Automazione HR: togliti di dosso le pratiche

Cosa si può automatizzare nelle risorse umane?

L'automazione HR serve per le pratiche ripetute intorno alle persone, non per le decisioni sulle persone. Se il compito è copiare, archiviare, sollecitare o ricordare, può farlo un robot.

Pensa a un piccolo hotel che assume un cuoco stagionale. Qualcuno copia nome e data di inizio in un contratto, cerca i moduli, li manda per mail, aspetta, sollecita e archivia ciò che torna. Ci va un pomeriggio, e si ripete il mese dopo.

Questa è l'automazione processi HR al suo meglio: le parti noiose e ripetibili. Non serve un grande sistema del personale. Lavora con la posta, le cartelle e i fogli che hai già.

Quasi ogni progetto di automazione risorse umane parte dalla stessa breve lista:

• Compilare una bozza di contratto dal tuo modello.
• Mettere moduli e regolamenti in un pacchetto di benvenuto.
• Mandare i documenti da firmare e sollecitare quelli non tornati.
• Archiviare ogni copia firmata nella cartella del dipendente.
• Tenere un elenco di chi ha restituito cosa.
• Avvisarti quando un permesso o un attestato sta per scadere.

Cos'è un pacchetto di benvenuto?

Un pacchetto di benvenuto è tutto ciò che serve a una persona nuova il primo giorno, preparato dai tuoi modelli: bozza di contratto, moduli, regolamenti e una lista per la prima settimana.

Diciamo che un panificio prende una nuova panettiera. Il pacchetto contiene il contratto con nome e data di inizio già inseriti, il modulo sulla sicurezza alimentare, quello per le coordinate bancarie e una lista per la prima settimana. Il responsabile lo legge, corregge ciò che serve e lo manda.

Diciamo che il responsabile vuole cambiare una clausola per un ruolo part-time. La cambia una volta nel modello e tutti i pacchetti successivi portano la modifica.

È l'onboarding dipendenti nella sua forma più semplice. Nessuno riscrive dieci volte un nome. Niente esce dall'azienda finché non l'hai letto.

Preparare questi pacchetti si fa su misura. Per ora non gira per nessun cliente. La firma e l'archivio che seguono sono un'altra cosa, come vedrai nella sezione dopo.

Come funzionano la firma online e l'archivio?

Ogni documento diventa una pagina privata con il suo link. Il nuovo arrivato firma con una firma disegnata, un nome scritto e una spunta di consenso. Un certificato riporta chi ha firmato, quando e quale documento esatto.

Questa parte funziona oggi. La pagina di firma l'abbiamo costruita noi, quindi non c'è un servizio esterno di mezzo. Quando la persona firma, la copia firmata va nella sua cartella accanto al certificato.

Pensa a un piccolo studio di consulenza con un nuovo collaboratore. Il primo giorno apre un link sul telefono e firma contratto, riservatezza e modulo dati. A pranzo ci sono tre copie firmate archiviate a suo nome.

Se una firma basti per un certo documento dipende dal tuo paese e dal documento. Chiedilo al tuo consulente. Noi costruiamo il percorso; il parere legale è il suo.

Anche chi arriva riceve un promemoria se non ha firmato. Non passi il giovedì a rincorrere.

Per l'onboarding nuovi assunti il vantaggio è semplice: meno mail, meno moduli persi e un fascicolo che trovi in un minuto.

Come funzionano i promemoria di scadenza?

Un registro raccoglie ogni data che conta e ricevi un promemoria prima di ognuna. Permessi di lavoro, patenti, attestati HACCP, fine del periodo di prova, fine del contratto.

Un imprenditore edile con una dozzina di operai ha una dozzina di serie di date. Oggi stanno in un taccuino, in un calendario e nella testa di una persona. Quando scade un attestato, il cantiere può fermarsi un giorno. Un registro con avviso quattro settimane prima lo trasforma in una telefonata veloce.

Impostarlo si fa su misura. Per ora non gira per nessun cliente.

Diciamo che un ristorante conserva gli attestati HACCP di ogni cuoco. Uno scade a marzo. Il promemoria arriva al responsabile a febbraio, con il link al vecchio attestato e una nota su chi deve rinnovarlo.

Una cosa la facciamo già: quando una persona chiave se ne va, un robot può leggere lo storico della sua posta in sola lettura e annotare cosa faceva davvero il ruolo, cosa è ancora aperto, le scadenze e un piano di passaggio, prima dell'ultimo giorno. Questo funziona oggi.

Cosa non va automatizzato?

Lascia le decisioni sulle persone alle persone: chi assumere, quanto pagare, come sta andando qualcuno e cosa dire in una conversazione difficile.

Un robot può dirti che il periodo di prova finisce venerdì. Non può dirti se quella persona dovrebbe restare. Descrive il lavoro; non giudica la persona.

Lo stesso vale per il periodo di prova. Un robot può elencare chi si avvicina alla fine. Quello che decidi su quella persona è affar tuo.

Non facciamo nemmeno buste paga né consulenza legale. I modelli arrivano da te e dal tuo consulente, e ogni documento è tuo.

La nostra regola è semplice: ogni passaggio parte con la tua approvazione, poi scegli tu quando diventa automatico. Un comando ferma qualsiasi robot.

Da dove è più facile partire?

Parti dalla tua prossima assunzione. Un set di modelli, un percorso di firma e una struttura di cartelle. Aggiungi i promemoria di scadenza quando i fascicoli sono in ordine.

Non serve prima riordinare tutto l'archivio. La prossima persona che entra usa il percorso nuovo. Chi c'è già si aggiunge quando arriva la sua prossima data.

Se assumi solo poche persone all'anno, parti ancora più piccolo: solo firma e archivio.

Un buon primo mese: scegli un ruolo, prepara un pacchetto, mandalo in firma e controlla che le copie finiscano dove devono. Poi aggiungi i promemoria.

I nostri dipendenti AI si noleggiano a mese e lavorano con la tua posta, le tue cartelle e i tuoi fogli. I fascicoli del personale restano nei tuoi account. Se smetti, il flusso si ferma e ogni documento resta dove è stato archiviato. Una buona gestione documentale del personale parte da qui.

Spunta la lista qui sotto per vedere quanto fai ancora a mano.

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