Solleciti di pagamento automatici: chiedere con garbo

Perché i solleciti slittano

I solleciti di pagamento slittano perché sollecitare è imbarazzante, irregolare e sempre meno urgente del lavoro di oggi. I solleciti di pagamento automatici risolvono proprio questo: ciascuno è pronto in tempo, con la fattura allegata, e nessuna fattura scaduta resta dimenticata.

La maggior parte dei ritardi di pagamento non sono contestazioni. La fattura è arrivata alla persona sbagliata, è rimasta ferma in una coda di approvazione o è stata semplicemente dimenticata. Di solito basta un sollecito breve e cortese al momento giusto. Il problema è che qualcuno deve accorgersi che la fattura è scaduta, trovarla, scrivere l'email, allegare la copia e inviarla, per ogni fattura scaduta, ogni settimana.

In un'azienda piena di lavoro questo compito scivola. I solleciti partono tutti insieme quando qualcuno ha un pomeriggio tranquillo, o quando la cassa è tesa, e al cliente sembrano improvvisi e bruschi. Alcuni clienti vengono sollecitati due volte e altri mai.

L'automazione della gestione dei crediti clienti rimedia a questo scivolamento. L'elenco delle fatture scadute viene letto dal tuo sistema contabile, per ognuna viene preparato il sollecito giusto nel giorno giusto, e all'inizio decidi tu cosa parte. Il calendario smette di dipendere dalla memoria di qualcuno, e il tono resta coerente.

Meno solleciti: fatture che vengono pagate

Il modo migliore per avere bisogno di meno solleciti di pagamento automatici è emettere fatture facili da pagare in tempo.

Molti ritardi di pagamento nascono dalla fattura stessa. È arrivata a un indirizzo generico invece che alla persona che approva i pagamenti. Mancava il numero d'ordine che serve all'amministrazione del cliente. I termini di pagamento non c'erano, o le coordinate bancarie erano vecchie. Ognuna di queste cose trasforma un cliente disposto a pagare in un cliente in ritardo.

Qualche controllo al momento della fatturazione può evitare una parte dei solleciti dopo. Verifica chi riceve le fatture presso ogni cliente e quale riferimento gli serve. Metti su ogni fattura la data di scadenza, non solo i termini. Emetti la fattura il giorno in cui il lavoro è fatto o la merce parte, non a fine mese. E tieni una copia archiviata dove chiunque possa trovarla, così una richiesta di duplicato si evade in pochi minuti.

Il nostro robot della fatturazione attiva, operativo oggi per un cliente, aiuta su questo fronte: ogni fattura viene preparata da un foglio che ricorda clienti e prodotti, il PDF viene archiviato, e una fattura e un'email in bozza aspettano che una persona le invii. I solleciti partono così da fatture che erano giuste fin dall'inizio.

Un calendario dei solleciti

Un calendario semplice ha tre fasi dopo la scadenza, più un promemoria cordiale facoltativo prima, ciascuna un po' più decisa della precedente.

I tempi esatti dipendono dai tuoi termini e dai tuoi clienti. In alcuni settori ci si aspetta un sollecito il giorno dopo la scadenza; in altri sembrerebbe scortese. Concorda i tempi una volta, mettili per iscritto e applicali a tutti, a meno che non ci sia un motivo per non farlo. La tabella mostra uno schema comune; adatta gli intervalli alla tua attività.

Le parole per ogni fase

Un buon sollecito è breve, preciso e cortese in ogni fase: numero della fattura, importo, scadenza e cosa stai chiedendo.

Il primo sollecito dovrebbe presumere una semplice svista. Il secondo dovrebbe chiedere qualcosa di concreto, come una data entro cui verrà fatto il pagamento. L'ultimo avviso dovrebbe dire chiaramente cosa succederà dopo, in linea con i tuoi termini. Evita minacce che non metteresti in pratica, ed evita il sarcasmo; i solleciti vengono spesso inoltrati a persone che non hai mai conosciuto.

Ogni bozza, in ogni fase, dovrebbe riportare gli stessi dati essenziali.

• Il nome del cliente e la persona di riferimento giusta, se la conosci.
• Numero, data e importo della fattura, con la fattura allegata.
• La scadenza originale e da quanti giorni è passata, scritto in lettere.
• Come pagare, o un richiamo alle coordinate di pagamento riportate in fattura.
• Cosa stai chiedendo: il pagamento, una data di pagamento o una risposta.
• Un nome e un modo diretto per raggiungere una persona, non un indirizzo a cui non si può rispondere.

Bozze, non invii automatici

I solleciti di pagamento automatici più sicuri sono bozze: preparate secondo il calendario con la fattura allegata, poi controllate e inviate da una persona che conosce il cliente.

La maggior parte dei software di gestione del credito può inviare i solleciti in automatico secondo un calendario. Si risparmia un clic, ma si perde il momento in cui qualcuno che conosce il cliente può dire: questo no. Il cliente che ha pagato ieri con un bonifico non ancora abbinato. Quello di cui incontri il responsabile domani. Quello che ha già telefonato per spiegare. Un sollecito mandato in automatico a uno di loro costa una fiducia che nessun calendario può ricomprare.

Il nostro approccio è graduale: prima la tua approvazione, poi la tua scelta. Il sollecito dei crediti è offerto e costruito su misura con lo stesso motore dei lavori che abbiamo attivi: l'elenco delle fatture scadute viene letto dal tuo sistema contabile, ogni sollecito viene preparato in bozza secondo il calendario nella tua casella di posta con la fattura allegata, e una persona lo controlla e lo invia. Ogni passaggio parte con la tua approvazione, e lo passi ad automatico solo quando ha dimostrato di funzionare. Ogni azione viene scritta in un registro che puoi leggere, e un solo comando ferma il robot.

Una nota sull'automazione dei pagamenti delle fatture: a volte il termine indica un software che incassa o muove denaro. Il nostro no. Prepara il sollecito; il pagamento resta tra il tuo cliente e la tua banca. La routine settimanale è questa.

1. Il robot legge dal tuo sistema contabile l'elenco delle fatture non pagate e le loro scadenze.
2. Per ogni fattura arrivata a una fase, prepara in bozza nella tua casella il sollecito corrispondente, con la fattura allegata.
3. Le fatture con una nota, come una contestazione o una data promessa, passano a una persona invece di essere preparate in bozza.
4. Una persona rivede le bozze, modifica o cancella quelle che non devono partire e invia le altre.
5. Il robot registra a quale fase è arrivata ogni fattura, così il sollecito successivo viene preparato al momento giusto.

Gestire le contestazioni

Quando un cliente contesta una fattura, i solleciti per quella fattura devono fermarsi subito, e la contestazione deve passare a una persona in grado di risolverla.

I solleciti di pagamento automatici rendono questa regola più importante, non meno, perché un calendario continua a preparare bozze finché qualcosa non gli dice di fermarsi.

Sollecitare una fattura contestata con un sollecito standard è uno dei modi più rapidi per guastare un rapporto. Il cliente ti ha detto che c'è un problema, e la cosa successiva che riceve è una richiesta di pagamento più decisa. Qualunque processo di sollecito, a mano o automatico, ha bisogno di un modo semplice per segnare una fattura come contestata o sospesa.

Nel nostro sistema, ogni fattura segnata come contestata, sospesa o soggetta a un piano di rientro resta fuori dalle bozze e passa a una persona. Il robot non decide se una contestazione è fondata, non propone un accordo e non emette note di credito. Le questioni su penali o interessi di mora dipendono dai tuoi termini e dalle regole locali; confrontati con il tuo consulente prima di aggiungerli a qualunque sollecito.

Seguire le risposte

Ogni risposta a un sollecito andrebbe registrata sulla fattura, così il passo successivo si basa su ciò che ha detto il cliente, non solo sul calendario.

Dei solleciti di pagamento automatici ben gestiti leggono questo registro prima di preparare le bozze, così un cliente che ha promesso una data riceve un ringraziamento invece di un secondo sollecito.

Le risposte ai solleciti sono spesso l'informazione più utile che ricevi su un ritardo di pagamento: una data promessa, la richiesta di una copia, un cambio di referente, un reclamo. Se restano nella casella di una sola persona, il sollecito successivo rischia di ignorarle. Un registro semplice, una riga per fattura scaduta con la sua fase, l'ultima risposta e la prossima azione, fa lavorare tutti sugli stessi fatti.

Usa la lista di controllo in questa pagina prima di inviare qualunque sollecito, che sia stato preparato a mano o da un software. È un breve elenco dei controlli che una persona fa sul momento e che un invio del tutto automatico salterebbe.

Il nostro lavoro sui crediti gira sui nostri server collegato al tuo sistema contabile e alla tua casella di posta, e si noleggia ogni mese con un unico canone per flusso di lavoro scritto nel preventivo. Se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma, e ogni fattura, sollecito e risposta resta nei tuoi account.

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