Gli strumenti di automazione dei flussi ti permettono di collegare le app e avviare passaggi senza scrivere codice, ma qualcuno deve comunque progettare, testare e mantenere ogni flusso. Se in azienda nessuno ha quel tempo, noleggiare un dipendente AI già funzionante, che fa lo stesso lavoro dentro i tuoi strumenti, è spesso la scelta più semplice.
Cosa fanno gli strumenti di automazione dei flussi
Gli strumenti di automazione dei flussi collegano le app che l'azienda già usa, così che un evento in una di esse avvii una catena di passaggi nelle altre senza che nessuno copi dati a mano.
Ogni flusso ha le stesse tre parti. Il trigger è l'evento che lo avvia, come una nuova email, un nuovo file in una cartella o una riga aggiunta a un foglio. Le azioni sono i passaggi che seguono: leggere un campo, creare un record, spostare un file, inviare un messaggio. I connettori sono i collegamenti con ciascuna app, che permettono allo strumento di accedere e svolgere quelle operazioni per conto tuo.
Oggi la maggior parte dei software di automazione dei flussi di lavoro viene venduta come automazione no code. Invece di scrivere un programma, scegli un trigger da un elenco, trascini le azioni e abbini i campi da un'app all'altra su una tela visiva. È un vero passo avanti. Chi non avrebbe mai scritto uno script ora può creare un flusso che archivia gli allegati o copia le risposte di un modulo in un foglio.
Ecco alcuni lavori tipici che si creano con questi strumenti.
- Salvare gli allegati delle email in una cartella con un nome preciso.
- Copiare le risposte di un modulo web in un foglio e avvisare un collega.
- Creare un'attività quando un documento viene segnato come pronto.
- Pubblicare un messaggio in un canale del team quando un record cambia.
- Spostare dati tra due sistemi che non comunicano tra loro.
Cosa richiedono da te
Gli strumenti di automazione dei flussi forniscono i mattoncini; la progettazione, i test e la manutenzione di ogni flusso restano a carico di qualcuno della tua azienda.
La piattaforma in sé è la parte facile, e la maggior parte degli strumenti fa sembrare semplice il primo flusso. Il lavoro sta tutto intorno. Qualcuno deve descrivere il compito con una precisione tale che una macchina possa seguirlo: da dove arriva il lavoro, quali casi sono normali, quali sono eccezioni e cosa deve succedere a ciascuno. Qualcuno deve abbinare i campi, collegare gli account con i permessi giusti e testare il flusso su documenti reali, non solo sull'esempio ordinato.
Poi il flusso va seguito nel tempo. Gli accessi scadono, un fornitore cambia il layout della fattura, un'app rinomina un campo, e un flusso che per mesi ha funzionato senza intoppi inizia a saltare dei record. Qualcuno deve accorgersene, trovare la causa e sistemarla, di solito nel mezzo di altro lavoro.
Per questo il costo reale di una piattaforma di automazione dei workflow non è solo l'abbonamento. Sono le ore di una persona che conosce sia le regole dell'azienda sia lo strumento, oggi e ogni mese da qui in avanti. Quando quella persona c'è e ha tempo, gli strumenti funzionano bene. Quando il compito finisce a chi è meno impegnato quella settimana, tende a bloccarsi.
Dove si rompono i flussi fatti da soli
I flussi fatti da soli di solito si rompono sulle eccezioni, nei passaggi tra un'app e l'altra e quando chi li ha creati cambia ruolo.
Un flusso viene costruito attorno ai casi a cui ha pensato chi lo ha creato. Il primo documento insolito, come una nota di credito che sembra una fattura, una scansione al posto di un PDF o un'email con due allegati, o ferma il flusso o, peggio, fa passare un risultato sbagliato che nessuno vede. Molti strumenti di automazione dei processi sono fatti per andare avanti comunque, quindi un errore può finire in silenzio nella contabilità o nella cartella di un cliente.
Il guasto silenzioso è il secondo punto debole. Se un connettore perde l'accesso, il flusso può semplicemente smettere di funzionare. Niente sembra fuori posto finché qualcuno non chiede dove sono finiti i file della settimana scorsa.
Il terzo è chi se ne fa carico. I flussi creati da una sola persona entusiasta spesso non sono documentati. Quando quella persona cambia ruolo o se ne va, il resto del team eredita automazioni che non sa leggere e che ha paura di toccare.
Il quarto sono i test. Un flusso provato su tre esempi ordinati può sembrare finito. Il vero test è un mese di documenti reali, compresi quelli strani, con qualcuno che confronta ogni risultato con ciò che avrebbe fatto una persona attenta.
Niente di tutto questo significa che gli strumenti di automazione dei flussi siano scadenti. Significa che un flusso che funziona ha bisogno delle stesse cose di qualsiasi processo: una regola scritta per le eccezioni, una traccia di ciò che è successo e un responsabile.
Crearlo con uno strumento o noleggiarlo già funzionante?
Scegli un compito che vorresti automatizzare. Spunta ogni affermazione che oggi è vera per la tua azienda.
Noleggiare un'automazione già funzionante
Noleggiare un'automazione già funzionante significa che qualcun altro progetta, gestisce e mantiene il flusso, mentre questo lavora dentro la tua casella di posta, le tue cartelle, i tuoi fogli e il tuo sistema contabile.
Così funzionano i nostri dipendenti AI. Costruiamo ciascuno attorno a un solo compito preciso, lo facciamo girare sui nostri server sugli account del cliente e lo noleggiamo a mesi: una cifra per ogni flusso di lavoro, indicata nel preventivo. Fa il lavoro che potresti costruire con gli strumenti di automazione dei flussi, ma il tuo team non deve installare, configurare né riparare nulla. Se cambia un layout o va rinnovato un accesso, sistemarlo è compito nostro.
Le regole sono le stesse per ogni compito. Il robot prepara solo bozze; nessun robot invia nulla, e una persona controlla e firma tutto ciò che esce dall'azienda. Ciò che non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato. Ogni azione viene scritta in un registro di controllo, un interruttore di arresto ferma qualsiasi robot con un solo comando e nulla viene attivato senza il sì del cliente.
Già in funzione oggi per un cliente: fatturazione attiva, fatture dei fornitori, ordini di acquisto, archiviazione delle fatture, un registro storico dei prezzi, un riepilogo giornaliero della posta e firma dei contratti online. Offerti e realizzati su richiesta con lo stesso motore: bozze di risposte ai clienti, follow-up delle richieste, ricevute delle spese, pratiche di attivazione dei nuovi clienti e suggerimenti di riconciliazione bancaria.
Un compito noleggiato di solito parte così.
- Descrivi un compito: da dove arriva il lavoro, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo firma.
- Concordiamo le regole per i casi normali e per le eccezioni, e chi riceve ogni avviso.
- Creiamo il dipendente AI e lo colleghiamo ai tuoi account con l'accesso che ci concedi.
- Viene attivato solo con il tuo sì, e le sue prime bozze vengono controllate da vicino.
- Da lì in poi funziona ogni volta che viene attivato, e lo seguiamo noi per tutta la durata del noleggio.
Confronto diretto
La differenza principale tra creare un flusso con uno strumento e noleggiare un'automazione già funzionante è chi si fa carico della progettazione, delle riparazioni e della responsabilità.
Entrambe le strade possono automatizzare lo stesso compito, e gli strumenti di automazione dei flussi sono una buona scelta per molti di essi. La tabella le confronta sui punti che contano quando il flusso è in funzione, non il giorno in cui viene creato.
| Domanda | Farlo da soli con uno strumento | Noleggiarlo già funzionante |
|---|---|---|
| Chi progetta il flusso? | Qualcuno della tua azienda | Noi, partendo dalla tua descrizione scritta del compito |
| Chi lo ripara quando si rompe? | Chi l'ha creato, se è ancora in azienda | Noi, come parte del noleggio mensile |
| Dove stanno i tuoi dati? | Nelle tue app, passando per i server dello strumento | Nei tuoi account; il robot gira sui nostri server e lavora al loro interno |
| Cosa invia? | Ciò che il flusso è impostato a inviare, spesso in automatico | Nulla; prepara bozze e una persona le invia |
| Cosa succede ai casi poco chiari? | Dipende da come è stato costruito il flusso | Passano a una persona invece di essere indovinati |
| Quale traccia resta? | Lo storico delle esecuzioni dello strumento, se qualcuno lo controlla | Un registro di controllo di ogni azione |
| Come si paga? | Un abbonamento più le ore del tuo team | Una cifra mensile per ogni flusso di lavoro, indicata nel preventivo |
| E se smetti? | I flussi si fermano; i dati restano tuoi | Il flusso di lavoro si ferma; i tuoi dati e documenti sono sempre stati tuoi |
Come decidere
Crea i flussi con gli strumenti di automazione se hai una persona con il tempo e le competenze per seguirli; noleggia un'automazione già funzionante se non ce l'hai.
Gli strumenti di automazione dei flussi sono adatti a flussi brevi e a basso rischio: spostare allegati, copiare le risposte dei moduli, pubblicare un avviso. Se un errore costa poco e a qualcuno piace costruirli, ci sono pochi motivi per pagare qualcun altro.
Il noleggio è più adatto quando il compito tocca soldi, clienti o fornitori, quando le eccezioni sono frequenti o quando nessuno può dedicare ore alla manutenzione. Fatture di vendita, fatture dei fornitori e ordini di acquisto sono buoni esempi: le regole sono chiare, ma una registrazione sbagliata richiede tempo per essere annullata, e una bozza firmata da una persona è più sicura di un messaggio che parte da solo.
Fai le stesse domande a qualsiasi fornitore, che tu compri uno strumento o noleggi un compito già funzionante: lavora dentro i tuoi account? Si ferma sui casi poco chiari invece di tirare a indovinare? Tiene traccia di ogni azione? Si può fermare subito se qualcosa non torna?
Molte aziende finiscono per fare entrambe le cose. I flussi semplici restano su uno strumento e i compiti più impegnativi vengono noleggiati già funzionanti. Qualunque strada tu scelga, misura il compito allo stesso modo: quanto spesso si presenta e quanto tempo richiede ogni volta a mano. Quel dato, in ore, è l'unico modo onesto per confrontare le opzioni. L'autovalutazione in questa pagina è un modo rapido per mettere alla prova un compito.
Domande
Cosa sono gli strumenti di automazione dei flussi?
Sono software che collegano le tue app così che un evento in una di esse, come una nuova email o un nuovo file, avvii una catena di passaggi nelle altre. La maggior parte è no code: costruisci il flusso su una tela visiva invece di scrivere un programma.
Cos'è un flusso di lavoro automatizzato?
È una serie di passaggi che si svolge da sola una volta che qualcosa la attiva. Per esempio: arriva la fattura di un fornitore, viene letta, viene creata una registrazione in bozza con il PDF allegato e il file viene salvato nella cartella del fornitore.
Come si automatizza un flusso di lavoro?
Prima metti il compito per iscritto: da dove arriva il lavoro, i passaggi, le eccezioni e chi firma il risultato. Poi o lo costruisci con uno strumento e lo testi su documenti reali, oppure lo fai costruire e gestire da qualcun altro.
Quali sono alcuni esempi di automazione?
Archiviare gli allegati delle email in cartelle, copiare le risposte dei moduli in un foglio, preparare bozze di fatture da un foglio, registrare in bozza le fatture dei fornitori e inviare ogni mattina un riepilogo delle email senza risposta.
Costa meno creare i flussi da soli?
L'abbonamento spesso costa meno, ma conta le ore del tuo team per progettare, testare e riparare ogni flusso. Confronta quel totale con una cifra mensile per ogni flusso di lavoro prima di decidere.
Vuoi recuperare ore da questo lavoro?
Scrivi a [email protected] indicando un compito e quante ore ti costa ogni mese: ti diremo con chiarezza se conviene crearlo da solo o noleggiarlo già funzionante.
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