AI per commercialisti: automatizzare la routine, non il giudizio

Dove i commercialisti perdono ore

I commercialisti perdono la maggior parte delle ore nella routine che precede il lavoro vero: raccogliere, leggere, ricopiare, abbinare e sollecitare.

Chiedi a qualunque studio dove va il tempo e la risposta raramente è la consulenza. Sono le settimane necessarie per mettere i documenti di un cliente in uno stato che renda possibile la consulenza. I documenti arrivano tardi, in ogni formato, da ogni canale. Alcuni sono foto di scontrini, altri email inoltrate, altri scansioni di scansioni. Prima che qualcuno possa ragionare sui numeri, qualcuno deve leggere ogni documento, inserirlo, allegarlo, archiviarlo e sollecitare ciò che manca.

Quella routine è esattamente il punto in cui l'AI per commercialisti è utile, ed è lì che gli strumenti AI per commercialisti dovrebbero restare. Il giudizio che viene dopo, sul trattamento, sul rischio e su cosa dire al cliente, è la parte per cui i clienti pagano e quella che non andrebbe mai affidata a un software.

La routine di solito si scompone in pochi lavori:

• Leggere le fatture di acquisto e di vendita dei clienti e registrarle in contabilità.
• Trasformare le ricevute di spesa in registrazioni con l'immagine allegata.
• Abbinare i movimenti bancari alle fatture a cui appartengono.
• Sollecitare ai clienti estratti conto, ricevute e fatture mancanti.
• Archiviare ogni documento nello stesso posto e nello stesso modo, per ogni cliente.
• Tenere traccia delle email dei clienti che aspettano ancora una risposta.

Documenti del cliente in entrata, registrazioni in bozza in uscita

Il primo lavoro dell'AI per commercialisti è la lettura: fatture e ricevute di un cliente diventano registrazioni in bozza, con il PDF allegato, che il commercialista o il contabile approva.

Il lavoro sulle fatture dei fornitori è l'esempio più chiaro, ed è attivo oggi per un cliente. Il robot tiene d'occhio una casella di posta e una cartella di deposito. Quando arriva una fattura o una nota di credito di un fornitore, legge il fornitore, la data, il numero, le righe e i totali; li confronta con l'elenco fornitori e tra loro; crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato; e archivia il PDF sotto il fornitore. Tutto ciò che non riesce a registrare con esattezza, come un rimborso o un fornitore sconosciuto, va a una persona invece di essere indovinato.

Le ricevute di spesa funzionano con lo stesso motore: foto e PDF letti e trasformati in note spese in bozza con l'immagine allegata, ordinate per persona e per mese per l'approvazione. Questo lavoro è offerto e costruito su misura, non attivo oggi.

Per l'AI negli studi commercialisti, il punto importante è dove avviene il lavoro. I nostri robot girano sui nostri server ma lavorano dentro gli account a cui viene dato accesso: la casella di posta, le cartelle e la contabilità che appartengono già a quel cliente. Niente viene spostato in un sistema separato, e quando il noleggio si interrompe, ogni documento e ogni registrazione sono ancora dove sono sempre stati.

Suggerimenti di abbinamento bancario

Con l'AI per commercialisti, la banca è una questione di suggerimenti: l'AI propone a quale fattura appartiene ogni movimento bancario, e il commercialista conferma o rifiuta ognuno.

La riconciliazione bancaria è un problema di abbinamento. Ogni riga dell'estratto conto ha un importo, una data, una causale e di solito un nome. Ogni fattura aperta ha gli stessi dati. La maggior parte delle righe si abbina in modo netto a una sola voce; alcune sono pagamenti frazionati, pagamenti cumulativi, commissioni o differenze di cambio. Una macchina è brava a trovare gli abbinamenti netti e a restringere quelli difficili a una breve lista. Non è brava a capire perché un cliente ha pagato due fatture con un solo bonifico e una trattenuta.

I suggerimenti di abbinamento e riconciliazione bancaria sono offerti e costruiti su misura; non sono attivi oggi. Costruito a modo nostro, il percorso è questo:

1. I nuovi movimenti vengono letti dall'estratto conto o dal flusso bancario già presente nel sistema contabile.
2. Ogni movimento viene confrontato con le fatture aperte per importo, data, causale e nome.
3. Gli abbinamenti netti vengono proposti come suggerimenti, non registrati.
4. I movimenti con più abbinamenti possibili vengono mostrati con la breve lista e il motivo di ciascuno.
5. I movimenti senza abbinamento, come commissioni o incassi sconosciuti, vengono elencati perché decida una persona.
6. Il commercialista o il contabile conferma, modifica o rifiuta ogni suggerimento, e ogni decisione viene scritta nel registro di controllo.

Sollecitare i documenti mancanti

L'AI può tenere traccia dei documenti che ogni cliente ti deve ancora e preparare il sollecito in bozza, ma a inviarlo è una persona.

Sollecitare è la parte più noiosa della routine, e un lavoro naturale per l'AI per commercialisti, perché si ripete. Allo stesso cliente si chiede lo stesso estratto conto ogni mese, e il sollecito viene riscritto da capo ogni volta. Un registro di ciò che ci si aspetta da ogni cliente, confrontato con ciò che è arrivato, rende visibile il vuoto. Un sollecito in bozza che elenca esattamente cosa manca trasforma la richiesta in una questione di leggere e premere invio.

La raccolta e il controllo dei documenti, compreso individuare ciò che manca o è scaduto, e la preparazione delle email di richiesta in bozza sono offerti e costruiti su misura. Ciò che è attivo oggi è il riepilogo quotidiano della posta: ogni mattina, le email nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle, divise per attività, ciascuna con un breve riassunto. Per uno studio che segue molti clienti attraverso caselle condivise, già questo evita che le domande dei clienti restino senza risposta.

Lo stesso registro aiuta all'inizio di un rapporto. La documentazione di ingresso di un nuovo cliente, dai documenti d'identità al bilancio dell'anno precedente, può essere elencata, richiesta con un'email in bozza, controllata all'arrivo per ciò che manca o è scaduto e archiviata con una riga nel registro. Una persona approva la scheda del nuovo cliente prima che qualcuno ci faccia affidamento.

Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla. Il sollecito aspetta nella casella come bozza, con il tono dello studio, finché una persona non lo controlla.

Cosa resta al commercialista

Qualunque AI per commercialisti tu usi, controllo, trattamento, consulenza, invii agli enti e ogni approvazione finale restano al commercialista.

Non è un limite da aggirare più avanti; è il progetto. Uno strumento che registra in via definitiva, invia email o presenta dichiarazioni da solo sposta la responsabilità su un software che non può portarla. Uno strumento che prepara bozze lascia la responsabilità dove deve stare e toglie comunque la battitura.

La linea si traccia facilmente una volta separata la routine dalle decisioni. La tabella mostra dove cade per il lavoro tipico di uno studio. Niente di tutto questo è un consiglio professionale su come gestire uno studio; vengono prima le tue regole professionali.

Provarla con un solo cliente

Il modo più sicuro per provare l'AI per commercialisti è con un solo cliente i cui documenti arrivano spesso, per le stesse vie, e la cui contabilità conosci bene.

Ci chiedono qual è la migliore AI per commercialisti. La risposta onesta è quella che si adatta al lavoro, non quella con l'elenco di funzioni più lungo. Molti strumenti AI per commercialisti sono assistenti generici che rispondono a domande; aiutano nelle ricerche e nella stesura di lettere ma non toccano la contabilità. Altri leggono i documenti ma registrano direttamente in via definitiva. Per uno studio, le domande che contano sono più precise: produce bozze invece di registrazioni definitive, restituisce ciò che non sa fare con esattezza, tiene un registro di controllo, e lavora dentro gli account del cliente?

Una prova con un solo cliente risponde a queste domande con documenti veri. Scegli un cliente con un flusso costante di fatture dei fornitori, concorda gli accessi e confronta le bozze con ciò che avrebbe registrato il tuo personale. Vedrai in fretta cosa viene preparato in modo pulito, cosa torna indietro come eccezione e di cosa ha bisogno la contabilità del cliente prima di poter affidare altro.

Mantieni la prova onesta misurandola come misureresti il primo mese di un nuovo assunto: quanti documenti sono arrivati, quanti sono stati preparati in modo pulito, quanti sono tornati indietro e quanto tempo ha richiesto il controllo. Sono numeri tuoi, di un tuo cliente, e sono una guida migliore di qualunque promessa fatta sull'AI per commercialisti in generale.

Il nostro è un servizio chiavi in mano, a noleggio mensile: costruiamo i robot, li facciamo girare sui nostri server e ce ne occupiamo noi. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il tuo sì.

Domande