Dipendente AI: cos'è, cosa fa e come si gestisce

Cos'è un dipendente AI, e cosa non è

Un dipendente AI è un'automazione con un mansionario scritto, che svolge il suo lavoro dentro gli strumenti che la tua azienda usa già.

L'idea ha diversi nomi. C'è chi parla di lavoratore digitale o di dipendente digitale, e c'è chi parla di agente AI o di agenti AI per aziende. Chi cerca intelligenza artificiale per aziende trova spesso tutti questi nomi mescolati con i chatbot. Sotto qualunque nome, la versione utile è sempre la stessa: un software con un lavoro preciso, un inizio chiaro, una fine chiara e una persona che approva alla fine.

Un assistente in chat aspetta che tu scriva una domanda e ti dà una risposta sullo schermo. Questo tipo di automazione non aspetta di essere interpellata. Si attiva quando succede qualcosa in azienda, per esempio quando una fattura di un fornitore arriva nella casella di posta o quando una riga di un foglio viene segnata come pronta, e porta il lavoro fino in fondo: legge, applica le regole ricevute, prepara il risultato e lo consegna a una persona.

E non è nemmeno una persona. Non ha giudizio sulle situazioni che nessuno le ha descritto, non tratta e non si assume la responsabilità di ciò che esce dall'azienda. Queste cose restano a chi guida l'azienda. La tabella qui sotto mette la differenza in parole semplici.

I lavori che un dipendente AI fa bene

Un dipendente AI è bravo nei lavori d'ufficio che si ripetono spesso, seguono regole che si possono scrivere e finiscono in un documento, una registrazione o un'email.

I buoni candidati hanno tre tratti in comune. Il lavoro arriva in un posto prevedibile, i passaggi sono sempre gli stessi e una persona può controllare il risultato più in fretta di quanto ci metterebbe a farlo a mano. I lavori che si reggono su una relazione, una trattativa o una valutazione caso per caso sono cattivi candidati, per quanto spesso capitino.

Ecco come si traduce in pratica. Per ogni voce è indicato se il lavoro è attivo oggi per un cliente oppure offerto e costruito su misura con lo stesso motore.

• Fatturazione attiva: la fattura viene preparata da un foglio che ricorda clienti e prodotti, il PDF viene generato e archiviato, e una fattura in bozza aspetta nel sistema contabile con accanto un'email in bozza. Attivo oggi.
• Fatture dei fornitori: fatture e note di credito vengono lette dalla posta e da una cartella di deposito, registrate come fatture passive in bozza con il PDF allegato e archiviate sotto il fornitore. Attivo oggi.
• Ordini di acquisto: una riga in un foglio e due conferme, e il PDF dell'ordine viene generato, archiviato e allegato a un'email in bozza. Attivo oggi.
• Riepilogo quotidiano della posta: ogni mattina, le email nuove e senza risposta del giorno prima su più caselle, divise per attività, ciascuna con un breve riassunto. Attivo oggi.
• Firma online dei contratti: la proposta diventa una pagina web riservata, firmata da ciascuna parte, con un certificato di firma. Attivo oggi.
• Risposte ai clienti in bozza, follow-up delle richieste, note spese e pratiche di inserimento dei nuovi clienti. Offerti, costruiti su misura.

Come lavora dentro i tuoi account

Legge e scrive dentro la tua posta, le tue cartelle, i tuoi fogli e il tuo sistema contabile, con gli accessi che gli concedi tu.

I nostri girano sui nostri server e si collegano agli account del cliente. Oggi questo vuol dire caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Niente si sposta in un sistema separato che il personale dovrebbe imparare: le fatture restano nel sistema contabile, i PDF restano nelle cartelle del cliente e i registri restano nel foglio del cliente.

Ogni lavoro segue un percorso fisso. Prendi come esempio le fatture dei fornitori in un'azienda all'ingrosso: ecco cosa succede quando arriva un nuovo documento.

1. Un fornitore manda una fattura per email, oppure qualcuno lascia una scansione in una cartella condivisa.
2. Il robot si accorge del nuovo documento e capisce se è una fattura, una nota di credito o altro.
3. Legge il fornitore, la data, il numero e gli importi: con un modello per i formati che conosce, con l'aiuto di un modello AI per il resto.
4. Se tutto è chiaro, crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore.
5. Se qualcosa non è chiaro, per esempio un fornitore sconosciuto o un rimborso, si ferma e passa il documento a una persona.
6. Manda una notifica e scrive quello che ha fatto nel registro di controllo.

Bozze, approvazione e registro di controllo

Un dipendente AI affidabile produce solo bozze, e una persona controlla e firma tutto ciò che esce dall'azienda.

È la regola con cui lavorano i nostri, e vale la pena chiederla a chiunque tu scelga. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla. Una fattura resta in bozza nel sistema contabile finché una persona non la approva. Un'email resta in bozza nella casella finché una persona non preme invio. Una fattura del fornitore non viene mai pagata dal robot, perché il robot non muove mai denaro.

Ogni azione viene scritta in un registro di controllo: cosa è arrivato, cosa ha letto il robot, cosa ha creato e cosa ha passato a una persona. Quando il commercialista chiede perché una fattura è stata registrata su un certo conto, o dove è finito un PDF, la risposta è nel registro invece che nella memoria di qualcuno.

Ciò che non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. È la differenza tra un'automazione su cui contare e un'automazione da sorvegliare. Un tentativo che di solito va bene va comunque controllato ogni singola volta; passare in modo pulito i casi dubbi permette a una persona di concentrarsi sui pochi documenti che richiedono una decisione.

Attorno a ogni lavoro ci sono altri due controlli. Un interruttore di emergenza ferma qualunque robot con un solo comando, e niente viene acceso senza il sì del cliente.

Come si noleggia, si gestisce e si spegne

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese: li costruiamo, li facciamo girare sui nostri server e ce ne occupiamo noi, mentre i dati del cliente restano del cliente.

Non c'è una vendita una tantum e non c'è nessun software da installare o mantenere. Il prezzo è un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Dipende dalle ore che il lavoro toglie alla routine e da quanto è complessa l'automazione. Un lavoro semplice parte in fretta; un lavoro che richiede più dipendenti AI insieme richiede più tempo per essere costruito.

Se il noleggio si interrompe, si ferma anche il flusso di lavoro. Siccome tutto è sempre rimasto negli account del cliente, non c'è niente da esportare o da restituire. Ecco cosa resta al cliente, qualunque cosa succeda:

• La casella di posta e ogni email che contiene.
• Le registrazioni contabili, sia le bozze sia quelle approvate.
• Le cartelle e ogni PDF archiviato.
• I fogli e i registri che il robot ha tenuto aggiornati.
• Ogni decisione di approvare, inviare o pagare.

Come scegliere il primo lavoro da affidare

Il primo lavoro giusto per un dipendente AI è quello che il tuo personale ripete più spesso, con le stesse regole, e che si controlla in fretta.

Spesso ci chiedono qual è il miglior dipendente AI. La risposta onesta è che dipende dal lavoro, non dal prodotto. Uno strumento ottimo per rispondere ai visitatori di un sito non aiuta con le fatture dei fornitori, e un robot per le fatture non risponderà ai tuoi clienti. Parti dal lavoro e cerca chi ci si adatta.

Metti il lavoro per iscritto come se dovessi spiegarlo a un nuovo assunto: dove arriva, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo firma. Se sta in una pagina, probabilmente è un buon candidato. Se ogni caso richiede una conversazione, probabilmente non lo è, o lo è solo in parte.

Poi misuralo con il tuo metro: quante volte al mese capita e quanto tempo richiede ogni volta. Quel numero, in ore, è ciò che un dipendente AI è costruito per restituirti, ed è l'unica misura di cui parliamo. L'autovalutazione qui sopra è un modo rapido per mettere alla prova un lavoro prima di scrivere a qualcuno.

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