Gli strumenti di automazione AI leggono documenti, scrivono bozze e spostano dati tra un'applicazione e l'altra, ma non decidono le tue regole, non controllano i risultati e non sorvegliano gli errori. Questi compiti restano a chi gestisce lo strumento, ed è per questo che alcune aziende scelgono un dipendente AI costruito, gestito e controllato da altri al posto loro.
Cosa sono gli strumenti di automazione AI
Gli strumenti di automazione AI sono software che usano un modello di intelligenza artificiale per svolgere una parte di un lavoro d'ufficio ripetitivo, come leggere un documento, preparare una risposta o spostare dati da un'applicazione all'altra.
Il termine copre un campo molto ampio. Alcuni strumenti collegano le tue applicazioni e passano le informazioni quando succede qualcosa, per esempio copiando i dati di un modulo in un foglio di calcolo. Altri leggono documenti ed estraggono nomi, date e importi. Altri ancora scrivono testi a partire da una breve istruzione. I più recenti, spesso chiamati agenti, cercano di eseguire più passaggi di fila con meno istruzioni. Ognuno viene venduto come uno strumento di automazione AI di un tipo o dell'altro.
Ciò che hanno in comune conta più di ciò che li distingue. Ognuno è un insieme di pezzi. Qualcuno deve comunque decidere cosa devono fare quei pezzi, metterli insieme, collegarli agli account dell'azienda e tenerli d'occhio una volta avviati. La tabella riassume i tipi principali in parole semplici.
| Tipo di strumento | Cosa fa | Cosa richiede a te |
|---|---|---|
| Connettori tra applicazioni | Spostano dati tra applicazioni quando succede qualcosa, come una nuova email o una nuova riga in un foglio | L'evento di partenza, i passaggi, quale campo va dove e qualcuno che si accorga quando un collegamento si rompe |
| Lettori di documenti | Estraggono fornitore, data, numero e importi da fatture, ricevute e moduli | Regole su cosa è corretto e una persona che controlli ciò che legge |
| Assistenti di scrittura | Preparano email, risposte e riassunti a partire da un'istruzione | L'istruzione, i fatti e una persona che legga la bozza prima che parta |
| Costruttori di agenti | Concatenano più passaggi e lasciano che un modello scelga tra di essi | Limiti su ciò che può toccare, collaudi e un controllo stretto su ciò che fa |
| Assistenti in chat | Rispondono alle domande scritte in una finestra | La domanda, e il copia e incolla nei tuoi sistemi reali |
Cosa fanno bene gli strumenti di automazione AI
Gli strumenti di automazione AI sono bravi nella parte di un lavoro fatta di lettura, battitura e copia, dove i dati in ingresso sono disordinati ma il risultato è prevedibile.
L'automazione tradizionale richiedeva che ogni dato arrivasse in un formato fisso. Una fattura di un fornitore con un'impaginazione mai vista, o un'email scritta a parole proprie, la bloccava. Gli strumenti AI per l'automazione aziendale hanno cambiato le cose: sanno leggere una pagina mai vista prima, trovare le cifre che contano e trasformare una richiesta vaga in un record ordinato. Questo allarga l'insieme dei lavori d'ufficio che vale la pena automatizzare.
Qualunque sia il settore, da un rivenditore di materiali edili a uno studio dentistico, i punti di forza sono più o meno gli stessi:
- Leggere documenti: fatture, ricevute, moduli d'ordine e documenti di trasporto trasformati in campi ordinati.
- Smistare la posta in arrivo: separare fatture dei fornitori, domande dei clienti, newsletter e codici di accesso.
- Scrivere bozze: una prima risposta, il riassunto di una lunga conversazione, il succo delle email di ieri rimaste senza risposta.
- Spostare dati: una riga segnata come pronta in un foglio diventa una fattura in bozza, un PDF archiviato e un'email in bozza.
- Tenere registri: uno storico dei prezzi o un elenco fornitori aggiornati dai documenti man mano che arrivano.
- Ripetizione: fare gli stessi passaggi nello stesso modo ogni volta che viene attivato, senza stancarsi.
Cosa ti lasciano gli strumenti di automazione AI
Gli strumenti di automazione AI lasciano sette compiti a chi li gestisce: le regole, i collaudi, il monitoraggio, le correzioni, gli accessi, le approvazioni e i registri.
È la parte che la pagina di un prodotto mostra di rado. Uno strumento arriva vuoto. Non sa che un cliente vuole una dicitura fiscale diversa su ogni fattura, che un certo fornitore manda note di credito che sembrano fatture, o che un rimborso non va mai registrato senza che una persona lo guardi. Qualcuno deve metterlo per iscritto, verificare che lo strumento lo rispetti e continuare a verificarlo.
Nessuno di questi compiti è difficile preso da solo. Insieme sono un impegno costante, e ricadono su qualcuno in azienda, spesso la stessa persona che non aveva tempo per fare a mano il lavoro di partenza. La tabella elenca i sette compiti e cosa succede di solito quando nessuno se ne fa carico.
| Compito | Cosa significa | Se nessuno lo fa |
|---|---|---|
| Regole | Mettere per iscritto qual è il risultato corretto, eccezioni comprese | Lo strumento tira a indovinare, e le sue ipotesi sembrano giuste finché non lo sono più |
| Collaudi | Fargli elaborare casi reali del passato prima che tocchi il lavoro vero | Gli errori li scoprono i clienti, i fornitori o il commercialista |
| Monitoraggio | Controllare che sia partito e che ciò che ha prodotto sia ancora corretto | Un collegamento interrotto passa inosservato per settimane |
| Correzioni | Adattarlo quando un fornitore cambia impaginazione o un'applicazione cambia un campo | L'automazione si ferma in silenzio, o comincia a produrre registrazioni sbagliate |
| Accessi | Decidere quali caselle di posta, cartelle e account può leggere e modificare | Ha più accessi di quanti ne servano, o li perde senza preavviso |
| Approvazioni | Fare in modo che una persona firmi tutto ciò che esce dall'azienda | Parte un'email, una fattura o un pagamento che nessuno ha controllato |
| Registri | Tenere traccia di ciò che ha letto, creato e passato avanti | Nessuno sa spiegare perché una registrazione è fatta in quel modo |
Puoi gestire da solo uno strumento di automazione AI?
Uno strumento lascia sette compiti a chi lo gestisce. Spunta ciascuno di quelli che qualcuno in azienda ha il tempo e le competenze per coprire.
Come scegliere uno strumento di automazione AI
I migliori strumenti di automazione AI per la tua azienda sono quelli che qualcuno dalla tua parte sa gestire bene: scegli in base al lavoro e a chi se ne occuperà, non in base a una classifica.
Le liste dei migliori strumenti di automazione AI cambiano ogni pochi mesi, e rispondono a un'altra domanda. Uno strumento eccellente nel rispondere ai visitatori di un sito non aiuta con le fatture dei fornitori, e un lettore di fatture non risponderà ai tuoi clienti. Parti da un lavoro, messo per iscritto, e valuta qualsiasi software di automazione AI rispetto a quello.
Queste domande vale la pena farle per qualsiasi prodotto, e a qualsiasi fornitore che si offra di gestirlo per te:
- Lavora dentro la tua casella di posta, le tue cartelle, i tuoi fogli e il tuo sistema contabile, o sposta il lavoro altrove?
- Prepara bozze che una persona firma, o invia e registra da solo?
- Cosa fa con un caso che non sa gestire con esattezza: tira a indovinare o lo passa a una persona?
- Tiene un registro di ogni azione che puoi leggere in seguito?
- Si può fermare subito, con un solo comando o un solo interruttore?
- Chi scriverà le sue regole, lo collauderà e lo correggerà quando qualcosa cambia, e quante ore al mese richiederà?
- Se smetti di pagare, cosa resta a te?
Quando un dipendente AI è la scelta migliore
Un dipendente AI è la scelta migliore quando un lavoro merita di essere automatizzato ma in azienda nessuno ha il tempo di gestire uno strumento.
Dipendente AI è il nostro nome per un'automazione costruita per svolgere un lavoro dall'inizio alla fine, con i sette compiti di gestione visti sopra svolti al posto tuo. Scriviamo le regole con te, le collaudiamo sui tuoi documenti passati, facciamo girare il robot sui nostri server collegato ai tuoi account, lo sorvegliamo e lo correggiamo. Lo noleggi ogni mese: non c'è software da installare né una vendita una tantum. La tua casella di posta, i tuoi file e le tue registrazioni contabili restano tuoi, e se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma.
Le stesse regole valgono per ogni lavoro. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla, e una persona firma tutto ciò che esce dall'azienda. Ciò che non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. Ogni azione viene scritta in un registro di controllo, un interruttore di emergenza ferma qualsiasi robot con un solo comando, e nulla viene acceso senza il sì del cliente.
Già attivi oggi per un cliente: fatturazione attiva, fatture dei fornitori, ordini di acquisto, archiviazione delle fatture, un registro dello storico prezzi, un riepilogo giornaliero della posta, la sorveglianza di una casella di posta, la firma online dei contratti e le note di passaggio di consegne quando una persona chiave se ne va. Offerti e costruiti su richiesta con lo stesso motore: risposte ai clienti in bozza, seguito delle richieste di informazioni, ricevute delle spese, pratiche di ingresso di clienti e dipendenti, verbali delle riunioni, proposte di riconciliazione bancaria e solleciti di pagamento in bozza.
Cosa non fa: non negozia, non decide cosa è dovuto, non muove denaro e non risponde da solo a un cliente. Non è nemmeno l'unica strada sensata. Un'azienda che ha già qualcuno a cui piace costruire e curare automazioni può scoprire che uno strumento basta.
Come iniziare
Parti da un solo lavoro, messo per iscritto e misurato, prima di scegliere tra uno strumento e un servizio.
L'ordine qui sotto funziona qualunque strada tu prenda, e mostra in fretta se i compiti che uno strumento ti lascia sono compiti che puoi coprire.
- Scegli un lavoro che si ripete almeno ogni settimana e segue regole che sapresti spiegare a un nuovo collega.
- Mettilo per iscritto: dove arriva il lavoro, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo firma.
- Elenca le eccezioni che già conosci, come rimborsi, fornitori sconosciuti o diciture fiscali insolite.
- Misuralo con il tuo metro: quante volte capita in un mese e quanto tempo richiede ogni volta.
- Usa la lista di controllo in questa pagina per vedere quali dei sette compiti di gestione qualcuno in azienda può coprire.
- Se puoi coprirne la maggior parte, prova prima uno strumento su copie di casi reali del passato. Se non puoi, chiedi un dipendente AI costruito, gestito e controllato al posto tuo.
Domande
Cosa sono gli strumenti di automazione AI?
Sono software che usano un modello di intelligenza artificiale per svolgere una parte di un lavoro ripetitivo: leggere documenti, smistare la posta, scrivere bozze o spostare dati tra applicazioni. Fanno i passaggi; qualcuno deve comunque fissare le regole, controllare i risultati e sorvegliarli.
Quali sono i migliori strumenti di automazione AI?
Non esiste una risposta unica, perché il migliore è quello adatto al tuo lavoro e che qualcuno sa gestire. Confronta in base all'adattamento: lavora dentro i tuoi account, prepara bozze che una persona firma, tiene un registro di ogni azione e passa i casi poco chiari a una persona?
Come posso automatizzare la mia azienda con l'AI?
Parti da un lavoro che si ripete spesso e segue regole che puoi mettere per iscritto. Misura quante volte capita e quanto tempo richiede, poi decidi se puoi gestire da solo uno strumento oppure preferisci che venga costruito e gestito al posto tuo.
L'automazione AI può funzionare senza una persona?
Alcuni strumenti si possono impostare per inviare, registrare o pagare da soli, ma così si toglie il controllo che intercetta gli errori. I nostri preparano solo bozze: una persona firma tutto ciò che esce dall'azienda, e nessun robot invia nulla.
Quanto costa l'automazione AI?
I prezzi degli strumenti variano, e il costo nascosto sono le ore che qualcuno passa a gestirli. I nostri dipendenti AI si noleggiano: un unico canone mensile per flusso di lavoro, scritto nel preventivo, basato sulle ore che il lavoro toglie alla tua routine e sulla sua complessità.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando un lavoro e le ore che ti costa ogni mese: ti diremo con chiarezza se fa al caso tuo uno strumento o un dipendente AI.
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