El procesamiento de pedidos de venta convierte un pedido entrante, a menudo un correo o un PDF, en un pedido confirmado: cliente y productos asociados, precios comprobados, existencias confirmadas, y una confirmación y, si hace falta, una orden de compra preparadas en borrador, con las diferencias señaladas a la vista.
Los pasos del procesamiento de pedidos de venta
El procesamiento de pedidos de venta es la secuencia de pasos que hay entre que un cliente hace un pedido y que ese pedido se confirma, se sirve y se factura.
En una empresa que vende a otras empresas, los pedidos rara vez llegan por una tienda en línea ordenada. Llegan como correos, como órdenes de compra en PDF salidas del propio sistema del cliente, como respuestas a un presupuesto y, a veces, como la foto de una lista escrita a mano. Alguien tiene que leer cada uno, averiguar exactamente qué se pide, comprobarlo con los precios y las existencias, y enviar una confirmación.
Cuando el procesamiento de pedidos se hace a mano, cada pedido se teclea al menos dos veces: una en la lista de pedidos y otra en la factura, y a menudo una tercera en una orden de compra. Cada vez que se vuelve a teclear hay una ocasión para un código equivocado, una línea olvidada o un precio desfasado.
Los pasos son los mismos en casi cualquier sector, sean materiales de construcción, embalajes, recambios o material de oficina. La tabla los enumera, con lo que se puede preparar automáticamente y lo que sigue en manos de una persona.
| Paso | Qué ocurre | ¿Se puede preparar automáticamente? |
|---|---|---|
| Recibir | El pedido llega por correo, en PDF o como respuesta a un presupuesto | Sí: se reconoce entre el resto del correo |
| Leer | Se toman del pedido el cliente, los productos, las cantidades, las fechas y las referencias | Sí, y las líneas dudosas pasan a una persona |
| Asociar | Cliente y productos se asocian a sus propias listas | Sí, para clientes y productos ya conocidos |
| Comprobar el precio | Los precios del pedido se comparan con el precio acordado o el último cobrado | Sí, con su histórico de precios |
| Comprobar existencias | Se confirman la disponibilidad y la fecha de entrega | En parte: depende de dónde se registren las existencias |
| Confirmar | Se envía la confirmación al cliente | Sí, en borrador, diferencias a la vista |
| Comprar | Se emite una orden de compra a un proveedor si hace falta | Sí, en borrador desde el mismo registro |
| Facturar | Se prepara la factura cuando sale la mercancía | Sí, en borrador, diferencias a la vista |
Cómo se leen los pedidos de correos y PDF
El primer paso es leer el pedido exactamente como lo envió el cliente, sean unas pocas líneas en el cuerpo de un correo o una orden de compra formal en PDF.
En el procesamiento de pedidos de venta, la lectura es el paso que decide la calidad de todo lo que viene después. Una cantidad mal leída aquí se convierte en una confirmación equivocada, una orden de compra equivocada y una factura equivocada.
Los clientes habituales suelen enviar los pedidos con el mismo formato cada vez, lo que permite leerlos con fiabilidad. Los clientes ocasionales escriben con libertad: un nombre de producto que casi es el suyo, una cantidad en otra unidad, una fecha de entrega escrita como el jueves que viene. Leerlos requiere cuidado, y todo lo ambiguo debería pasar a una persona en lugar de adivinarse.
Leer los pedidos desde el buzón se ofrece y se construye a medida sobre el mismo motor que nuestro trabajo en funcionamiento. El robot reconoce un pedido entre el resto del correo, lee el cliente, los productos, las cantidades, las fechas solicitadas y la referencia propia del cliente, y escribe un registro de pedido limpio. Las líneas que no puede leer con exactitud se señalan, con el correo original adjunto.
Cómo se asocian cliente, producto y precio
Asociar significa vincular el pedido a un cliente conocido y a productos conocidos, y después comprobar cada precio con lo acordado o con lo último que se cobró.
Es el paso en el que empiezan la mayoría de los errores en los pedidos. Un cliente pide un producto por un nombre antiguo. Dos clientes tienen nombres parecidos. El precio que figura en el PDF del cliente es el del presupuesto del año pasado. Cada uno de estos fallos se escapa con facilidad cuando los pedidos se teclean a mano y deprisa.
Dos piezas de nuestro trabajo que funcionan hoy ayudan aquí. El sistema de facturación de ventas mantiene una hoja que recuerda clientes y productos, así que el pedido puede asociarse a los mismos registros que usará la factura. Y un histórico de precios, un registro de cada línea de producto comprada y vendida con su precio por unidad, reconstruido a partir de facturas pasadas y mantenido al día, muestra el último precio cobrado a este cliente por este producto. Cuando el precio del pedido difiere del último precio, la diferencia se señala para que decida una persona.
- El cliente del pedido coincide exactamente con un cliente de su lista.
- Cada línea de producto coincide con un producto, con la unidad de medida clara.
- Cada precio coincide con el precio acordado, con el presupuesto al que se refiere o con el último precio cobrado.
- Las cantidades y las unidades tienen sentido juntas.
- Se recoge la referencia de pedido propia del cliente para la confirmación y la factura.
¿Qué pasos de sus pedidos se podrían preparar?
Repase un pedido reciente. Marque cada afirmación que hoy sea cierta sobre cómo funcionan los pedidos en su empresa; cada marca es un paso que se puede preparar automáticamente, igual cada vez.
Confirmaciones en borrador
La confirmación del pedido se prepara como borrador, con cualquier diferencia señalada a la vista, porque es una promesa al cliente sobre precio, cantidad y fecha.
Una confirmación repite el pedido en sus propios términos: qué va a suministrar, a qué precio y para cuándo. Si algo difiere de lo que pidió el cliente, como una entrega parcial o un cambio de fecha, es en la confirmación donde se dice. Por eso es un documento que merece una mirada de una persona antes de salir.
Las confirmaciones en borrador se construyen a medida: la confirmación se prepara a partir del registro de pedido ya asociado, como PDF y como correo en borrador en su buzón, con cualquier diferencia señalada bien a la vista. Una persona la revisa y la envía, y el pedido queda confirmado en sus propios términos. El recorrido de un pedido es este.
Revisar un borrador lleva un momento cuando el pedido se asoció sin problemas. La atención de la persona va donde hace falta: las líneas señaladas, la fecha cambiada, el precio que se movió.
- Llega un pedido por correo con un PDF adjunto.
- Se lee en un único registro de pedido, con la referencia del cliente.
- Cliente y productos se asocian a sus listas; cualquier cliente o producto desconocido pasa a una persona.
- Los precios se comprueban con el precio acordado o el último, y se señalan las diferencias.
- Se preparan una confirmación en borrador y un correo en borrador para una persona.
- Si hay que comprar mercancía, se prepara una fila de orden de compra para su aprobación.
- Al principio usted revisa la confirmación y la envía; el pedido queda listo para servirse y facturarse.
El enlace con las órdenes de compra
Cuando un pedido de venta necesita mercancía que usted no tiene, debería llevar directamente a una orden de compra al proveedor, preparada a partir del mismo registro.
Aquí es donde la automatización de órdenes de compra se une al lado de las ventas. Nuestro robot de órdenes de compra funciona hoy para un cliente: una fila en una hoja de cálculo, dos confirmaciones de una persona, y el robot genera el PDF de la orden de compra, lo archiva y prepara un correo en borrador al proveedor y un mensaje en la aplicación del cliente. La orden sale ya archivada y con el formato propio de la empresa.
Enlazar ambos mantiene las referencias en orden. La orden de compra puede llevar la referencia del pedido de venta, de modo que, cuando llega la mercancía del proveedor, se asocia al cliente que la espera, y la factura de venta posterior puede prepararse a partir del mismo registro. Ese es el sentido práctico de la automatización de la gestión de pedidos para la mayoría de las empresas: un solo registro que viaja del pedido a la compra y a la factura, con una persona que aprueba cada documento que sale.
La automatización de presupuestos va justo antes de todo esto. Cuando un pedido viene de un presupuesto, asociarlo a ese presupuesto simplifica la comprobación del precio; preparar presupuestos en borrador a partir de precios anteriores también se construye a medida sobre el mismo motor.
Errores habituales que conviene detectar en el procesamiento de pedidos
Los errores contra los que vale la pena diseñar son los corrientes: producto equivocado, precio equivocado, cantidad equivocada, un pedido duplicado y una fecha de entrega que se pasa por alto.
Cada uno tiene una comprobación sencilla. Un producto que no coincide con nada de su lista se detiene. Un precio distinto del último se señala. Un pedido que repite otro anterior del mismo cliente con la misma referencia se señala como posible duplicado. Una fecha solicitada anterior a su plazo de entrega habitual se resalta en el borrador de la confirmación. Ninguna de estas comprobaciones decide nada; cada una pone la pregunta delante de una persona en el momento adecuado.
Ayuda llevar un breve registro de los errores que sí se escapan. Al cabo de unos meses, ese registro muestra qué comprobaciones vale la pena añadir a su procesamiento de pedidos de venta y qué errores vienen de otro sitio, como una lista de productos desactualizada.
Lo que la automatización no hace es igual de importante. No acepta un pedido en su nombre, no cambia un precio, no promete existencias que no tiene ni envía nada a un cliente o a un proveedor. Todo funciona en nuestros servidores sobre su propio buzón, sus carpetas, sus hojas de cálculo y su sistema de contabilidad, y se alquila por meses con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto. Nada se pone en marcha sin su sí, cada acción queda anotada en un registro que usted puede leer y una sola orden detiene cualquier robot.
Preguntas
¿Qué es el procesamiento de pedidos de venta?
Es la secuencia de pasos que va desde recibir el pedido de un cliente hasta confirmarlo, servirlo y facturarlo: leer el pedido, asociar cliente y productos, comprobar precio y existencias, y enviar una confirmación.
¿Se pueden leer los pedidos automáticamente desde el correo?
Sí, cuando llegan en una forma reconocible. Con nosotros, leer los pedidos desde el buzón se construye a medida; todo lo ambiguo pasa a una persona en lugar de adivinarse.
¿El sistema enviará las confirmaciones de pedido por su cuenta?
No. Las confirmaciones se preparan con un PDF, y al principio usted revisa y envía cada una.
¿Cómo se conecta el procesamiento de pedidos de venta con las órdenes de compra?
Cuando un pedido necesita mercancía que usted no tiene, se prepara una orden de compra a partir del mismo registro para que una persona la apruebe. Nuestro robot de órdenes de compra funciona hoy.
¿Qué errores detecta la automatización en el procesamiento de pedidos?
Productos o clientes desconocidos, precios distintos del acordado o del último, posibles pedidos duplicados y fechas de entrega más cortas de lo habitual. Cada uno se señala para que decida una persona.
Cuéntenos su flujo de trabajo. Lo construimos a su medida.
Escríbanos a [email protected] con cuántos pedidos procesa a la semana y las horas que le llevan. Le diremos con claridad qué pasos se preparan por usted y qué horas recupera.
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