Ejemplos de automatización de flujos de trabajo: lo que las oficinas delegan

¿Qué hace bueno un ejemplo de automatización de flujos de trabajo?

Estos ejemplos de automatización de flujos de trabajo comparten una forma. Un buen ejemplo tiene algo que se puede señalar al principio, pasos casi iguales cada vez y un resultado que se ve al final.

Piense en una panadera que recibe el mismo pedido de harina cada viernes. El inicio es un correo. Los pasos son los mismos. El resultado es un pedido de compra. Eso es un flujo de trabajo, y uno bueno para automatizar.

Un mal ejemplo es un trabajo sin inicio claro, donde cada caso es distinto, como negociar un gran acuerdo. Eso se queda con una persona.

Esos son los ejemplos de automatización de procesos de negocio que mejor funcionan. Se repiten, dejan rastro y una persona puede comprobar el resultado en segundos.

Abajo, cada ejemplo dice si funciona hoy para un cliente o se hace a medida. Lo decimos con honestidad.

¿Qué flujos de finanzas se pueden automatizar?

Los mejores ejemplos de finanzas son los que dejan rastro en papel: facturas que entran, facturas que salen y el cruce de por medio.

Estos son ejemplos de automatización con IA del lado del dinero de una oficina pequeña.

Digamos que un proveedor manda una factura en PDF. Hoy alguien la teclea a mano en la contabilidad. Con nosotros, un robot la lee, crea un borrador de factura con el PDF adjunto y archiva el PDF bajo el proveedor. Si no puede registrar algo con exactitud, como un reembolso o un proveedor desconocido, se lo pasa a una persona.

Las facturas de venta funcionan al revés. Una hoja recuerda a sus clientes y productos, se aplica el texto fiscal, se genera y archiva el PDF, y quedan listos para revisar un borrador de factura y un borrador de correo.

El cruce con el banco y los recordatorios de pago se hacen a medida. Todavía no funcionan para ningún cliente.

¿Y las ventas y las compras?

Las compras y los presupuestos están llenos de pequeños trabajos repetidos. Un buen ejemplo es el pedido de compra.

Imagine una pequeña fábrica. Un comprador rellena una fila de una hoja: proveedor, artículo, cantidad, precio. Dos confirmaciones después, el robot genera el PDF del pedido, lo archiva y prepara el correo y un mensaje. El comprador no abre ninguna plantilla.

Otro ejemplo es el historial de precios. Un registro de cada producto que ha comprado y vendido, con su precio por unidad, reconstruido desde facturas pasadas y siempre al día. Cuando un cliente pregunta «¿el mismo precio que la última vez?», la respuesta está a una consulta.

Una pequeña tienda en línea podría hacer lo mismo con la reposición. Una fila dice qué hace falta y el pedido queda listo para que el comprador lo lea.

Las respuestas a clientes y el seguimiento de consultas se hacen a medida. Se redacta una respuesta con sus propias respuestas pasadas y usted la lee primero.

¿Cuáles son los ejemplos de correo y administración?

El correo y la administración son donde las horas se escapan sin ruido. Cuatro que encajan con la automatización:

Cada uno de estos quita unos minutos del día de alguien. Súmelos durante un mes y hablamos de días.

• Lista diaria de correo: cada mañana, los correos nuevos y sin responder del día anterior en varios buzones, ordenados por negocio, cada uno con un resumen corto. Funciona hoy.
• Vigilancia de buzones: el correo de un buzón secundario que no forma parte de un hilo conocido se le marca. Funciona hoy.
• Archivo de facturas: las facturas que llegan a sus buzones se archivan por mes en la carpeta de contabilidad. Funciona hoy.
• Actas de reuniones: a partir de una grabación o notas suyas, actas en borrador, acciones con responsables y fechas, y correos de seguimiento en borrador. A medida.

¿Qué flujos de RR. HH. y de alta encajan?

RR. HH. encaja con la automatización en los dos extremos de un empleo: entrar y salir. El papeleo es pesado y los pasos se repiten.

Cuando alguien entra, se prepara un paquete de bienvenida con sus plantillas, se firma en nuestra propia página de firma en línea y se archiva en la carpeta del empleado. La página de firma funciona hoy. El paquete se hace a medida.

Cuando se va una persona clave, un robot de traspaso lee su historial de correo solo para consulta. Anota qué hacía de verdad el puesto, qué sigue abierto, los plazos y un plan de traspaso antes del último día. Eso funciona hoy.

La misma idea sirve para un cliente o proveedor nuevo. Los documentos se piden por correo en borrador, se recogen, se comprueban y se archivan. Eso se hace a medida.

Digamos que un restaurante contrata a un lavaplatos. El paquete se prepara, la firma se recoge en el móvil y el expediente está en la carpeta correcta al terminar el primer turno.

¿Qué no hacen estos ejemplos?

Ninguno de estos ejemplos decide, envía ni paga por su cuenta. Cada uno se detiene en algo que usted puede comprobar.

Es a propósito. Cada paso empieza con su aprobación y después usted decide cuándo pasa a automático. Es el único lugar donde lo decimos en este artículo.

Tampoco hacen juicios. Un robot puede marcar una factura de proveedor que parece rara. Pagarla o no es cosa suya.

Y ninguno es un chatbot en su web. Trabajan sobre su propio correo, carpetas, hojas y cuentas.

¿Cómo convertir un ejemplo en su propio flujo de trabajo?

Elija una tarea de su semana y escríbala como un recorrido: dónde llega, qué pasa, quién revisa. Y cuéntenosla.

Si se pregunta cuál es una herramienta de automatización de flujos de trabajo, la respuesta honesta es: un robot construido alrededor de uno de sus recorridos, que trabaja dentro del software que ya usa. Eso es lo que construimos.

Una buena primera elección es el trabajo que más le gustaría no volver a teclear. Digamos que una empresa familiar mete a mano cada semana las facturas del mismo mayorista. Ese es.

No elija el trabajo más grande. Elija el más pequeño que le moleste. Prueba la idea rápido y después se suma el siguiente.

Marque la lista de abajo pensando en una tarea así.

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