Proceso de orden de compra: cinco pasos y una fila

¿Para qué sirven las órdenes de compra?

Un proceso de orden de compra pone por escrito cada compra antes de hacerla, para que usted sepa a qué se comprometió y a qué precio, y pueda comprobar la entrega y la factura.

Una orden de compra es un documento suyo. Dice qué compra, a quién, cuánto, a qué precio y con qué condiciones de entrega y pago. Cuando el proveedor la acepta, las dos partes trabajan con ella. Sin orden, el pedido vive en un hilo de correos o en una llamada, y el único precio escrito es el de la factura del proveedor.

Digamos que un restaurante pequeño pide el queso de la semana. Con una orden, el precio se acuerda antes de que llegue el queso, no se descubre cuando llega la factura. El dueño ve el pedido antes de comprometer el dinero. Cuando llega la entrega, hay algo con que compararla.

No todas las compras la necesitan. Las compras pequeñas de todos los días, como productos de limpieza con tarjeta, pueden quedar fuera. Lo importante es una línea clara: por encima de este importe, o para estos tipos de productos, hace falta una orden de compra.

¿Cuáles son los cinco pasos?

Los cinco pasos son solicitud, comprobación del precio, aprobación, emisión y cotejo con la entrega y la factura.

Cada paso tiene un responsable y deja un registro. En una empresa pequeña una persona puede hacer varios pasos. Lo que importa es que, en importes grandes, alguien distinto de quien lo pide diga que sí.

1. Solicitud: alguien dice qué se necesita, cuánto, para cuándo y, si se sabe, a quién.
2. Precio: se compara con el último pagado y, si importa, con otros presupuestos.
3. Aprobación: la persona con autoridad para ese importe dice que sí.
4. Emisión: se crea la orden con su número, se envía al proveedor y se archiva.
5. Cotejo: cuando llegan la mercancía y la factura, se comprueban ambas contra la orden antes de pagar.

¿Cómo compruebo los precios y pido presupuestos?

Compare los precios con lo que pagó antes, línea por línea, y pida presupuestos por escrito cuando la compra sea grande o nueva.

Un registro de historial de precios funciona hoy para un cliente. Lista cada producto comprado alguna vez, con su precio por unidad, reconstruido con facturas pasadas y al día de forma automática. Antes de emitir una orden, usted ve el último precio pagado por el mismo artículo, a quién y cuándo. Una subida respecto a la vez anterior se ve antes de aceptarla, no después.

Para compras mayores o fuera de lo normal, mande una solicitud de presupuesto a varios proveedores. La gestión de solicitudes de presupuesto en una empresa pequeña es solo una lista corta: a quién se pidió, qué cotizó, para cuándo. Guárdela con la solicitud, para que quien apruebe vea por qué eligió a ese proveedor. Puede estar en la misma hoja que sus órdenes.

No hace falta complicarse. Para una reposición habitual, basta mirar el último precio. La idea es que nadie acepte un precio nuevo sin ver antes el anterior.

¿Quién debe aprobar qué?

Las reglas de aprobación dicen quién puede aprobar qué compras, normalmente según el importe y el tipo de gasto, y funcionan mejor escritas y cumplidas siempre.

Las buenas reglas son cortas. Nombran personas, límites y excepciones, y dicen qué pasa cuando quien aprueba no está. Esta es una distribución típica. Los nombres y los límites los fija usted.

Ponga las reglas junto a la hoja de órdenes, donde trabajan los compradores, no en un archivo de normas que nadie abre. Anote cada aprobación en la propia fila de la orden, con un nombre y una fecha.

¿Se puede hacer una orden desde una fila de una hoja?

Sí. La automatización de órdenes de compra puede convertir una fila de una hoja en una orden terminada: tras dos confirmaciones, el robot crea el PDF, lo archiva y prepara el correo al proveedor.

Nuestro robot de órdenes de compra funciona hoy para un cliente. El comprador rellena una fila: proveedor, productos, cantidad, precio, condiciones de entrega y de pago. Confirma la fila y vuelve a confirmarla, para que nada salga por un descuido. El robot crea el PDF, lo archiva en la carpeta correcta, redacta el correo al proveedor con el PDF adjunto y deja un mensaje en la aplicación del cliente. El comprador lee el borrador y pulsa enviar.

Es una automatización de la gestión de pedidos que encaja en empresas pequeñas y medianas. Usa la hoja con la que su equipo ya trabaja y mantiene ordenados la numeración y el archivo. No elige proveedores ni regatea precios. Un proveedor nuevo solo se da de alta cuando el dueño dice que sí.

La doble confirmación importa más de lo que parece. Una marca en una hoja con mucho movimiento se pulsa fácil por error. Dos confirmaciones separadas hacen que emitir una orden sea un acto deliberado.

¿Cómo compruebo la entrega y la factura?

Antes de pagar una factura de proveedor, compárela con la orden y con lo que de verdad se entregó, línea por línea.

Aquí es donde el proceso se paga solo. Sin orden, la única forma de saber si una factura es correcta es preguntar a quien pidió y esperar que se acuerde. Con ella, la comprobación es sencilla: cantidades contra el albarán, precios contra la orden. Las diferencias se encuentran antes de pagar, cuando son fáciles de arreglar.

Tres papeles deben coincidir: la orden, el albarán y la factura. Cuando coinciden, aprueba la factura enseguida. Cuando no, alguien averigua primero por qué. Diferencias habituales:

• Entrega corta: llegó menos mercancía de la pedida y facturada.
• Diferencia de precio: el de la factura no es el de la orden.
• Sustitución: llegó otro producto o una calidad distinta.
• Cargos extra: transporte o recargos que no estaban en la orden.
• Factura duplicada: la misma entrega cobrada dos veces.

¿Cómo numero y archivo las órdenes?

Dé a cada orden un número único en una secuencia sin saltos y un solo lugar de archivo, para encontrar cualquier orden desde la factura, la entrega o el proveedor.

Numerar a mano deja huecos y repeticiones, sobre todo cuando varias personas emiten órdenes. Cuando el sistema reparte cada número, la secuencia se cuida sola. Archive el PDF en una carpeta por proveedor o por mes, con el número de la orden en el nombre del archivo.

Las órdenes canceladas o modificadas conservan su número. Márquelas en la fila y archive la versión nueva junto a la original, para poder seguir la historia.

Del lado de los proveedores, nuestro robot de facturas, que funciona hoy para un cliente, registra las facturas de proveedores como borradores con el PDF adjunto y las archiva bajo el proveedor. Lo que no pueda registrar con exactitud pasa a una persona. Con órdenes y facturas archivadas igual, el cotejo es abrir dos archivos uno al lado del otro. Cada acción queda en un registro y un solo comando detiene cualquier robot.

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