Presupuestos automáticos: cotizar a partir del último precio

Por qué presupuestar es lento

Presupuestar es lento porque la información que necesita un presupuesto está repartida entre facturas antiguas, facturas de proveedores y correos, y alguien tiene que encontrarla antes de poder poner un precio.

Un cliente escribe pidiendo precio de un producto que ya le ha vendido antes. Quien responde busca en el buzón la última factura a ese cliente, luego la última factura del proveedor del mismo producto, comprueba si algo ha cambiado, calcula el margen, teclea el presupuesto y lo adjunta a una respuesta. La decisión de precio lleva un minuto. Encontrar las cifras lleva mucho más.

La automatización de presupuestos consiste en quitar la búsqueda y el tecleo, no la decisión. Las cifras se reúnen a partir de sus propios registros y se presentan como un borrador; una persona lo mira, lo ajusta si hace falta y lo envía. Esto importa sobre todo a las empresas que reciben muchas solicitudes de cotización, en las que los mismos productos salen una y otra vez.

La rapidez no es el único problema. Los presupuestos hechos con prisa y de memoria arrastran errores: un precio de otro año, una descripción de producto que no coincide con la factura que viene después, un margen aplicado sobre el coste equivocado. Cada uno hace perder dinero o la confianza de un cliente. Empezar cada presupuesto con los mismos datos verificados hace que esos errores sean menos probables.

La tabla muestra adónde se va el tiempo en un presupuesto típico y qué parte puede preparar la automatización.

Los datos que necesita un presupuesto

Un presupuesto necesita cuatro tipos de datos: quién es el cliente, cuál es el producto, cuánto le costó la última vez y cuánto cobró la última vez.

Los datos del cliente incluyen el nombre, la dirección, las condiciones y cualquier precio pactado. Los del producto, la descripción, la unidad y los códigos que tenga. Los datos de precio son el núcleo: el último precio de compra, sacado de las facturas de proveedores, y el último precio de venta, sacado de sus propias facturas, ambos con su fecha.

La mayoría de las empresas ya tiene todo esto. Simplemente está en sitios distintos, a menudo dentro de archivos PDF. Antes de poder preparar un presupuesto automáticamente, esos datos tienen que estar en un solo sitio y al día.

Una buena gestión de las solicitudes de cotización también empieza aquí. Una solicitud anotada en un único registro, con el cliente, los productos, la fecha de recepción y la fecha de respuesta, es mucho más fácil de seguir que una enterrada en el buzón.

• Cliente: nombre, dirección, condiciones de pago, precios pactados.
• Producto: descripción, unidad de venta, códigos usados en documentos anteriores.
• Último precio de compra: proveedor, fecha, precio unitario.
• Último precio de venta: cliente, fecha, precio unitario.
• Su regla: el margen o recargo que aplica normalmente, y cuándo cambia.

Usar su propio historial de precios

Un historial de precios es un registro de cada línea de producto que ha comprado y vendido, con su precio unitario, reconstruido a partir de facturas anteriores y mantenido al día a medida que llegan otras nuevas.

Esta es la parte que tenemos funcionando hoy. Nuestro robot de historial de precios lee las facturas de venta y las facturas de proveedores anteriores y construye un único registro de cada línea comprada y vendida, con el producto, la fecha, la otra parte, la cantidad y el precio unitario. A medida que llegan facturas nuevas, el registro se actualiza automáticamente. Sirve para presupuestar a partir del último precio.

Incluso por sí solo, el registro cambia la forma de presupuestar. En lugar de buscar, quien responde a una solicitud consulta el producto y ve al instante qué se pagó, qué se cobró, a quién y cuándo. Un precio que se ha ido desviando, o un cliente que sigue con una tarifa antigua, salta a la vista.

Su propio historial de precios tiene otra ventaja sobre cualquier tarifa externa: refleja sus proveedores reales, sus clientes reales y sus condiciones reales. Un presupuesto en borrador construido a partir de él parte de la realidad de su propio negocio.

Reconstruir el historial es sobre todo una lectura cuidadosa. El mismo producto aparece a menudo con descripciones ligeramente distintas en documentos distintos, en unidades distintas o con códigos distintos. Las líneas que no se pueden asociar con seguridad se listan aparte para confirmarlas, en lugar de unirse por suposición, de modo que se pueda confiar en el registro cuando se lee un precio en él.

Presupuesto en borrador, revisión humana

El presupuesto en borrador se prepara a partir del historial de precios y de su regla de margen, y una persona lo revisa, lo ajusta y lo envía; nada llega a un cliente sin esa revisión.

La redacción del presupuesto en sí se ofrece y se construye a medida, sobre el historial de precios que funciona hoy. El recorrido es corto.

La revisión es rápida cuando el borrador está bien presentado. Junto a cada línea, la persona ve el último precio de compra, el último precio de venta y sus fechas, de modo que un coste desfasado o un margen poco habitual destacan al instante. Si el mercado se ha movido desde la última operación, la persona cambia el precio; el borrador es un punto de partida, no una decisión. Los presupuestos automáticos, tal como los construimos, nunca tienen la última palabra sobre un precio.

1. Llega por correo una solicitud de presupuesto y se anota en el registro.
2. El cliente y los productos se asocian a sus listas.
3. Los últimos precios de compra y de venta se leen del historial de precios.
4. Se aplica su regla de margen y se prepara un presupuesto en borrador con una respuesta en borrador.
5. Lo que no coincide, como un producto nuevo o un cliente nuevo, pasa a una persona en lugar de adivinarse.
6. Una persona revisa las cifras, las ajusta si el mercado se ha movido y envía el presupuesto.

Del presupuesto a la orden de compra

Una vez aceptado un presupuesto, los mismos datos pueden pasar a la orden de compra al proveedor, de modo que nada se teclea dos veces.

Aquí es donde la automatización de la gestión de pedidos da su fruto. El cliente acepta, y los productos, las cantidades y los precios pactados ya se conocen. Nuestro robot de órdenes de compra, funcionando hoy, toma una fila de una hoja de cálculo y, tras dos confirmaciones de una persona, genera el PDF de la orden de compra, lo archiva y prepara un correo en borrador y un mensaje en la aplicación del cliente. Una persona lee el borrador y lo envía.

Más adelante, la factura de venta al cliente y la factura del proveedor por la misma mercancía también alimentan el historial de precios. Cada operación completada hace más preciso el siguiente presupuesto.

Nada de esto le compromete a nada. Cada presupuesto y cada pedido quedan en borrador. Una persona decide cada precio y cada pedido.

Empezar por sus productos principales

Empiece a automatizar presupuestos con los productos que presupuesta más a menudo, donde el historial de precios es más rico y el tiempo ahorrado se ve con más facilidad.

La mayoría de las empresas presupuesta un grupo reducido de productos mucho más que el resto. Esas son las líneas en las que el historial de precios se llena rápido, en las que un presupuesto en borrador suele estar bien tal cual y en las que quien revisa puede confirmarlo más deprisa. Los productos raros o a medida pueden seguir siendo totalmente manuales todo el tiempo que quiera.

También ayuda acordar las reglas de margen antes de construir nada. Algunas empresas usan un único recargo para todo; la mayoría usa unos pocos, por grupo de productos, por cliente o por cantidad. Puestas por escrito, esas reglas se convierten en las instrucciones que sigue el borrador. Donde no se aplica ninguna regla, la línea queda señalada, sin precio, a la espera del suyo.

Los nuestros funcionan en nuestros servidores sobre sus propias cuentas, hoy con buzones de Google Workspace, Google Drive, Hojas de cálculo de Google y Xero. Se alquilan por meses, con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto. El historial de precios se queda en su propia hoja de cálculo; si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene y el registro sigue siendo suyo.

Use la herramienta de esta página para probar su propia regla de margen con uno de sus productos. Solo usa sus cifras. Después, anote sus productos principales, dónde llegan las solicitudes y quién aprueba los precios, y tendrá una descripción lista para enviar.

Preguntas