Preventivi automatici: preventivare partendo dall'ultimo prezzo

Perché fare un preventivo è lento

Fare un preventivo è lento perché le informazioni che servono sono sparse tra vecchie fatture di vendita, fatture dei fornitori ed email, e qualcuno deve trovarle prima di poter dare un prezzo.

Un cliente scrive chiedendo il prezzo di un prodotto che gli hai già venduto. Chi risponde cerca nella casella di posta l'ultima fattura a quel cliente, poi l'ultima fattura del fornitore per lo stesso prodotto, controlla se è cambiato qualcosa, calcola il margine, scrive il preventivo e lo allega a una risposta. La decisione sul prezzo richiede un minuto. Trovare i numeri richiede molto di più.

Preventivi automatici vuol dire togliere la ricerca e la battitura, non la decisione. Le cifre vengono raccolte dai tuoi archivi e messe in fila in una bozza; una persona la guarda, la corregge se serve e la invia. Conta soprattutto per le aziende che ricevono molte richieste di offerta, in cui gli stessi prodotti tornano di continuo.

La velocità non è l'unico problema. I preventivi preparati in fretta e a memoria contengono errori: un prezzo dell'anno sbagliato, una descrizione del prodotto che non corrisponde alla fattura che seguirà, un margine applicato al costo sbagliato. Ognuno fa perdere soldi o la fiducia di un cliente. Partire ogni volta dagli stessi dati verificati rende questi errori meno probabili.

La tabella mostra dove va il tempo in un preventivo tipico, e quale parte l'automazione può preparare.

I dati che servono a un preventivo

Un preventivo ha bisogno di quattro tipi di dati: chi è il cliente, qual è il prodotto, quanto ti è costato l'ultima volta e quanto l'hai fatto pagare l'ultima volta.

I dati del cliente comprendono nome, indirizzo, condizioni e gli eventuali prezzi concordati. I dati del prodotto comprendono descrizione, unità di misura ed eventuali codici. I dati sui prezzi sono il cuore: l'ultimo prezzo di acquisto, dalle fatture dei fornitori, e l'ultimo prezzo di vendita, dalle tue fatture, entrambi con le loro date.

La maggior parte delle aziende ha già tutto questo. Solo che sta in posti diversi, spesso dentro dei PDF. Prima che un preventivo possa essere preparato in automatico, quei dati devono stare in un unico posto ed essere tenuti aggiornati.

Anche una buona gestione delle richieste di offerta comincia qui. Una richiesta annotata in un unico registro, con il cliente, i prodotti, la data di arrivo e la data di risposta, è molto più facile da seguire di una sepolta in una casella di posta.

• Cliente: nome, indirizzo, condizioni di pagamento, eventuali prezzi concordati.
• Prodotto: descrizione, unità di vendita, codici usati nei documenti passati.
• Ultimo prezzo di acquisto: fornitore, data, prezzo unitario.
• Ultimo prezzo di vendita: cliente, data, prezzo unitario.
• La tua regola: il margine o il ricarico che applichi di solito, e quando cambia.

Usare il tuo storico prezzi

Uno storico prezzi è un registro di ogni riga di prodotto che hai comprato e venduto, con il prezzo unitario, ricostruito dalle fatture passate e tenuto aggiornato man mano che ne arrivano di nuove.

Questa è la parte attiva oggi. Il nostro robot dello storico prezzi legge le fatture di vendita e le fatture dei fornitori passate e costruisce un unico registro di ogni riga mai comprata e venduta, con il prodotto, la data, il cliente o il fornitore, la quantità e il prezzo unitario. Quando arrivano nuove fatture, il registro si aggiorna in automatico. Serve a fare preventivi partendo dall'ultimo prezzo.

Già da solo, il registro cambia il modo di fare preventivi. Invece di cercare, chi risponde a una richiesta cerca il prodotto e vede subito quanto si è pagato, quanto si è fatto pagare, a chi e quando. Un prezzo che si è spostato, o un cliente ancora su una vecchia tariffa, salta all'occhio.

Il tuo storico prezzi ha un vantaggio in più rispetto a qualunque listino esterno: riflette i tuoi fornitori reali, i tuoi clienti reali e le tue condizioni reali. Un preventivo in bozza costruito su di esso parte dalla realtà del tuo commercio.

Ricostruire lo storico è soprattutto lettura attenta. Lo stesso prodotto compare spesso con descrizioni leggermente diverse in documenti diversi, con unità di misura o codici diversi. Le righe che non si possono abbinare con sicurezza vengono elencate perché una persona le confermi, invece di essere unite a intuito, così quando si legge un prezzo dal registro ci si può fidare.

Preventivo in bozza, controllo umano

Il preventivo in bozza viene preparato dallo storico prezzi e dalla tua regola sul margine, e una persona lo controlla, lo corregge e lo invia; niente arriva a un cliente senza quel controllo.

La preparazione del preventivo è offerta e costruita su misura, sopra lo storico prezzi che è attivo oggi. Il percorso è breve.

Il controllo è rapido quando la bozza è impaginata bene. Accanto a ogni riga, la persona vede l'ultimo prezzo di acquisto, l'ultimo prezzo di vendita e le loro date, così un costo superato o un margine insolito si notano subito. Se il mercato si è mosso dall'ultima operazione, la persona cambia il prezzo; la bozza è un punto di partenza, non una decisione. I preventivi automatici, come li costruiamo noi, non hanno mai l'ultima parola su un prezzo.

1. Una richiesta di preventivo arriva per email e viene annotata nel registro.
2. Cliente e prodotti vengono abbinati ai tuoi elenchi.
3. Gli ultimi prezzi di acquisto e di vendita vengono letti dallo storico prezzi.
4. Viene applicata la tua regola sul margine e preparato un preventivo in bozza con una risposta in bozza.
5. Tutto ciò che non corrisponde, come un prodotto nuovo o un cliente nuovo, passa a una persona invece di essere indovinato.
6. Una persona controlla le cifre, le corregge se il mercato si è mosso e invia il preventivo.

Dal preventivo all'ordine di acquisto

Quando un preventivo viene accettato, gli stessi dati possono passare nell'ordine di acquisto al fornitore, così niente viene battuto due volte.

È qui che l'automazione della gestione degli ordini si ripaga. Il cliente accetta, e prodotti, quantità e prezzi concordati sono già noti. Il nostro robot per gli ordini di acquisto, attivo oggi, prende una riga di un foglio e, dopo due conferme di una persona, genera il PDF dell'ordine di acquisto, lo archivia e prepara un'email in bozza e un messaggio nell'app del cliente. Una persona legge la bozza e la invia.

Più avanti, anche la fattura di vendita al cliente e la fattura del fornitore per la stessa merce rientrano nello storico prezzi. Ogni operazione conclusa rende più preciso il preventivo successivo.

Niente di tutto questo ti impegna a qualcosa. Preventivi e ordini arrivano pronti in bozza, con i dati già inseriti. Ogni prezzo e ogni ordine li decide una persona.

Cominciare dai prodotti principali

Comincia i preventivi automatici dai prodotti per cui fai preventivi più spesso, dove lo storico prezzi è più ricco e il tempo recuperato si vede più facilmente.

La maggior parte delle aziende fa preventivi su un gruppo centrale di prodotti molto più spesso che sul resto. Sono le righe in cui lo storico prezzi si riempie in fretta, in cui un preventivo in bozza è più spesso giusto così com'è e in cui chi controlla può confermarlo più velocemente. I prodotti rari o su misura possono restare del tutto manuali finché vuoi.

Aiuta anche concordare le regole sul margine prima di costruire qualunque cosa. Alcune aziende usano un unico ricarico per tutto; la maggior parte ne usa qualcuno, per gruppo di prodotti, per cliente o per quantità. Messe per iscritto, quelle regole diventano le istruzioni che la bozza segue. Dove non si applica nessuna regola, la riga resta a una persona che le dà un prezzo.

I nostri girano sui nostri server collegati ai tuoi account, oggi con caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Si noleggiano ogni mese, un canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Lo storico prezzi resta nel tuo foglio; se il noleggio si interrompe, si ferma il flusso di lavoro e il registro resta tuo.

Usa lo strumento in questa pagina per provare la tua regola sul margine su uno dei tuoi prodotti. Usa solo i tuoi numeri. Poi metti per iscritto i tuoi prodotti principali, dove arrivano le richieste e chi approva i prezzi: hai una descrizione pronta da mandare.

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