IA para contadores: automatizar la rutina, no el criterio

Dónde pierden horas los contadores

Los contadores pierden la mayor parte de las horas en la rutina previa al trabajo de verdad: reunir, leer, teclear, conciliar y reclamar.

Pregunte en cualquier despacho adónde se va el tiempo y la respuesta rara vez es el asesoramiento. Son las semanas que cuesta poner los registros de un cliente en un estado en el que se pueda asesorar. Los documentos llegan tarde, en todos los formatos y por todos los canales. Unos son fotos de tickets, otros correos reenviados, otros escaneos de escaneos. Antes de que nadie pueda pensar en las cifras, alguien tiene que leer cada uno, teclearlo, adjuntarlo, archivarlo y reclamar lo que falta.

Esa rutina es exactamente donde la inteligencia artificial para contadores resulta útil, y donde deben quedarse las herramientas de IA para contadores. El criterio que viene después, sobre el tratamiento, el riesgo y qué decirle al cliente, es lo que el cliente paga y lo que nunca debería delegarse en un software.

La rutina suele dividirse en unos pocos trabajos:

• Leer las facturas de compra y de venta de los clientes y registrarlas en la contabilidad.
• Convertir los tickets de gastos en asientos con la imagen adjunta.
• Conciliar los movimientos bancarios con las facturas a las que corresponden.
• Reclamar a los clientes extractos, tickets y facturas que faltan.
• Archivar cada documento en el mismo sitio y de la misma forma, para todos los clientes.
• Llevar la cuenta de qué correos de clientes siguen esperando respuesta.

Entran documentos del cliente, salen asientos en borrador

El primer trabajo de la IA para contadores es leer: las facturas y los tickets de un cliente se convierten en asientos en borrador, con el PDF adjunto, para que el contador o el auxiliar contable los apruebe.

El trabajo de facturas de proveedores es el ejemplo más claro, y está funcionando hoy para un cliente. El robot vigila un buzón y una carpeta de entrega. Cuando llega una factura o una nota de crédito de un proveedor, lee el proveedor, la fecha, el número, las líneas y los totales; los contrasta con la lista de proveedores y entre sí; crea una factura de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto, y archiva el PDF bajo el proveedor. Lo que no puede registrar con exactitud, como un reembolso o un proveedor desconocido, pasa a una persona en lugar de adivinarse.

Los tickets de gastos funcionan sobre el mismo motor: fotos y PDF que se leen y se convierten en gastos en borrador con la imagen adjunta, ordenados por persona y por mes para su aprobación. Este se ofrece y se construye a medida; no está funcionando hoy.

Cuando se habla de IA para despachos contables, lo importante es dónde se hace el trabajo. Nuestros robots funcionan en nuestros servidores, pero trabajan dentro de las cuentas a las que se les da acceso: el buzón, las carpetas y el archivo contable que ya son de ese cliente. Nada se traslada a un sistema aparte, y cuando el alquiler termina, cada documento y cada asiento siguen donde siempre estuvieron.

Sugerencias de conciliación bancaria

Con la IA para contadores, el banco es cuestión de sugerencias: la IA propone a qué factura corresponde cada movimiento bancario y el contador confirma o rechaza cada una.

La conciliación bancaria es un problema de emparejar. Cada línea del extracto tiene un importe, una fecha, una referencia y normalmente un nombre. Cada factura pendiente, de venta o de proveedor, tiene lo mismo. La mayoría de las líneas encajan limpiamente con una partida; algunas son pagos fraccionados, pagos agrupados, comisiones o diferencias de cambio. Una máquina es buena encontrando los emparejamientos limpios y reduciendo los difíciles a una lista corta. No es buena sabiendo por qué un cliente pagó dos facturas con una sola transferencia y un descuento.

La conciliación bancaria con sugerencias se ofrece y se construye a medida; no está funcionando hoy. Construida a nuestra manera, el recorrido es este:

1. Los movimientos nuevos se leen del extracto o de la conexión bancaria que ya tiene el sistema de contabilidad.
2. Cada movimiento se compara con las facturas pendientes por importe, fecha, referencia y nombre.
3. Los emparejamientos limpios se proponen como sugerencias, no se contabilizan.
4. Los movimientos con varias coincidencias posibles se muestran con la lista corta y el motivo de cada una.
5. Los movimientos sin coincidencia, como comisiones o cobros desconocidos, se listan para que decida una persona.
6. El contador o el auxiliar contable confirma, cambia o rechaza cada sugerencia, y cada decisión queda anotada en el registro de auditoría.

Reclamar los documentos que faltan

La IA puede llevar la cuenta de los documentos que cada cliente le debe todavía y preparar el recordatorio en borrador, pero lo envía una persona.

Reclamar documentos es la parte más tediosa de la rutina, y un trabajo natural para la IA para contadores, porque se repite. Al mismo cliente se le pide el mismo extracto cada mes, y el recordatorio se escribe desde cero cada vez. Un registro de lo que se espera de cada cliente, comparado con lo que ha llegado, deja a la vista lo que falta. Un recordatorio en borrador que enumera exactamente lo que falta convierte la reclamación en leer y pulsar enviar.

Reunir y revisar documentos, incluido detectar lo que falta o ha caducado, y preparar en borrador los correos de solicitud se ofrece y se construye a medida. Lo que funciona hoy es el resumen diario del correo: cada mañana, los correos nuevos y sin responder del día anterior en varios buzones, ordenados por negocio, cada uno con un breve resumen. Para un despacho que atiende a muchos clientes desde buzones compartidos, solo eso ya evita que las preguntas de los clientes se queden sin respuesta.

El mismo registro ayuda al empezar con un cliente. La documentación de alta de un cliente nuevo, desde los documentos de identidad hasta las cuentas del ejercicio anterior, puede listarse, solicitarse con un correo en borrador, revisarse al llegar para ver qué falta o ha caducado y archivarse con una fila en el registro. Una persona aprueba la ficha del cliente nuevo antes de que nadie se base en ella.

Nada lo envía un robot. El recordatorio espera en el buzón como borrador, con el tono del despacho, a que una persona lo revise.

Lo que sigue en manos del contador

Use la IA para contadores que use, la revisión, el tratamiento contable, el asesoramiento, la presentación de declaraciones y cada firma siguen en manos del contador.

No es un límite que haya que sortear más adelante; es el diseño. Una herramienta que contabiliza asientos, envía correos o presenta declaraciones por su cuenta traslada la responsabilidad a un software que no puede asumirla. Una herramienta que prepara borradores deja la responsabilidad donde corresponde y aun así elimina el tecleo.

La línea es fácil de trazar una vez que se separa la rutina de las decisiones. La tabla muestra dónde cae en el trabajo habitual de un despacho. Nada de esto es asesoramiento profesional sobre cómo debe gestionarse un despacho; sus propias normas profesionales van primero.

Una prueba piloto con un solo cliente

La forma más segura de probar la IA para contadores es con un cliente cuyos documentos llegan a menudo, por las mismas vías, y cuyos registros usted conoce bien.

Mucha gente pregunta cuál es la mejor IA para contadores. La respuesta honesta es la que encaja con el trabajo, no la que tiene la lista de funciones más larga. Muchas herramientas de IA para contadores son asistentes generales que responden preguntas; ayudan a investigar y a redactar cartas, pero no tocan la contabilidad. Otras leen documentos pero contabilizan los asientos directamente. Para un despacho, las preguntas que importan son más concretas: ¿produce borradores en lugar de asientos contabilizados?, ¿devuelve lo que no puede hacer con exactitud?, ¿mantiene un registro de auditoría?, ¿trabaja dentro de las propias cuentas del cliente?

Una prueba piloto con un solo cliente responde a esas preguntas con documentos reales. Elija un cliente con un flujo constante de facturas de proveedores, acuerde los accesos y compare los borradores con lo que su equipo habría registrado. Verá pronto qué se prepara limpiamente, qué vuelve como excepción y qué necesitan los registros del cliente antes de poder delegar más.

Mantenga la prueba honesta midiéndola como mediría el primer mes de una nueva incorporación: cuántos documentos entraron, cuántos se prepararon limpiamente, cuántos volvieron y cuánto tardó la revisión. Son sus propias cifras, de su propio cliente, y orientan mejor que cualquier promesa sobre la IA para contadores en general.

Lo nuestro es un servicio que hacemos por usted, alquilado por meses: nosotros construimos los robots, los hacemos funcionar en nuestros servidores y nos ocupamos de ellos. El precio es una cifra mensual por flujo de trabajo, indicada en el presupuesto. Un interruptor de parada detiene cualquier robot con una sola orden, y nada se pone en marcha sin su sí.

Preguntas