Processo dell'ordine di acquisto: cinque passi e una riga

A cosa servono gli ordini di acquisto?

Il processo dell'ordine di acquisto mette per iscritto ogni acquisto prima di farlo, così sai a cosa ti sei impegnato e a che prezzo, e puoi controllare la consegna e la fattura.

Un ordine di acquisto è un tuo documento. Dice cosa compri, da chi, quanto, a che prezzo e con quali condizioni di consegna e pagamento. Quando il fornitore lo accetta, entrambe le parti lavorano su quello. Senza ordine, la richiesta vive in una catena di email o in una telefonata, e l'unico prezzo scritto è quello della fattura del fornitore.

Diciamo che un piccolo ristorante ordina i formaggi della settimana. Con un ordine, il prezzo si concorda prima che arrivino i formaggi, non si scopre quando arriva la fattura. Il titolare vede l'ordine prima di impegnare i soldi. Quando arriva la consegna, c'è qualcosa con cui confrontarla.

Non ogni acquisto lo richiede. Le piccole spese di tutti i giorni, come i prodotti per le pulizie pagati con la carta, possono restare fuori. L'importante è una linea chiara: sopra questo importo, o per questi tipi di merce, serve un ordine di acquisto.

Quali sono i cinque passi?

I cinque passi sono richiesta, controllo del prezzo, approvazione, emissione e confronto con la consegna e la fattura.

Ogni passo ha un responsabile e lascia una traccia. In una piccola azienda una persona può fare più passi. Conta che, per importi grandi, a dire sì sia qualcuno diverso da chi ha chiesto.

1. Richiesta: qualcuno dice cosa serve, quanto, per quando e, se si sa, da chi.
2. Prezzo: lo si confronta con l'ultimo pagato e, se conta, con altri preventivi.
3. Approvazione: la persona con l'autorità per quell'importo dice di sì.
4. Emissione: si crea l'ordine con il suo numero, lo si invia al fornitore e lo si archivia.
5. Confronto: quando arrivano merce e fattura, si controllano entrambe sull'ordine prima di pagare.

Come controllo i prezzi e chiedo preventivi?

Controlla i prezzi su quanto hai pagato prima, riga per riga, e chiedi preventivi scritti quando l'acquisto è grande o nuovo.

Un registro dello storico dei prezzi funziona oggi per un cliente. Elenca ogni prodotto mai comprato, con il suo prezzo per unità, ricostruito dalle fatture passate e aggiornato in automatico. Prima di emettere un ordine, vedi l'ultimo prezzo pagato per lo stesso articolo, a chi e quando. Un aumento rispetto all'ultima volta si vede prima di accettarlo, non dopo.

Per acquisti più grandi o insoliti, manda una richiesta di offerta a più fornitori. La gestione delle richieste di offerta in una piccola azienda è solo un elenco breve: a chi hai chiesto, cosa ha quotato, entro quando. Tienilo insieme alla richiesta, così chi approva vede perché hai scelto quel fornitore. Può stare nello stesso foglio dei tuoi ordini.

Non serve complicarsi. Per un riordino di routine basta guardare l'ultimo prezzo. L'obiettivo è che nessuno accetti un prezzo nuovo senza aver visto prima quello vecchio.

Chi deve approvare cosa?

Le regole di approvazione dicono chi può approvare quali acquisti, di solito per importo e tipo di spesa, e funzionano meglio se sono scritte e rispettate sempre.

Le buone regole sono brevi. Nominano persone, limiti ed eccezioni, e dicono cosa succede quando chi approva è via. Ecco una tipica impostazione. Nomi e limiti li decidi tu.

Tieni le regole accanto al foglio degli ordini, dove lavorano gli acquirenti, non in un file di norme che nessuno apre. Segna ogni approvazione sulla riga dell'ordine stesso, con un nome e una data.

Si può fare un ordine da una riga di un foglio?

Sì. L'automazione degli ordini di acquisto può trasformare una riga di un foglio in un ordine finito: dopo due conferme, il robot crea il PDF, lo archivia e prepara l'email al fornitore.

Il nostro robot degli ordini di acquisto funziona oggi per un cliente. L'acquirente compila una riga: fornitore, merce, quantità, prezzo, condizioni di consegna e pagamento. Conferma la riga e la conferma di nuovo, così niente parte per una svista. Il robot crea il PDF, lo archivia nella cartella giusta, scrive la bozza di email al fornitore con il PDF allegato e lascia un messaggio nell'app del cliente. L'acquirente legge la bozza e preme invia.

È un'automazione della gestione degli ordini adatta alle piccole e medie aziende. Usa il foglio con cui il tuo team già lavora e tiene in ordine numerazione e archivio. Non sceglie i fornitori e non tratta sui prezzi. Un fornitore nuovo viene aggiunto solo dopo il sì del titolare.

La doppia conferma conta più di quanto sembri. Una spunta in un foglio affollato si preme facilmente per sbaglio. Due conferme separate fanno dell'emissione di un ordine un atto deliberato.

Come confronto la consegna e la fattura?

Prima di pagare una fattura del fornitore, confrontala con l'ordine e con ciò che è stato davvero consegnato, riga per riga.

Qui il processo si ripaga da solo. Senza ordine, l'unico modo per sapere se una fattura è giusta è chiedere a chi ha ordinato e sperare che se lo ricordi. Con l'ordine, il controllo è semplice: quantità contro il documento di trasporto, prezzi contro l'ordine. Le differenze si trovano prima di pagare, quando sono facili da sistemare.

Tre carte devono coincidere: l'ordine, il documento di trasporto e la fattura. Quando coincidono, approvi la fattura subito. Quando no, qualcuno scopre prima perché. Differenze comuni:

• Consegna corta: è arrivata meno merce di quella ordinata e fatturata.
• Differenza di prezzo: quello in fattura non è quello dell'ordine.
• Sostituzione: è arrivato un altro prodotto o un'altra qualità.
• Costi extra: trasporto o supplementi che non erano nell'ordine.
• Fattura doppia: la stessa consegna fatturata due volte.

Come numero e archivio gli ordini?

Dai a ogni ordine un numero unico in una sequenza senza salti e un solo posto dove archiviarlo, così trovi qualsiasi ordine dalla fattura, dalla consegna o dal fornitore.

Numerare a mano lascia buchi e ripetizioni, soprattutto quando più persone emettono ordini. Quando è il sistema a dare ogni numero, la sequenza si tiene da sola. Archivia il PDF in una cartella per fornitore o per mese, con il numero dell'ordine nel nome del file.

Gli ordini annullati o modificati mantengono il loro numero. Segnalo sulla riga e archivia la nuova versione accanto all'originale, così la storia si può seguire.

Sul lato fornitori, il nostro robot delle fatture, che funziona oggi per un cliente, registra le fatture dei fornitori come bozze con il PDF allegato e le archivia sotto il fornitore. Quello che non riesce a registrare con esattezza passa a una persona. Con ordini e fatture archiviati allo stesso modo, il confronto è aprire due file uno accanto all'altro. Ogni azione finisce in un registro e un solo comando ferma qualsiasi robot.

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