El procesamiento automático de facturas recoge cada factura que llega, lee sus datos, los contrasta con el proveedor y con las facturas anteriores, crea un asiento en borrador con el PDF adjunto y archiva el documento. Las personas se ocupan de las aprobaciones y de todo lo que no cuadra.
Las etapas del procesamiento de facturas
El procesamiento automático de facturas trata cada factura de proveedor en cinco etapas: captura, lectura, comprobación, borrador y archivo, con una persona que decide al final.
Toda empresa que compra algo procesa facturas de proveedores, lo llame así o no. Alguien abre el correo, guarda el PDF, lee el proveedor, el número, la fecha y los importes, los teclea en el sistema de contabilidad, adjunta el archivo, lo guarda en la carpeta adecuada y avisa a quien aprueba. Si se multiplica por todas las facturas de un mes, se convierte en una parte real del trabajo de alguien.
Este artículo sigue una factura a través de esas etapas. Nuestra guía sobre la automatización de cuentas por pagar cubre todo el proceso que la rodea, desde la aprobación hasta el pago; aquí nos centramos en el recorrido de cada factura, que es donde se concentra la mayor parte del tecleo.
El sentido del procesamiento automático de facturas no es la rapidez por sí misma. Es que la misma factura se trate igual cada vez, con reglas que usted ha puesto por escrito, con constancia de cada paso y con una persona al final que firma.
La tabla muestra cada etapa y dónde está la frontera entre el robot y una persona.
| Etapa | Qué hace el robot | Qué decide una persona |
|---|---|---|
| Captura | Recoge las facturas del buzón y de una carpeta de entrega; aparta lo que no es una factura | A qué dirección deben enviarse las facturas |
| Lectura | Lee el proveedor, el número, la fecha, los importes y los impuestos por plantilla, con reconocimiento de caracteres o con ayuda de un modelo | Nada, salvo que la lectura no esté clara |
| Comprobación | Compara lo leído con la ficha del proveedor y con las facturas anteriores | Cualquier caso que no cuadre |
| Borrador | Crea una factura de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto | Aprobar, corregir o rechazar |
| Archivo | Guarda el PDF bajo el proveedor y anota la acción en el registro de auditoría | Nada; el archivo está donde debe |
La captura de facturas desde el correo y las carpetas
Capturar significa recoger cada factura allí donde llegue, normalmente uno o varios buzones y una carpeta compartida para los escaneos, y apartar todo lo que no sea una factura.
Las facturas llegan de formas desordenadas. Unas vienen como PDF adjunto, otras como enlace, otras como escaneo de un papel que llegó por correo postal, y otras escondidas en un hilo largo sobre otro asunto. Un buzón también recibe extractos, recordatorios, confirmaciones de pedido y publicidad que, a primera vista, se parecen mucho a una factura.
Nuestro robot de facturas de proveedores funciona hoy precisamente con esto. Lee el buzón y una carpeta de entrega, reconoce las facturas y las notas de crédito de los proveedores y deja el resto como está. Una buena etapa de captura necesita unos pocos acuerdos sencillos por su parte.
La captura es donde el procesamiento automático de facturas falla más a menudo sin que nadie lo note. Si una factura nunca llega a la dirección acordada, ninguna etapa posterior puede encontrarla, así que los acuerdos de la lista importan más que cualquier ajuste del software. Pida una vez a sus proveedores habituales que actualicen la dirección a la que envían, y el flujo se asienta enseguida.
- Una dirección, o una lista corta de direcciones, a la que los proveedores envían las facturas.
- Una carpeta compartida donde cualquiera puede dejar el escaneo o la foto de una factura en papel.
- Una regla para las facturas que llegan a un buzón personal: reenviarlas a la dirección acordada.
- Una lista de los remitentes cuyos correos nunca son facturas, para descartarlos rápido.
- Una decisión sobre los extractos y los recordatorios: se archivan como referencia, no se registran como facturas.
La lectura: plantillas, reconocimiento de caracteres e IA
La lectura funciona en tres capas: plantillas para los formatos que el robot conoce, reconocimiento de caracteres para escaneos y fotos, e IA para todo lo demás.
Las plantillas van primero porque son exactas. Si un proveedor habitual pone siempre el número de factura en el mismo sitio, el robot lo lee ahí cada vez. Nuestro robot de facturas lee así a un grupo de proveedores habituales.
El reconocimiento óptico de caracteres, conocido como OCR, convierte un escaneo o una foto en texto, de modo que una factura en papel puede leerse como una digital. Solo es tan bueno como la imagen: la foto torcida de un papel borrado se leerá mal.
El procesamiento de facturas con IA cubre el resto: proveedores nuevos, formatos poco habituales y facturas con los datos repartidos por la página. Un modelo lee el documento y devuelve los campos. Como un modelo puede leer mal, su resultado nunca se da por bueno por sí solo; pasa directamente a la etapa de comprobación, como todo lo demás.
La mayor parte del procesamiento automático de facturas usa las tres capas a la vez. Cada factura va al método más exacto capaz de leerla, y solo pasa a la capa siguiente cuando ese método no puede. Con el tiempo, más proveedores habituales pasan de la capa de IA a las plantillas, lo que hace la lectura más rápida y más previsible.
¿Qué etapas siguen llevándose su tiempo?
Repase las cinco etapas del procesamiento de facturas. Marque cada afirmación que hoy sea cierta en su proceso. Cuantas más marque, más parte del recorrido sigue haciéndose a mano.
Comprobaciones con los proveedores y el historial
Cada factura se contrasta con lo que ya se sabe, la ficha del proveedor y las facturas anteriores, antes de crear ningún borrador.
Las comprobaciones son lo que separa un software útil de procesamiento automático de facturas de un mecanógrafo rápido. El robot hace preguntas sencillas a cada factura, escritas una vez como reglas suyas. Abajo están las comprobaciones típicas; cuáles se aplican depende de su empresa y se acuerda antes de poner nada en marcha.
Un proveedor nuevo es un caso especial. El nuestro nunca da de alta uno por su cuenta: una factura de un proveedor desconocido pasa al responsable, y el proveedor solo se da de alta cuando el responsable lo aprueba.
- ¿El proveedor es conocido, y el documento coincide con la forma en que ese proveedor suele facturar?
- ¿Cuadran los importes de las líneas, los impuestos y el total?
- ¿Se ha registrado ya este número de factura de este proveedor?
- ¿Tiene sentido la fecha, ni muy antigua ni futura?
- ¿El precio por unidad está cerca de lo que se pagó antes, según el historial de precios cuando existe?
- ¿Es de verdad una factura, o una nota de crédito, un reembolso o un extracto que requiere otro tratamiento?
- Si todas las respuestas son claras, se pasa al borrador; si alguna no lo es, la factura pasa a una persona con una nota.
Borrador y archivo
Cuando las comprobaciones se superan, el robot crea una factura de compra en borrador en el sistema de contabilidad con el PDF adjunto, archiva el PDF bajo el proveedor y envía una notificación.
El borrador no es una factura contabilizada. Espera en el sistema de contabilidad a que una persona la apruebe, con el documento original a un clic, para que quien aprueba pueda compararlos sin abrir el buzón. El robot no paga nada, porque nunca mueve dinero.
El archivo se hace en el mismo momento. El PDF se guarda en la carpeta del proveedor en su propio almacenamiento, con un nombre coherente, para que cualquiera que lo necesite pueda encontrarlo después. Nuestro robot de archivo de facturas, que también funciona hoy, archiva por meses en la carpeta de contabilidad las facturas que llegan a los buzones de la empresa, para que el contable encuentre el periodo completo en un solo sitio.
Para quien aprueba, el procesamiento automático de facturas cambia el trabajo de teclear a revisar. En lugar de registrar una factura y después comprobarla, abre un borrador que ya está completo y decide.
Cada acción queda escrita en un registro de auditoría: qué llegó, qué se leyó, qué comprobaciones se superaron y qué se creó.
Qué hacer con lo que no cuadra
Todo lo que no cuadra pasa a una persona en lugar de adivinarse: proveedores desconocidos, reembolsos, notas de crédito que no casan, escaneos ilegibles y totales que no suman.
Esta es la decisión de diseño más importante en la automatización de facturas de cuentas por pagar. Un robot que adivina acierta lo bastante a menudo como para que se confíe en él y se equivoca lo bastante a menudo como para causar daños, y entonces cada uno de sus asientos hay que comprobarlo como si se hubiera hecho a mano. Un robot que entrega limpiamente los casos dudosos permite que una persona dedique tiempo solo a lo que necesita una decisión.
Una factura entregada a una persona llega con una nota breve: qué se leyó, qué comprobación falló y por qué. La persona decide, y si la respuesta es una regla que volverá a aplicarse, como un proveedor nuevo o un tipo nuevo de nota de crédito, la regla se añade para que la siguiente pase sin problema.
Durante las primeras semanas, la proporción de facturas que pasan a una persona suele decir mucho del propio proceso: proveedores que cambian de formato, facturas enviadas a la dirección equivocada, notas de crédito emitidas sin referencia. Corregir eso en el origen ayuda tanto a las personas como al robot.
Este tipo de automatización del proceso de facturas se nos alquila por meses y funciona en nuestros servidores sobre su propio buzón, sus carpetas y su sistema de contabilidad. Un interruptor de parada lo detiene con una sola orden, y nada se pone en marcha sin su sí. Use la lista de etapas de esta página para ver qué partes de su propio proceso siguen llevándose el tiempo de una persona.
Preguntas
¿Qué es el procesamiento automático de facturas?
Un software que recoge las facturas de proveedores que llegan, lee sus datos, los comprueba, crea un asiento en borrador con el PDF adjunto y archiva el documento, dejando la aprobación a una persona.
¿Puede leer facturas escaneadas o en papel?
Sí, mediante reconocimiento de caracteres, siempre que la imagen sea clara. Todo lo que no puede leer con exactitud pasa a una persona en lugar de adivinarse.
¿El robot aprueba o paga las facturas?
No. El nuestro solo crea borradores. Una persona aprueba cada factura, y los pagos los hacen las personas, porque el robot nunca mueve dinero.
¿Qué pasa con las notas de crédito y los reembolsos?
Las notas de crédito se reconocen y se preparan en borrador como las facturas cuando cuadran sin problema. Los reembolsos y las notas de crédito que no casan pasan a una persona.
¿Necesitamos un software de contabilidad nuevo?
No. El nuestro trabaja con su buzón, sus carpetas y su sistema de contabilidad actuales, y todo se queda en sus propias cuentas.
¿Quiere recuperar horas de este trabajo?
Escríbanos a [email protected] con cuántas facturas de proveedores procesa cada mes y cuánto tarda en cada una, y le diremos con claridad qué etapas vale la pena automatizar.
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