Gestione degli ordini di vendita: dall'email alla conferma

I passaggi della gestione degli ordini di vendita

La gestione degli ordini di vendita è la sequenza di passaggi tra il momento in cui un cliente fa un ordine e il momento in cui quell'ordine viene confermato, evaso e fatturato.

In un'azienda che vende ad altre aziende, gli ordini arrivano di rado da un ordinato carrello online. Arrivano come email, come ordini d'acquisto in PDF generati dal sistema del cliente, come risposte a un preventivo, a volte come foto di una lista scritta a mano. Qualcuno deve leggerli uno per uno, capire esattamente cosa viene ordinato, controllarlo rispetto a prezzi e scorte e rimandare una conferma.

Quando la gestione degli ordini di vendita si fa a mano, ogni ordine viene ricopiato almeno due volte: una nell'elenco ordini e una nella fattura, e spesso una terza in un ordine d'acquisto. Ogni volta che si ricopia c'è la possibilità di un codice sbagliato, di una riga persa o di un prezzo vecchio.

I passaggi sono gli stessi in quasi tutti i settori, che si vendano materiali edili, imballaggi, ricambi o forniture per ufficio. La tabella li elenca, con ciò che si può preparare in automatico e ciò che resta a una persona.

Leggere gli ordini da email e PDF

Il primo passaggio è leggere l'ordine esattamente come l'ha mandato il cliente, che si tratti di poche righe di testo in un'email o di un ordine d'acquisto formale in PDF.

Nella gestione degli ordini di vendita, la lettura è il passaggio che decide la qualità di tutto ciò che segue. Una quantità letta male qui diventa una conferma sbagliata, un ordine d'acquisto sbagliato e una fattura sbagliata.

I clienti abituali tendono a mandare gli ordini sempre nello stesso formato, e questo li rende facili da leggere in modo affidabile. I clienti occasionali scrivono liberamente: un nome di prodotto quasi uguale al tuo, una quantità in un'altra unità di misura, una data di consegna scritta come giovedì prossimo. Leggerli richiede attenzione, e tutto ciò che è ambiguo deve passare a una persona invece di essere indovinato.

La lettura degli ordini dalla casella di posta è offerta e costruita su misura con lo stesso motore dei lavori che abbiamo attivi. Il robot riconosce un ordine in mezzo al resto della posta, legge cliente, prodotti, quantità, date richieste e riferimento del cliente, e scrive un'unica registrazione pulita dell'ordine. Le righe che non riesce a leggere con esattezza vengono segnalate, con l'email originale allegata.

Abbinare cliente, prodotto e prezzo

Abbinare vuol dire collegare l'ordine a un cliente noto e a prodotti noti, poi controllare ogni prezzo rispetto a quello concordato o all'ultimo praticato.

È il passaggio da cui nasce la maggior parte degli errori sugli ordini. Un cliente ordina un prodotto con un vecchio nome. Due clienti hanno nomi simili. Il prezzo sul PDF del cliente è quello del preventivo dell'anno scorso. Ognuna di queste cose sfugge facilmente quando gli ordini si inseriscono a mano, di corsa.

Due parti del nostro lavoro attive oggi aiutano qui. Il sistema di fatturazione attiva tiene un foglio che ricorda clienti e prodotti, così l'ordine può essere abbinato alle stesse anagrafiche che userà la fattura. E uno storico prezzi, un registro di ogni riga di prodotto mai comprata e venduta con il suo prezzo unitario, ricostruito dalle fatture passate e tenuto aggiornato, mostra l'ultimo prezzo praticato a quel cliente per quel prodotto. Quando il prezzo dell'ordine è diverso dall'ultimo prezzo, la differenza viene segnalata perché decida una persona.

• Il cliente dell'ordine corrisponde esattamente a un cliente del tuo elenco.
• Ogni riga di prodotto corrisponde a un prodotto, con l'unità di misura chiara.
• Ogni prezzo corrisponde al prezzo concordato, al preventivo a cui si riferisce o all'ultimo prezzo praticato.
• Quantità e unità di misura sono coerenti tra loro.
• Il riferimento d'ordine del cliente viene annotato per la conferma e per la fattura.

Conferme in bozza

All'inizio la conferma d'ordine va controllata da te prima dell'invio, perché è una promessa al cliente su prezzo, quantità e data.

Una conferma ripete l'ordine con le tue condizioni: cosa fornirai, a quale prezzo, entro quando. Se qualcosa è diverso da ciò che il cliente ha chiesto, come una consegna parziale o una data cambiata, è nella conferma che va detto. Per questo è un documento che merita un'occhiata di una persona prima di partire.

Le conferme in bozza sono costruite su misura: la conferma viene preparata dalla registrazione dell'ordine abbinato, come PDF e come email in bozza nella tua casella, con le eventuali differenze segnalate in evidenza. All'inizio controlli e invii tu; più avanti puoi passare l'invio ad automatico. Così la conferma parte nello stesso formato ogni volta, senza riscrivere l'ordine a mano. Il percorso di un ordine è questo.

Controllare una bozza richiede un attimo quando l'ordine è stato abbinato senza intoppi. L'attenzione della persona va dove serve: le righe segnalate, la data cambiata, il prezzo che si è mosso.

1. Arriva un ordine per email con un PDF allegato.
2. Viene letto in un'unica registrazione dell'ordine, con il riferimento del cliente.
3. Cliente e prodotti vengono abbinati ai tuoi elenchi; un cliente o un prodotto sconosciuto passa a una persona.
4. I prezzi vengono controllati rispetto al prezzo concordato o all'ultimo prezzo, e le differenze vengono segnalate.
5. La conferma e l'email di accompagnamento sono pronte in bozza nella casella.
6. Se la merce va acquistata, viene preparata una riga di ordine d'acquisto da approvare.
7. All'inizio controlli tu la conferma e la invii; l'ordine è poi pronto per l'evasione e la fatturazione.

Il collegamento con gli ordini d'acquisto

Quando un ordine di vendita richiede merce che non hai, dovrebbe portare direttamente a un ordine d'acquisto al fornitore, preparato dalla stessa registrazione.

È qui che l'automazione degli ordini d'acquisto si unisce al lato vendite. Il nostro robot degli ordini d'acquisto è attivo oggi per un cliente: una riga in un foglio, due conferme da parte tua, e il robot genera il PDF dell'ordine d'acquisto, lo archivia e prepara un'email in bozza per il fornitore e un messaggio nell'app del cliente. Il fornitore non riceve nulla finché una persona non lo invia.

Collegare le due cose tiene in ordine i riferimenti. L'ordine d'acquisto può riportare il riferimento dell'ordine di vendita, così quando arriva la merce del fornitore viene abbinata al cliente che la aspetta, e la fattura di vendita può essere preparata dalla stessa registrazione. È questo, per la maggior parte delle aziende, il significato pratico dell'automazione della gestione ordini: una sola registrazione che viaggia dall'ordine all'acquisto alla fattura, con una persona che approva ogni documento che esce.

L'automazione dei preventivi sta subito prima di tutto questo. Quando un ordine segue un preventivo, abbinarlo a quel preventivo rende semplice il controllo del prezzo; anche la preparazione in bozza dei preventivi dai prezzi passati è costruita su misura con lo stesso motore.

Gli errori da intercettare nella gestione degli ordini di vendita

Gli errori contro cui vale la pena progettare sono quelli ordinari: prodotto sbagliato, prezzo sbagliato, quantità sbagliata, un ordine doppio e una data di consegna mancata.

Ognuno ha un controllo semplice. Un prodotto che non corrisponde a nulla nel tuo elenco viene fermato. Un prezzo diverso dall'ultimo prezzo viene segnalato. Un ordine che ripete uno precedente dello stesso cliente con lo stesso riferimento viene segnalato come possibile doppione. Una data richiesta più vicina dei tuoi tempi di consegna abituali viene evidenziata sulla conferma in bozza. Nessuno di questi controlli decide nulla; ciascuno mette la domanda davanti a una persona al momento giusto.

Aiuta tenere un breve registro degli errori che passano comunque. Dopo qualche mese, il registro mostra quali controlli vale la pena aggiungere alla tua gestione degli ordini di vendita e quali errori vengono da tutt'altra parte, come un elenco prodotti non aggiornato.

Ciò che l'automazione non fa è altrettanto importante. Non accetta un ordine al posto tuo, non cambia un prezzo, non promette scorte che non hai e non prende impegni con un cliente o un fornitore. Tutto gira sui nostri server collegato alla tua casella di posta, alle tue cartelle, ai tuoi fogli e al tuo sistema contabile, e si noleggia ogni mese con un unico canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Niente viene acceso senza il tuo sì, ogni azione viene scritta in un registro di ogni azione e un comando di arresto ferma qualunque robot con un solo comando.

Domande