Esempi di automazione dei flussi di lavoro: cosa passano gli uffici veri

Cosa rende buono un esempio di automazione dei flussi di lavoro?

Questi esempi di automazione dei flussi di lavoro hanno la stessa forma. Un buon esempio ha qualcosa da indicare all'inizio, passi quasi uguali ogni volta e un risultato che si vede alla fine.

Pensa a una panettiera che riceve lo stesso ordine di farina ogni venerdì. L'inizio è una mail. I passi sono gli stessi. Il risultato è un ordine di acquisto. Questo è un flusso di lavoro, e buono da automatizzare.

Un cattivo esempio è un lavoro senza inizio chiaro, dove ogni caso è diverso, come trattare un grosso affare. Quello resta a una persona.

Sono gli esempi di automazione dei processi aziendali che funzionano meglio. Si ripetono, lasciano una traccia e una persona può controllare il risultato in pochi secondi.

Qui sotto ogni esempio dice se gira oggi per un cliente o si fa su misura. Lo diciamo con onestà.

Quali flussi di finanza si possono automatizzare?

I migliori esempi di finanza sono quelli che lasciano una traccia di carta: fatture che entrano, fatture che escono e il collegamento in mezzo.

Ecco alcuni esempi di automazione con l'AI dal lato dei soldi di un piccolo ufficio.

Diciamo che un fornitore manda una fattura in PDF. Oggi qualcuno la batte a mano in contabilità. Con noi, un robot la legge, crea una bozza di fattura con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore. Se non riesce a registrare qualcosa con precisione, come un rimborso o un fornitore sconosciuto, lo passa a una persona.

Le fatture di vendita funzionano al contrario. Un foglio ricorda i tuoi clienti e prodotti, si applica la dicitura fiscale, si crea e si archivia il PDF, e restano pronte da rivedere una bozza di fattura e una bozza di mail.

Il collegamento con la banca e i solleciti di pagamento si fanno su misura. Per ora non girano per nessun cliente.

E vendite e acquisti?

Acquisti e preventivi sono pieni di piccoli lavori ripetuti. Un buon esempio è l'ordine di acquisto.

Immagina una piccola fabbrica. Un addetto compila una riga di un foglio: fornitore, articolo, quantità, prezzo. Due conferme dopo, il robot crea il PDF dell'ordine, lo archivia e prepara la mail e un messaggio. L'addetto non apre nessun modello.

Un altro esempio è lo storico dei prezzi. Un registro di ogni prodotto che hai comprato e venduto, con il suo prezzo per unità, ricostruito dalle fatture passate e sempre aggiornato. Quando un cliente chiede «stesso prezzo dell'ultima volta?», la risposta è a una ricerca di distanza.

Un piccolo negozio online potrebbe fare lo stesso per il riassortimento. Una riga dice cosa serve e l'ordine è pronto perché l'addetto lo legga.

Le risposte ai clienti e il seguito delle richieste si fanno su misura. Una risposta viene scritta dalle tue risposte passate e la leggi prima tu.

Quali sono gli esempi di posta e amministrazione?

Posta e amministrazione sono dove le ore spariscono in silenzio. Quattro che si prestano all'automazione:

Ognuno di questi toglie pochi minuti alla giornata di qualcuno. Sommali in un mese e parliamo di giorni.

• Lista quotidiana della posta: ogni mattina, le mail nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle, ordinate per attività, ciascuna con un riassunto breve. Gira oggi.
• Controllo delle caselle: la posta di una casella secondaria che non fa parte di una conversazione nota viene segnalata a te. Gira oggi.
• Archivio delle fatture: le fatture che arrivano nelle tue caselle vengono archiviate per mese nella cartella contabile. Gira oggi.
• Verbali di riunione: da una registrazione o da appunti tuoi, verbali in bozza, azioni con responsabili e date, e mail di seguito in bozza. Su misura.

Quali flussi di HR e accoglienza si adattano?

L'HR si presta all'automazione ai due estremi di un impiego: entrare e uscire. Le pratiche sono pesanti e i passi si ripetono.

Quando qualcuno entra, si prepara un pacchetto di benvenuto dai tuoi modelli, si firma sulla nostra pagina di firma online e si archivia nella cartella del dipendente. La pagina di firma gira oggi. Il pacchetto si fa su misura.

Quando una persona chiave se ne va, un robot di passaggio legge lo storico della sua posta in sola lettura. Annota cosa faceva davvero il ruolo, cosa è ancora aperto, le scadenze e un piano di passaggio prima dell'ultimo giorno. Questo gira oggi.

La stessa idea vale per un cliente o fornitore nuovo. I documenti si chiedono con una mail in bozza, si raccolgono, si controllano e si archiviano. Questo si fa su misura.

Diciamo che un ristorante assume un lavapiatti. Il pacchetto è pronto, la firma si raccoglie sul telefono e il fascicolo è nella cartella giusta a fine primo turno.

Cosa non fanno questi esempi?

Nessuno di questi esempi decide, invia o paga da solo. Ognuno si ferma su qualcosa che puoi controllare.

È voluto. Ogni passaggio parte con la tua approvazione, poi scegli tu quando diventa automatico. È l'unico punto in cui lo diciamo in questo articolo.

Non fanno nemmeno valutazioni. Un robot può segnalare una fattura di fornitore che sembra strana. Pagarla o no è affar tuo.

E nessuno è un chatbot sul tuo sito. Lavorano sulla tua posta, sulle tue cartelle, sui tuoi fogli e account.

Come trasformi un esempio nel tuo flusso di lavoro?

Scegli un compito della tua settimana e scrivilo come un percorso: dove arriva, cosa succede, chi controlla. E raccontacelo.

Se ti chiedi quale sia uno strumento per l'automazione dei flussi di lavoro, la risposta onesta è: un robot costruito attorno a uno dei tuoi percorsi, che lavora dentro il software che usi già. È ciò che costruiamo.

Una buona prima scelta è il lavoro che saresti più felice di non ribattere mai più. Diciamo che un'azienda di famiglia inserisce a mano ogni settimana le fatture dello stesso grossista. Quello.

Non scegliere il lavoro più grande. Scegli il più piccolo che ti dà fastidio. Prova l'idea in fretta e poi aggiungi il prossimo.

Spunta la lista qui sotto pensando a un compito così.

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