El software de automatización documental crea documentos, como contratos, facturas y cartas, a partir de plantillas y datos; el procesamiento de documentos lee los documentos que llegan y extrae sus datos. Muchas empresas necesitan ambos: uno para producir el papeleo y otro para dejar de volver a teclear lo que entra.
Dos trabajos distintos
El software de automatización documental y el procesamiento de documentos hacen trabajos opuestos: el primero escribe documentos a partir de sus datos y el segundo extrae datos de los documentos que otros le envían.
Los nombres se prestan a confusión porque los dos tratan con documentos y los dos ahorran tecleo. Pero empiezan por extremos distintos. La generación parte de datos que usted ya tiene, como un cliente, un producto y un precio, y produce un documento terminado. El procesamiento parte de un documento que ha hecho otra persona, como una factura de proveedor, y lo convierte en datos dentro de sus sistemas.
La mayoría de las empresas tiene los dos problemas. Producen una y otra vez los mismos tipos de documentos, y reciben un flujo constante de documentos que alguien vuelve a teclear. Saber cuál de los dos problemas cuesta más horas le dice por dónde empezar.
Los resultados de búsqueda difuminan aún más la línea. Muchos productos que se venden como software de automatización documental son generadores de contratos y cartas a partir de plantillas; otros, bajo el mismo título, son lectores de facturas. Antes de comparar ninguno, anote en qué dirección viajan sus documentos, hacia fuera de la empresa o hacia dentro, porque eso decide qué tipo de herramienta puede ayudarle.
La tabla pone los dos uno al lado del otro.
| Pregunta | Generación de documentos | Procesamiento de documentos |
|---|---|---|
| Parte de | Sus propios datos: una fila de una hoja de cálculo, un registro, un formulario | Un documento que alguien le envía |
| Termina en | Un documento terminado: factura, pedido, contrato, carta | Datos en sus sistemas, con el documento adjunto |
| Riesgo principal | Una plantilla o unos datos equivocados copiados muchas veces | Una cifra mal leída o un documento asociado al registro equivocado |
| Control clave | Una persona revisa el borrador antes de enviarlo | Las cifras deben cuadrar; los documentos dudosos pasan a una persona |
| Ejemplos típicos | Facturas de venta, órdenes de compra, propuestas | Facturas de proveedores, notas de crédito, tickets |
Generar documentos a partir de plantillas
La generación de documentos rellena una plantilla con sus datos para producir un documento terminado, de modo que el mismo tipo de documento nunca se teclea dos veces desde cero.
El esquema es sencillo: una plantilla contiene las partes fijas, como el diseño, el texto legal y el logotipo, y una fuente contiene las partes variables, como el cliente, las líneas y los precios. Se juntan y se obtiene un documento, generado en PDF y archivado.
La calidad de los documentos generados depende más de la fuente que de la plantilla. Si las direcciones de los clientes, los nombres de los productos y los precios están en una única hoja o un único sistema bien mantenidos, cada documento construido a partir de ellos hereda esa precisión. Si están en copias antiguas de documentos anteriores, el software de automatización documental reproducirá los errores que contengan esas copias. Limpiar la fuente suele ser el primer trabajo de verdad.
Varios de nuestros empleados de IA generan documentos, y tres están funcionando hoy. La facturación de ventas prepara cada factura a partir de una hoja que recuerda clientes y productos, aplica la mención fiscal al crearla, genera y archiva el PDF y deja una factura en borrador en el sistema de contabilidad con un correo en borrador al lado. Las órdenes de compra se generan a partir de una fila de una hoja de cálculo tras dos confirmaciones. Las propuestas se convierten en páginas web privadas que cada parte firma en línea, con un certificado de firma.
Los paquetes de bienvenida para nuevos empleados, preparados a partir de las propias plantillas del cliente, se ofrecen y se construyen a medida. En todos los casos, el documento es un borrador hasta que una persona lo revisa.
Leer los documentos que llegan
El procesamiento de documentos lee los documentos entrantes, extrae los datos que importan y los introduce en sus sistemas, adjuntando el original.
Los documentos entrantes son más desordenados que los salientes. Llegan con cualquier diseño, como PDF, escaneos y fotos, de remitentes que usted no controla. Un buen sistema de procesamiento usa para cada uno el método fiable más sencillo: una plantilla para los formatos que ya conoce, reconocimiento de texto para los escaneos y la ayuda de un modelo de IA para los formatos desconocidos.
El procesamiento también necesita decidir qué se considera terminado. Para una factura de proveedor, terminado puede significar una factura de compra en borrador con el PDF adjunto y archivado bajo el proveedor. Para un ticket, puede significar un gasto en borrador ordenado por persona y por mes. Acordar ese punto final de antemano mantiene el trabajo medible y los controles sencillos.
Nuestro robot de facturas de proveedores está funcionando hoy. Revisa el buzón y una carpeta de entrega, reconoce facturas y notas de crédito y crea facturas de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto. El archivo de facturas también funciona hoy: archiva por mes las facturas que llegan a los buzones de la empresa. Los tickets de gastos, leídos de fotos y PDF para convertirlos en gastos en borrador, se ofrecen y se construyen a medida. Cada documento sigue el mismo recorrido.
- El documento llega por correo o a una carpeta de entrega.
- Se reconoce su tipo: factura, nota de crédito, ticket u otra cosa.
- Se leen los datos clave: remitente, fecha, número, importes.
- Se comprueban las cifras: el remitente es conocido y los importes cuadran.
- Se crea un asiento en borrador con el documento adjunto, y se archiva el original.
- Lo dudoso pasa a una persona en lugar de adivinarse.
¿Generación, procesamiento o ambos?
Marque cada afirmación que sea cierta en su empresa. Las cuatro primeras apuntan a la generación y las cuatro últimas al procesamiento. Fíjese en qué mitad caen sus marcas, además del total.
Dónde ahorra esfuerzo cada uno
La generación ahorra esfuerzo donde usted produce muchos documentos parecidos; el procesamiento lo ahorra donde recibe muchos documentos que alguien vuelve a teclear.
Las ventajas de la automatización documental se notan de forma distinta en cada lado. Con la generación, la ganancia es tanto de coherencia como de tiempo: el texto correcto, las cifras correctas y los datos correctos del cliente, cada vez, porque salen de una única fuente. Con el procesamiento, la ganancia es que nadie teclea cifras de un PDF en un sistema, y cada original queda adjunto y archivado donde se puede encontrar.
Hay límites en los dos lados, y conviene decirlos con claridad.
- La generación no decide qué debe decir un documento; una persona fija la plantilla y las reglas.
- La generación repite fielmente los errores si la plantilla o los datos están mal, y por eso se revisan los borradores.
- El procesamiento no puede leer lo que no está en la página, como a qué proyecto corresponde un coste, salvo que una regla lo diga.
- El procesamiento nunca debe adivinar; los documentos dudosos pasan a una persona.
- En nuestra configuración, ninguno de los dos envía, contabiliza ni paga nada por su cuenta.
Archivar, nombrar y encontrar
Los dos tipos de automatización valen lo que vale su archivo: cada documento, producido o recibido, debe acabar en una carpeta previsible y con un nombre previsible.
La automatización del flujo documental es la idea más amplia que une las dos: un documento se crea o se recibe, se revisa, se aprueba, se archiva y se registra, y cada paso se hace igual cada vez. El paso de archivar es el que más a menudo se salta cuando se trabaja a mano, y el primero que nota un contable o un auditor.
Un conjunto sencillo de reglas sirve para la mayoría de las empresas. Archive por la otra parte y por mes. Ponga a cada archivo un nombre con la fecha, el tipo y el número. Mantenga el PDF adjunto al asiento en el sistema de contabilidad además de en la carpeta. Anote cada acción en un registro, para que cualquiera pueda ver cuándo llegó un documento, qué se hizo con él y quién lo aprobó.
Los nuestros archivan en sus propias carpetas y llevan los registros en sus propias hojas de cálculo. Nada se traslada a un sistema aparte que el equipo tenga que aprender.
Cómo elegir para su empresa
Elija contando: enumere los documentos que produce y los que recibe, anote cuánto tarda cada uno a mano y empiece donde están las horas.
Muchas herramientas de automatización documental hacen bien un lado y mal el otro, así que tenga claro para qué trabajo está comprando. Una herramienta pensada para contratos a partir de plantillas no leerá facturas de proveedores, y un lector de facturas no redactará sus propuestas.
Al comparar software de automatización documental, haga las mismas preguntas a cada opción: ¿trabaja dentro de sus propias cuentas?, ¿produce borradores que revisa una persona?, ¿se niega a adivinar ante documentos dudosos?, ¿guarda un registro de cada acción? Las respuestas importan más que la longitud de la lista de funciones.
Los nuestros son empleados de IA y no un software que usted instala: cada uno hace un trabajo documental, funciona en nuestros servidores sobre sus propias cuentas y se alquila por meses, con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto. Hoy trabajan con buzones de Google Workspace, Google Drive, Hojas de cálculo de Google y Xero. Si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene y cada documento sigue siendo suyo.
Use la herramienta de esta página para ver hacia qué lado se inclina su empresa. Después, anote el trabajo documental que más horas le lleva y empiece por ahí.
Preguntas
¿Qué es el software de automatización documental?
Un software que crea documentos, como facturas, pedidos, contratos y cartas, rellenando plantillas con sus datos, para no teclearlos desde cero.
¿Qué diferencia hay entre automatización documental y procesamiento de documentos?
La automatización documental, o generación, escribe documentos a partir de sus datos. El procesamiento de documentos extrae datos de los documentos que usted recibe. Uno produce el papeleo; el otro le evita volver a teclearlo.
¿Qué ventajas tiene la automatización documental?
Menos tecleo, textos y datos coherentes, y cada documento archivado donde se puede encontrar. La precisión importa tanto como el tiempo, porque una plantilla aplicada siempre igual evita pequeños errores repetidos.
¿Puede una sola herramienta hacer las dos cosas?
Algunas lo intentan. En nuestra configuración, cada empleado de IA hace un trabajo documental, producir o leer, y varios pueden trabajar en paralelo sobre las mismas cuentas.
¿La automatización documental envía los documentos automáticamente?
La nuestra no. Los documentos se preparan en borrador, y una persona los revisa y los envía. Nada lo envía un robot.
¿Quiere recuperar horas de este trabajo?
Escríbanos a [email protected] con los documentos que produce y recibe cada mes y las horas que le llevan. Le diremos con claridad por qué lado empezar y qué horas recupera.
Díganos qué horas quiere recuperar Servicio relacionado: Documentos y archivo
