La registrazione automatica delle fatture passive acquisisce ogni fattura in arrivo, ne legge i dati, li controlla rispetto al fornitore e alle fatture precedenti, crea una registrazione in bozza con il PDF allegato e archivia il documento. Le approvazioni e tutto ciò che non torna restano alle persone.
Le fasi della gestione di una fattura passiva
La registrazione automatica delle fatture passive gestisce ogni fattura di un fornitore in cinque fasi: acquisizione, lettura, controllo, bozza e archiviazione, con una persona che decide alla fine.
Ogni azienda che compra qualcosa gestisce fatture dei fornitori, che lo chiami così oppure no. Qualcuno apre l'email, salva il PDF, legge fornitore, numero, data e importi, li ricopia nel sistema contabile, allega il file, lo salva nella cartella giusta e avvisa chi approva. Moltiplica tutto questo per ogni fattura del mese e diventa una parte reale del lavoro di qualcuno.
Questo articolo segue una sola fattura attraverso queste fasi. La nostra guida all'automazione del ciclo passivo copre tutto il processo che ci sta attorno, dall'approvazione al pagamento; qui l'attenzione è sul percorso della singola fattura, dove avviene la maggior parte della battitura.
Lo scopo della registrazione automatica delle fatture passive non è la velocità fine a sé stessa. È che la stessa fattura venga gestita sempre nello stesso modo, secondo regole che hai messo per iscritto, con una traccia di ogni passaggio e una persona alla fine che firma.
La tabella mostra ogni fase e dove passa il confine tra il robot e una persona.
| Fase | Cosa fa il robot | Cosa decide una persona |
|---|---|---|
| Acquisizione | Raccoglie le fatture dalla casella di posta e da una cartella di deposito; mette da parte tutto ciò che non è una fattura | Dove devono essere mandate le fatture |
| Lettura | Legge fornitore, numero, data, importi e IVA con un modello, con il riconoscimento del testo o con l'aiuto dell'AI | Niente, a meno che la lettura non sia chiara |
| Controllo | Confronta ciò che ha letto con l'anagrafica del fornitore e con le fatture precedenti | Ogni caso che non torna |
| Bozza | Crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato | Approvare, correggere o scartare |
| Archiviazione | Salva il PDF sotto il fornitore e scrive l'azione nel registro di controllo | Niente; il file è al suo posto |
Acquisire le fatture da posta e cartelle
Acquisire vuol dire raccogliere ogni fattura ovunque arrivi, di solito una o più caselle di posta e una cartella condivisa per le scansioni, e mettere da parte tutto ciò che non è una fattura.
Le fatture arrivano in modi disordinati. Alcune come allegati PDF, alcune come link, alcune come scansioni di carta arrivata per posta, e alcune sepolte in una lunga conversazione che parla d'altro. Una casella di posta contiene anche estratti conto, solleciti, conferme d'ordine e pubblicità che a prima vista somigliano molto a fatture.
Il nostro robot delle fatture dei fornitori è attivo oggi proprio su questo. Legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito dei fornitori e lascia stare il resto. Una buona fase di acquisizione richiede da parte tua qualche semplice accordo.
L'acquisizione è il punto in cui la registrazione automatica delle fatture passive fallisce più spesso in silenzio. Se una fattura non arriva mai all'indirizzo concordato, nessuna fase successiva può trovarla, quindi gli accordi qui sotto contano più di qualunque impostazione del software. Chiedi una volta ai tuoi fornitori abituali di aggiornare l'indirizzo a cui scrivono, e il flusso si assesta in fretta.
- Un indirizzo, o un breve elenco di indirizzi, a cui i fornitori mandano le fatture.
- Una cartella condivisa dove chiunque può lasciare la scansione o la foto di una fattura di carta.
- Una regola per le fatture che arrivano in una casella personale: inoltrarle all'indirizzo concordato.
- Un elenco dei mittenti le cui email non sono mai fatture, così vengono saltate in fretta.
- Una decisione su estratti conto e solleciti: archiviati per consultazione, non registrati come fatture.
Lettura: modelli, riconoscimento del testo, AI
La lettura funziona a tre livelli: modelli per le impaginazioni che il robot conosce, riconoscimento del testo per scansioni e foto, e AI per tutto il resto.
I modelli vengono per primi perché sono esatti. Se un fornitore abituale mette sempre il numero della fattura nello stesso punto, il robot lo legge lì ogni volta. Il nostro robot delle fatture legge così un gruppo di fornitori abituali.
Il riconoscimento ottico dei caratteri, o OCR, trasforma una scansione o una foto in testo, così una fattura di carta si può leggere come una digitale. Vale quanto l'immagine: una foto storta di carta sbiadita si legge male.
La lettura delle fatture con AI copre il resto: fornitori nuovi, impaginazioni insolite e fatture con i dati sparsi per la pagina. Un modello AI legge il documento e restituisce i campi. Siccome un modello può leggere male, il suo risultato non viene mai preso per buono da solo; passa subito alla fase di controllo come tutto il resto.
La maggior parte delle soluzioni di registrazione automatica usa tutti e tre i livelli insieme. Ogni fattura va al metodo più esatto in grado di leggerla, e scende al livello successivo solo quando quel metodo non ci riesce. Col tempo, sempre più fornitori abituali passano dal livello AI ai modelli, e la lettura diventa più veloce e più prevedibile.
Quali fasi ti fanno ancora perdere tempo?
Ripercorri le cinque fasi della gestione delle fatture passive. Spunta ogni affermazione vera oggi per il tuo processo. Più voci spunti, più il percorso è ancora fatto a mano.
Controlli su fornitori e storico
Ogni fattura viene controllata rispetto a ciò che si sa già, l'anagrafica del fornitore e le fatture precedenti, prima che venga creata qualunque bozza.
I controlli sono ciò che distingue un software utile per la registrazione delle fatture passive da un dattilografo veloce. Il robot pone a ogni fattura domande semplici, scritte una volta come regole tue. I controlli tipici sono qui sotto; quali si applicano dipende dalla tua azienda e si concorda prima di accendere qualunque cosa.
Un nuovo fornitore è un caso a parte. Il nostro non ne crea mai uno da solo: una fattura di un fornitore sconosciuto va al titolare, e il fornitore viene creato solo dopo la sua approvazione.
- Il fornitore è conosciuto, e il documento corrisponde al modo in cui quel fornitore fattura di solito?
- Gli importi delle righe, l'IVA e il totale tornano?
- Questo numero di fattura di questo fornitore è già stato registrato?
- La data è plausibile, né troppo indietro nel passato né nel futuro?
- Il prezzo unitario è vicino a quello pagato in passato, secondo lo storico dei prezzi dove esiste?
- È davvero una fattura, oppure una nota di credito, un rimborso o un estratto conto che va gestito in modo diverso?
- Se ogni risposta è chiara, si passa alla bozza; se una non lo è, la fattura passa a una persona con una nota.
Bozza e archiviazione
Quando i controlli sono superati, il robot crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato, archivia il PDF sotto il fornitore e manda una sola notifica.
La bozza non è una registrazione definitiva. Aspetta nel sistema contabile che una persona la approvi, con il documento originale a un clic di distanza, così chi approva può confrontare i due senza aprire la casella di posta. Il robot non paga nulla, perché non muove mai denaro.
L'archiviazione avviene nello stesso momento. Il PDF viene salvato nella cartella del fornitore nel tuo spazio di archiviazione, con un nome coerente, così chiunque ne abbia bisogno lo ritrova in seguito. Il nostro robot di archiviazione delle fatture, anch'esso attivo oggi, archivia per mese nella cartella della contabilità le fatture che arrivano nelle caselle aziendali, così il commercialista trova tutto il periodo in un solo posto.
Per chi approva, la registrazione automatica delle fatture passive trasforma il lavoro da battitura a revisione. Invece di inserire una fattura e poi controllarla, apre una bozza già completa e decide.
Ogni azione viene scritta in un registro di controllo: cosa è arrivato, cosa è stato letto, quali controlli sono stati superati e cosa è stato creato.
Gestire ciò che non torna
Tutto ciò che non torna passa a una persona invece di essere indovinato: fornitori sconosciuti, rimborsi, note di credito che non quadrano, scansioni illeggibili e totali che non tornano.
È la scelta di progetto più importante nell'automazione delle fatture fornitori. Un robot che tira a indovinare ha ragione abbastanza spesso da guadagnarsi fiducia e torto abbastanza spesso da fare danni, e ogni sua registrazione va poi controllata come se fosse fatta a mano. Un robot che passa in modo pulito i casi dubbi permette a una persona di dedicare tempo solo dove serve una decisione.
Una fattura passata a una persona arriva con una breve nota: cosa è stato letto, quale controllo non è stato superato e perché. La persona decide, e se la risposta è una regola che varrà di nuovo, come un nuovo fornitore o un nuovo tipo di nota di credito, la regola viene aggiunta così la volta successiva la fattura passa.
Nelle prime settimane, la quota di fatture passate a una persona di solito dice molto sul processo stesso: fornitori che cambiano impaginazione, fatture mandate all'indirizzo sbagliato, note di credito emesse senza riferimento. Sistemare queste cose alla fonte aiuta le persone quanto il robot.
Un'automazione delle fatture passive di questo tipo si noleggia da noi ogni mese e gira sui nostri server collegata alla tua casella di posta, alle tue cartelle e al tuo sistema contabile. Un interruttore di emergenza la ferma con un solo comando, e niente viene acceso senza il tuo sì. Usa la checklist delle fasi qui sopra per vedere quali parti del tuo processo richiedono ancora il tempo di una persona.
Domande
Cos'è la registrazione automatica delle fatture passive?
Un software che raccoglie le fatture dei fornitori in arrivo, ne legge i dati, li controlla, crea una registrazione in bozza con il PDF allegato e archivia il documento, lasciando l'approvazione a una persona.
Legge anche fatture scansionate o di carta?
Sì, con il riconoscimento del testo, purché l'immagine sia chiara. Tutto ciò che non riesce a leggere con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato.
Il robot approva o paga le fatture?
No. Il nostro crea solo bozze. Una persona approva ogni fattura, e i pagamenti li fanno le persone, perché il robot non muove mai denaro.
Cosa succede con note di credito e rimborsi?
Le note di credito vengono riconosciute e preparate in bozza come le fatture quando corrispondono in modo pulito. Rimborsi e note di credito che non quadrano passano a una persona.
Serve un nuovo software di contabilità?
No. Il nostro lavora con la casella di posta, le cartelle e il sistema contabile che hai già, e tutto resta nei tuoi account.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando quante fatture dei fornitori gestisci ogni mese e quanto tempo richiede ciascuna: ti diremo con chiarezza quali fasi vale la pena automatizzare.
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