Il software di automazione documentale crea documenti, come contratti, fatture e lettere, partendo da modelli e dati; l'elaborazione dei documenti legge i documenti che arrivano e ne estrae i dati. Molte aziende hanno bisogno di entrambi: uno per produrre i documenti, l'altro per smettere di ribattere ciò che arriva.
Due lavori diversi
Il software di automazione documentale e l'elaborazione dei documenti fanno lavori opposti: il primo scrive documenti partendo dai tuoi dati, il secondo estrae dati dai documenti che altri ti mandano.
I nomi creano confusione perché entrambi riguardano documenti ed entrambi fanno risparmiare battitura. Ma partono da estremità diverse. La generazione parte da dati che hai già, come un cliente, un prodotto e un prezzo, e produce un documento finito. L'elaborazione parte da un documento fatto da qualcun altro, come la fattura di un fornitore, e lo trasforma in dati nei tuoi sistemi.
La maggior parte delle aziende ha entrambi i problemi. Produce sempre gli stessi tipi di documenti, e riceve un flusso continuo di documenti che qualcuno ribatte. Sapere quale dei due problemi costa più ore ti dice da dove cominciare.
I risultati delle ricerche confondono ancora di più il confine. Molti prodotti venduti come software di automazione documentale servono a costruire modelli di contratti e lettere; altri sotto la stessa etichetta leggono fatture. Prima di confrontarli, scrivi in quale direzione viaggiano i tuoi documenti, verso l'esterno dell'azienda o verso l'interno, perché è questo a decidere quale tipo di strumento può aiutarti davvero.
La tabella mette i due a confronto.
| Domanda | Generazione dei documenti | Elaborazione dei documenti |
|---|---|---|
| Parte da | I tuoi dati: una riga di un foglio, una scheda, un modulo | Un documento che qualcuno ti manda |
| Finisce in | Un documento finito: fattura, ordine, contratto, lettera | Dati nei tuoi sistemi, con il documento allegato |
| Rischio principale | Un modello sbagliato o dati sbagliati copiati molte volte | Una cifra letta male o un documento abbinato alla scheda sbagliata |
| Controllo chiave | Una persona controlla la bozza prima dell'invio | Le cifre devono tornare; i documenti poco chiari passano a una persona |
| Esempi tipici | Fatture di vendita, ordini di acquisto, proposte | Fatture dei fornitori, note di credito, scontrini |
Generare documenti dai modelli
La generazione dei documenti riempie un modello con i tuoi dati per produrre un documento finito, così lo stesso tipo di documento non viene mai battuto da zero due volte.
Lo schema è semplice: un modello contiene le parti fisse, come l'impaginazione, le diciture legali e il logo, e una fonte contiene le parti variabili, come il cliente, le righe e i prezzi. Mettili insieme e hai un documento, generato in PDF e archiviato.
La qualità dei documenti generati dipende più dalla fonte che dal modello. Se indirizzi dei clienti, nomi dei prodotti e prezzi stanno in un unico foglio o sistema tenuto in ordine, ogni documento costruito da lì ne eredita la precisione. Se stanno in vecchie copie di documenti precedenti, il software di automazione documentale riprodurrà qualunque errore quelle copie contengano. Ripulire la fonte è spesso il primo vero lavoro.
Diversi nostri dipendenti AI generano documenti, e tre sono attivi oggi. La fatturazione attiva prepara ogni fattura da un foglio che ricorda clienti e prodotti, applica la dicitura fiscale alla creazione, genera e archivia il PDF e lascia una fattura in bozza nel sistema contabile con accanto un'email in bozza. Gli ordini di acquisto vengono generati da una riga di un foglio dopo due conferme. Le proposte diventano pagine web riservate che ogni parte firma online, con un certificato di firma.
I documenti di benvenuto per i nuovi dipendenti, preparati dai modelli del cliente, sono offerti e costruiti su misura. In ogni caso il documento resta una bozza finché una persona non lo controlla.
Leggere i documenti che arrivano
L'elaborazione dei documenti legge quelli in arrivo, ne estrae i dati che contano e li inserisce nei tuoi sistemi, allegando l'originale.
I documenti in arrivo sono più disordinati di quelli in uscita. Arrivano in ogni impaginazione, come PDF, scansioni e foto, da mittenti che non controlli. Un buon sistema di elaborazione usa per ciascuno il metodo affidabile più economico: un modello per le impaginazioni che conosce, il riconoscimento del testo per le scansioni e l'aiuto di un modello AI per le impaginazioni sconosciute.
L'elaborazione richiede anche di decidere cosa vuol dire finito. Per una fattura del fornitore, finito può voler dire una fattura passiva in bozza con il PDF allegato e archiviato sotto il fornitore. Per uno scontrino, può voler dire una nota spese in bozza ordinata per persona e per mese. Concordare questo punto d'arrivo in anticipo rende il lavoro misurabile e i controlli semplici.
Il nostro robot per le fatture dei fornitori è attivo oggi. Legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito e crea fatture passive in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato. È attiva oggi anche l'archiviazione delle fatture, che archivia per mese le fatture che arrivano nelle caselle aziendali. Gli scontrini delle spese, letti da foto e PDF e trasformati in note spese in bozza, sono offerti e costruiti su misura. Ogni documento segue lo stesso percorso.
- Il documento arriva per email o in una cartella di deposito.
- Viene riconosciuto per tipo: fattura, nota di credito, scontrino o altro.
- Vengono letti i dati chiave: mittente, data, numero, importi.
- Le cifre vengono controllate: il mittente è noto e gli importi tornano.
- Viene creata una registrazione in bozza con il documento allegato, e l'originale viene archiviato.
- Tutto ciò che non è chiaro passa a una persona invece di essere indovinato.
Generazione, elaborazione o entrambe?
Spunta ogni affermazione vera per la tua azienda. Le prime quattro indicano la generazione, le ultime quattro l'elaborazione. Annota in quale metà cadono le tue spunte, oltre al totale.
Dove ciascuno fa risparmiare fatica
La generazione fa risparmiare fatica dove produci molti documenti simili; l'elaborazione la fa risparmiare dove ricevi molti documenti che qualcuno ribatte.
I vantaggi dell'automazione documentale si vedono in modo diverso sui due lati. Con la generazione il guadagno è la coerenza quanto il tempo: le diciture giuste, i numeri giusti e i dati del cliente giusti, ogni volta, perché vengono da un'unica fonte. Con l'elaborazione il guadagno è che nessuno ricopia cifre da un PDF a un sistema, e ogni originale viene allegato e archiviato dove si può ritrovare.
Ci sono limiti su entrambi i lati, e vale la pena dirli chiaramente.
- La generazione non decide cosa deve dire un documento; il modello e le regole li fissa una persona.
- La generazione ripete fedelmente gli errori se il modello o i dati sono sbagliati, ed è per questo che le bozze vengono controllate.
- L'elaborazione non può leggere ciò che non è scritto sulla pagina, come il progetto a cui appartiene un costo, a meno che una regola non lo dica.
- L'elaborazione non deve mai indovinare; i documenti poco chiari passano a una persona.
- Nel nostro modo di lavorare nessuno dei due invia, registra in via definitiva o paga qualcosa da solo.
Archiviare, dare un nome, ritrovare
Entrambi i tipi di automazione valgono quanto la loro archiviazione: ogni documento, prodotto o ricevuto, deve finire in una cartella prevedibile con un nome prevedibile.
L'automazione dei flussi documentali è l'idea più ampia che tiene insieme le due: un documento viene creato o ricevuto, controllato, approvato, archiviato e registrato, con ogni passaggio fatto nello stesso modo ogni volta. L'archiviazione è il passaggio che a mano si salta più spesso, ed è il primo che nota un commercialista o un revisore.
Un semplice insieme di regole funziona per la maggior parte delle aziende. Archivia per cliente o fornitore e per mese. Dai a ogni file un nome fatto di data, tipo e numero. Tieni il PDF allegato alla registrazione nel sistema contabile oltre che nella cartella. Scrivi ogni azione in un registro, così chiunque può vedere quando è arrivato un documento, cosa ne è stato fatto e chi l'ha approvato.
I nostri archiviano nelle tue cartelle e tengono i registri nei tuoi fogli. Niente si sposta in un sistema separato che il tuo team dovrebbe imparare.
Scegliere per la tua azienda
Scegli contando: elenca i documenti che produci e quelli che ricevi, annota quanto tempo richiede ciascuno a mano e comincia dove stanno le ore.
Molti strumenti di automazione documentale fanno bene un lato e male l'altro, quindi sii chiaro su quale lavoro stai cercando. Uno strumento costruito per i contratti da modelli non leggerà le fatture dei fornitori, e un lettore di fatture non scriverà le tue proposte.
Quando confronti software di automazione documentale, fai le stesse domande a ogni opzione: lavora dentro i tuoi account, produce bozze che una persona controlla, si rifiuta di indovinare sui documenti poco chiari e tiene un registro di ogni azione? Le risposte contano più della lunghezza dell'elenco delle funzioni.
I nostri sono dipendenti AI, non software da installare: ognuno svolge un solo lavoro sui documenti, gira sui nostri server collegato ai tuoi account e si noleggia ogni mese, un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Oggi lavorano con caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Se il noleggio si interrompe, si ferma il flusso di lavoro e ogni documento resta tuo.
Usa lo strumento in questa pagina per vedere da quale lato pende la tua azienda. Poi metti per iscritto il lavoro sui documenti che richiede più ore, e comincia da lì.
Domande
Cos'è un software di automazione documentale?
Un software che crea documenti, come fatture, ordini, contratti e lettere, riempiendo modelli con i tuoi dati, così non vanno battuti da zero.
Che differenza c'è tra automazione documentale ed elaborazione dei documenti?
L'automazione documentale, o generazione, scrive documenti partendo dai tuoi dati. L'elaborazione dei documenti estrae dati dai documenti che ricevi. La prima produce i documenti; la seconda ti evita di ribatterli.
Quali sono i vantaggi dell'automazione documentale?
Meno battitura, diciture e dati coerenti, e ogni documento archiviato dove si può ritrovare. La precisione conta quanto il tempo, perché un modello applicato sempre nello stesso modo evita piccoli errori ripetuti.
Un solo strumento può fare entrambe le cose?
Alcuni ci provano. Nel nostro modo di lavorare ogni dipendente AI svolge un solo lavoro sui documenti, produrre oppure leggere, e più dipendenti AI possono lavorare fianco a fianco sugli stessi account.
L'automazione documentale invia i documenti in automatico?
La nostra no. I documenti vengono preparati in bozza, e una persona li controlla e li invia. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando i documenti che produci e ricevi ogni mese e le ore che ti costano: ti diremo con chiarezza da quale lato cominciare.
Dicci quali ore vuoi recuperare Servizio collegato: Documenti e registri
