos es para el papeleo repetido alrededor de las personas, no para las decisiones sobre ellas. Si la tarea es copiar, archivar, perseguir o recordar, un robot puede hacerla. Esa es la automatización de flujos de trabajo de RR. HH. que más ayuda a un equipo pequeño.

Imagine un pequeño hotel que contrata a un cocinero de temporada. Alguien copia el nombre y la fecha de inicio en un contrato, busca los formularios, los envía por correo, espera, insiste y archiva lo que vuelve. Se va una tarde y al mes siguiente se repite.

Eso es la automatización de procesos de RRHH en su versión más útil: las partes aburridas y repetibles. No necesita un gran sistema de personal. Trabaja con el correo, las carpetas y las hojas que ya tiene.

Casi todo proyecto de automatización de RR. HH. empieza con la misma lista corta:

• Rellenar un borrador de contrato desde su plantilla.
• Reunir formularios y políticas en un paquete de bienvenida.
• Enviar documentos a firmar y perseguir los que no vuelven.
• Archivar cada copia firmada en la carpeta del empleado.
• Llevar una lista de quién devolvió qué.
• Avisarle cuando un permiso o certificado está por caducar.

¿Qué es un paquete de bienvenida?

Un paquete de bienvenida es todo lo que una persona nueva necesita el primer día, preparado con sus propias plantillas: borrador de contrato, formularios, políticas y una lista para la primera semana.

Digamos que una panadería contrata a una panadera. El paquete trae el contrato con su nombre y fecha de inicio ya puestos, el formulario de seguridad alimentaria, el de datos bancarios y una lista para su primera semana. El encargado lo lee, corrige lo que haga falta y lo envía.

Digamos que el encargado quiere cambiar una cláusula para un puesto a tiempo parcial. La cambia una vez en la plantilla y todos los paquetes siguientes llevan el cambio.

Es la automatización del onboarding de empleados en su forma más simple. Nadie reescribe un nombre diez veces. Nada sale de la casa hasta que usted lo ha leído.

Preparar estos paquetes se hace a medida. Todavía no funciona para ningún cliente. La firma y el archivo que vienen después son distintos, como verá en la siguiente sección.

¿Cómo funcionan la firma en línea y el archivo?

Cada documento se convierte en una página privada con su propio enlace. La persona nueva firma con una firma dibujada, un nombre escrito y una casilla de consentimiento. Un certificado anota quién firmó, cuándo y qué documento exacto.

Esta parte funciona hoy. Construimos nosotros la página de firma, así que no hay un servicio ajeno de por medio. Cuando la persona firma, la copia firmada va a su carpeta junto al certificado.

Piense en una pequeña asesoría con un junior nuevo. El primer día abre un enlace en el móvil y firma el contrato, el acuerdo de confidencialidad y el de datos. Para la hora de comer, hay tres copias firmadas archivadas a su nombre.

Que una firma baste para un documento concreto depende de su país y del documento. Consúltelo con su asesor. Nosotros construimos el camino; el consejo legal es de ellos.

A quien se incorpora también le llega un recordatorio si no ha firmado. Usted no se pasa el jueves persiguiendo.

En la incorporación de nuevos empleados, la ventaja es simple: menos correos, menos formularios perdidos y un expediente que encuentra en un minuto.

¿Cómo funcionan los avisos de caducidad?

Un registro reúne cada fecha que importa y usted recibe un aviso antes de cada una. Permisos de trabajo, carnés de conducir, certificados de manipulación de alimentos, fin de período de prueba, fin de contrato.

Un constructor con una docena de obreros tiene una docena de juegos de fechas. Hoy viven en una libreta, un calendario y la cabeza de una persona. Cuando caduca un certificado, la obra puede parar un día. Un registro con aviso cuatro semanas antes lo convierte en una llamada rápida.

Prepararlo se hace a medida. Todavía no funciona para ningún cliente.

Digamos que un restaurante guarda los certificados de manipulación de alimentos de cada cocinero. Uno caduca en marzo. El aviso llega al encargado en febrero, con el enlace al certificado viejo y una nota de quién debe renovarlo.

Algo que sí hacemos ya: cuando se va una persona clave, un robot puede leer su historial de correo solo para consulta y anotar qué hacía de verdad el puesto, qué sigue abierto, los plazos y un plan de traspaso, antes del último día. Eso funciona hoy.

¿Qué no se debe automatizar?

Deje las decisiones sobre personas a las personas: a quién contratar, cuánto pagar, cómo va alguien y qué decir en una conversación difícil.

Un robot puede decirle que un período de prueba acaba el viernes. No puede decirle si esa persona debería quedarse. Describe el trabajo; no juzga a la persona.

Lo mismo pasa con el período de prueba. Un robot puede listar quién se acerca al final. Lo que usted decida sobre esa persona es cosa suya.

Tampoco hacemos nóminas ni damos consejo legal. Las plantillas vienen de usted y de su asesor, y cada documento es suyo.

Nuestra regla es simple: cada paso empieza con su aprobación y después usted decide cuándo pasa a automático. Una orden detiene cualquier robot.

¿Por dónde es más fácil empezar?

Empiece por su próxima incorporación. Un juego de plantillas, un camino de firma y una estructura de carpetas. Añada los avisos de caducidad cuando los expedientes estén en orden.

No hace falta ordenar todo el archivo primero. La próxima persona que entre por la puerta usa el camino nuevo. El personal actual se suma cuando llegue su próxima fecha.

Si contrata solo a unas pocas personas al año, empiece aún más pequeño: solo la firma y el archivo.

Un buen primer mes: elija un puesto, prepare un paquete, envíelo a firmar y compruebe que las copias llegan donde deben. Después añada los avisos.

Nuestros empleados de IA se alquilan por mes y trabajan con su propio correo, carpetas y hojas. Los expedientes de su gente se quedan en sus cuentas. Si usted se da de baja, el flujo de trabajo se detiene y cada documento sigue donde se archivó.

Marque la lista de abajo para ver cuánto hace todavía a mano.

Preguntas