Los recordatorios de pago automáticos se preparan a partir de su lista de facturas vencidas: un primer recordatorio cortés, un segundo más firme y un último aviso, cada uno en borrador con la factura adjunta y listo a tiempo. Usted revisa y envía cada uno, porque la relación con el cliente importa más que el calendario.
Por qué se retrasan los recordatorios
Los recordatorios de pago se retrasan porque reclamar es incómodo, irregular y siempre menos urgente que el trabajo del día. Los recordatorios de pago automáticos resuelven justo eso: cada uno está listo a tiempo.
La mayoría de los retrasos en los pagos no son desacuerdos. La factura llegó a la persona equivocada, se quedó en una cola de aprobación o, simplemente, se olvidó. Un recordatorio breve y cortés en el momento adecuado suele bastar. El problema es que alguien tiene que darse cuenta de que la factura está vencida, buscarla, escribir el correo, adjuntar la copia y enviarlo, con cada factura vencida, cada semana.
En una empresa con mucho trabajo, esa tarea se va aplazando. Los recordatorios salen en tanda cuando alguien tiene una tarde tranquila, o cuando falta liquidez, y por eso al cliente le parecen repentinos y bruscos. A unos clientes se les reclama dos veces y a otros ninguna.
La automatización de cuentas por cobrar corrige ese desorden. La lista de facturas vencidas se lee de su sistema de contabilidad, se prepara el recordatorio adecuado para cada una en el día adecuado, y al principio usted decide qué sale. El calendario deja de depender de la memoria de alguien y el tono se mantiene coherente.
Menos recordatorios: facturas que se pagan
La mejor forma de necesitar menos recordatorios de pago automáticos es enviar facturas fáciles de pagar a tiempo.
Muchos retrasos empiezan en la propia factura. Llegó a una dirección general en lugar de a la persona que aprueba los pagos. Le faltaba el número de pedido que necesita el departamento de administración del cliente. No figuraban las condiciones de pago, o los datos bancarios estaban desactualizados. Cada uno de estos fallos convierte a un cliente dispuesto a pagar en uno que paga tarde.
Unas pocas comprobaciones al facturar pueden evitar parte de las reclamaciones posteriores. Confirme quién recibe las facturas en cada cliente y qué referencia necesita. Ponga en cada factura la fecha de vencimiento, no solo las condiciones. Envíe la factura el día en que se termina el trabajo o sale la mercancía, no a fin de mes. Y guarde una copia archivada donde cualquiera pueda encontrarla, para que una petición de duplicado se resuelva en minutos.
Nuestro robot de facturación de ventas, que funciona hoy para un cliente, ayuda en este lado: cada factura se prepara a partir de una hoja que recuerda clientes y productos, el PDF se archiva, y la factura y el correo quedan en borrador, listos para salir. Así, los recordatorios parten de facturas que ya estaban bien desde el principio.
Un calendario de recordatorios
Un calendario sencillo tiene tres fases después del vencimiento, más un aviso amable opcional antes, cada una un poco más firme que la anterior.
El momento exacto depende de sus condiciones y de sus clientes. En algunos sectores se espera un recordatorio al día siguiente del vencimiento; en otros se consideraría de mala educación. Acuerde los plazos una vez, póngalos por escrito y aplíquelos a todos salvo que haya un motivo para no hacerlo. La tabla muestra un patrón habitual; ajuste los intervalos a su empresa.
| Fase | Cuándo | Tono | Qué incluye |
|---|---|---|---|
| Aviso de cortesía | Unos días antes del vencimiento | Amable, informativo | Número de factura, importe, fecha de vencimiento y una copia adjunta |
| Primer recordatorio | Poco después del vencimiento | Cortés, da por hecho un descuido | Los mismos datos y cómo pagar |
| Segundo recordatorio | Un par de semanas después del primero | Más firme, pide una fecha de pago | Los mismos datos y una petición de respuesta |
| Último aviso | Cuando el segundo no ha recibido respuesta | Claro y formal | Qué ocurrirá a continuación, según sus condiciones |
El texto de cada fase
Un buen recordatorio es breve, concreto y cortés en todas las fases: el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y lo que usted pide.
El primer recordatorio debe dar por hecho un simple descuido. El segundo debe pedir algo concreto, como una fecha en la que se hará el pago. El último aviso debe decir con claridad qué ocurrirá a continuación, de acuerdo con sus condiciones. Evite amenazas que no cumpliría y evite la ironía; los recordatorios a menudo se reenvían a personas que usted no conoce.
Cada borrador, en cada fase, debe llevar los mismos datos básicos.
- El nombre del cliente y la persona de contacto adecuada, si la conoce.
- El número, la fecha y el importe de la factura, con la factura adjunta.
- La fecha de vencimiento original y cuántos días lleva vencida, en palabras.
- Cómo pagar, o un recordatorio de los datos de pago que figuran en la factura.
- Lo que usted pide: el pago, una fecha de pago o una respuesta.
- Un nombre y una forma directa de hablar con una persona, no una dirección que no admite respuestas.
Antes de enviar este recordatorio
Elija la fase y el tono que encajan con este cliente y marque cada comprobación antes de pulsar enviar. Sirve para cualquier recordatorio, preparado a mano o con software.
Borradores, no envíos automáticos
Los recordatorios de pago automáticos más seguros son borradores: se preparan según el calendario con la factura adjunta y luego los revisa y los envía una persona que conoce al cliente.
La mayoría de los programas de gestión de cobros pueden enviar recordatorios automáticamente según un calendario. Eso ahorra un clic, pero elimina el momento en que alguien que conoce al cliente puede decir: este no. El cliente que pagó ayer por una transferencia que todavía no se ha conciliado. Aquel con cuyo gerente tiene una reunión mañana. El que ya llamó para explicarse. Un recordatorio enviado en piloto automático a cualquiera de ellos cuesta una buena voluntad que ningún calendario puede recuperar.
Nuestro enfoque es solo de borradores. La reclamación de cobros se ofrece y se construye a medida sobre el mismo motor que nuestro trabajo en funcionamiento: la lista de vencidas se lee de su sistema de contabilidad, cada recordatorio se prepara en borrador según el calendario en su propio buzón con la factura adjunta, y una persona lo revisa y lo envía. Cada acción queda anotada en un registro que usted puede leer y una sola orden detiene el robot.
Una aclaración sobre la automatización del pago de facturas: a veces el término se refiere a software que cobra o mueve dinero. El nuestro no. Prepara el recordatorio; el pago queda entre su cliente y su banco. La rutina semanal es esta.
- El robot lee de su sistema de contabilidad la lista de facturas pendientes de cobro y sus fechas de vencimiento.
- Para cada factura que ha llegado a una fase, prepara en borrador el recordatorio correspondiente en su buzón, con la factura adjunta.
- Las facturas que llevan una nota, como un desacuerdo o una fecha de pago prometida, pasan a una persona en lugar de prepararse en borrador.
- Una persona revisa los borradores, corrige o borra los que no deben salir y envía el resto.
- El robot anota la fase a la que ha llegado cada factura, para que el siguiente recordatorio se prepare en el momento adecuado.
Cómo tratar los desacuerdos
Cuando un cliente discute una factura, los recordatorios de esa factura deben detenerse de inmediato y el desacuerdo debe pasar a una persona que pueda resolverlo.
Los recordatorios de pago automáticos hacen que esta regla importe más, no menos, porque un calendario seguirá preparando borradores hasta que algo le diga que pare.
Reclamar una factura en discusión con un recordatorio estándar es una de las formas más rápidas de estropear una relación. El cliente le ha dicho que hay un problema, y lo siguiente que recibe es una petición de pago más firme. Cualquier proceso de recordatorios, a mano o automatizado, necesita una forma sencilla de marcar una factura como en discusión o en espera.
En nuestra configuración, cualquier factura marcada como en discusión, en espera o sujeta a un plan de pagos queda fuera de los borradores y pasa a una persona. El robot no decide si un desacuerdo es justo, no propone un acuerdo ni emite una nota de crédito. Las cuestiones sobre recargos o intereses por demora dependen de sus condiciones y de las normas locales; consúltelo con su asesor antes de añadirlas a cualquier recordatorio.
El seguimiento de las respuestas
Cada respuesta a un recordatorio debe anotarse junto a la factura, para que el siguiente paso se base en lo que dijo el cliente y no solo en el calendario.
Unos recordatorios de pago automáticos bien llevados leen este registro antes de preparar nada, de modo que un cliente que ha prometido una fecha recibe un agradecimiento y no un segundo recordatorio.
Las respuestas a los recordatorios suelen ser la información más útil que obtiene sobre un retraso en el pago: una fecha prometida, una petición de copia, un cambio de contacto, una queja. Si se quedan en el buzón de una sola persona, el siguiente recordatorio puede ignorarlas. Un registro sencillo, con una fila por factura vencida, su fase, la última respuesta y la siguiente acción, hace que todos trabajen con los mismos datos.
Use la lista de comprobación de esta página antes de enviar cualquier recordatorio, tanto si lo preparó a mano como si lo preparó un software. Es una lista breve de las comprobaciones que una persona hace en el momento y que un envío totalmente automático se saltaría.
Nuestro trabajo de cobros funciona en nuestros servidores sobre su propio sistema de contabilidad y su buzón, y se alquila por meses con una cifra por flujo de trabajo indicada en el presupuesto. Si el alquiler termina, el flujo de trabajo se detiene, y cada factura, recordatorio y respuesta se queda en sus cuentas.
Preguntas
¿Qué son los recordatorios de pago automáticos?
Recordatorios de facturas vencidas preparados según un calendario a partir de sus registros contables. En nuestro enfoque, cada uno es un borrador con la factura adjunta, y una persona lo revisa y lo envía.
¿Cuántos recordatorios de pago debería enviar?
Un patrón habitual es un aviso de cortesía antes del vencimiento y después un primer recordatorio, un segundo y un último aviso. Ajuste los plazos a sus condiciones y a sus clientes.
¿Los recordatorios de pago deberían enviarse automáticamente?
Prepararlos automáticamente ahorra el trabajo; enviarlos automáticamente elimina la comprobación. Una persona que conoce al cliente puede frenar el recordatorio que no debe salir.
¿Qué es la automatización de cuentas por cobrar?
Software que se ocupa del trabajo rutinario de cobrar lo que deben los clientes: leer las facturas vencidas, preparar recordatorios y anotar las respuestas. El nuestro empieza con su aprobación y nunca mueve dinero.
¿Puedo añadir intereses de demora a los recordatorios?
Depende de sus condiciones y de las normas locales. Consúltelo con su asesor antes de añadir recargos a cualquier recordatorio.
Cuéntenos su flujo de trabajo. Lo construimos a su medida.
Escríbanos a [email protected] con las horas que dedica cada mes a reclamar facturas vencidas. Le diremos con claridad si le encajan los recordatorios en borrador y qué horas recupera.
Díganos qué horas quiere recuperar Servicio relacionado: Bancos y cobros
