AI per concessionarie auto: richieste, follow-up e pratiche

Richieste da ogni canale

Il primo compito dell'AI per concessionarie auto è semplice da descrivere: fare in modo che nessuna richiesta vada persa, ovunque arrivi.

Quando si parla di AI per concessionarie auto si pensa quasi sempre a finestre di chat e strumenti per i prezzi. L'occasione meno visibile sta in ufficio: le richieste, i follow-up e i documenti che stanno tra il primo messaggio di un acquirente e la consegna delle chiavi.

Una concessionaria riceve contatti da molte parti. I portali di annunci mandano i contatti per email, il sito della concessionaria ha un modulo di contatto, c'è chi scrive direttamente a un venditore, chi chiama e lascia un messaggio, chi passa in salone e lascia un numero su un biglietto. Ogni canale finisce in un posto diverso, e ogni venditore tiene la sua lista.

È lì che le richieste si perdono. Un contatto arrivato di sabato pomeriggio, nel pieno del lavoro, resta in una casella fino a martedì. Un acquirente che ha scritto a un venditore che nel frattempo se n'è andato non riceve nessuna risposta. Nessuno è disattento; il lavoro è semplicemente sparso in troppi posti perché una sola persona lo veda tutto.

La tabella mostra dove arrivano di solito le richieste e come si perdono.

Un unico registro

La soluzione è un unico registro: una sola lista con una riga per richiesta, qualunque sia il canale, che mostra chi ha chiesto, per quale auto, quando e chi se ne occupa.

Un registro non è un nuovo software che i venditori devono imparare. Può essere un foglio condiviso con poche colonne chiare. Quello che conta è che ogni richiesta finisca lì, e che ogni riga abbia un responsabile e un passo successivo.

È qui che l'automazione si guadagna il posto. Un robot può leggere le caselle in cui arrivano le richieste, riconoscere la richiesta di un acquirente in mezzo a tutto il resto e scrivere la riga: nome, recapiti, il veicolo richiesto, il canale e l'ora. Poi la assegna una persona, oppure una regola semplice, per esempio per marca o per l'annuncio da cui arriva.

I messaggi telefonici e le visite in salone hanno ancora bisogno di una persona che li inserisca. Il registro sarà completo solo quanto l'abitudine di inserirli, quindi rendi quell'abitudine più breve possibile: un nome, un numero e un'auto bastano per aprire una riga.

Il registro aiuta anche il responsabile. Con un'occhiata mostra quante richieste sono arrivate questa settimana, da quali canali, quante aspettano ancora una prima risposta e quale venditore ha più righe aperte. Per niente di tutto questo serve costruire un report; basta la lista, filtrata.

• Data e ora di arrivo della richiesta.
• Canale: portale di annunci, sito, email diretta, telefono o visita in salone.
• Nome dell'acquirente e come preferisce essere contattato.
• Veicolo o tipo di veicolo richiesto.
• Venditore responsabile.
• Passo successivo e data entro cui farlo.

Risposte e follow-up in bozza

Il follow-up automatico dei contatti, fatto bene, vuol dire che le risposte vengono preparate in tempo e le invia un venditore; il software non scrive mai da solo a un acquirente.

Con chi compra un'auto la velocità conta, perché spesso chiede a più concessionarie contemporaneamente. Un robot può preparare una prima risposta appena arriva la richiesta: ringrazia l'acquirente, conferma che l'auto è ancora disponibile se lo dice il tuo elenco del parco auto e propone un orario per vederla o per un test drive. La bozza aspetta nella casella del venditore, che la controlla, la sistema e preme invio.

I follow-up funzionano allo stesso modo. Quando è il momento di risentirsi e l'acquirente non si è più fatto vivo, viene preparato un follow-up in bozza e il registro lo segna come in attesa. Ecco cosa dovrebbe voler dire automazione dei follow-up in una concessionaria: niente dimenticato, niente inviato senza che una persona lo abbia letto prima.

Una sequenza tipica per una richiesta è questa.

Le parole delle bozze le decidi tu. I tuoi venditori migliori hanno già risposte che riusano; quelle diventano il punto di partenza, così le bozze suonano come la tua concessionaria e non come un modello. Il venditore può sempre riscrivere una bozza da capo, e va benissimo: l'importante è che la risposta ci sia, in tempo, ad aspettarlo.

1. Arriva per email una richiesta da un portale di annunci.
2. Il robot la registra e la assegna secondo la regola concordata.
3. Nella casella del venditore compare una prima risposta in bozza, costruita dalla richiesta e dal tuo elenco del parco auto.
4. Il venditore controlla la bozza, la modifica se serve e la invia.
5. Se l'acquirente non risponde entro la data concordata, viene preparato un follow-up in bozza e la riga viene segnata come in scadenza.
6. Quando l'acquirente risponde, prenota una visita o dice di no, il venditore aggiorna la riga e i follow-up si fermano.

I documenti della vendita

Quando un acquirente dice sì, il processo di onboarding del cliente è fatto soprattutto di documenti: raccoglierli, controllare che non ne manchi nessuno e archiviarli dove la pratica li ritrova.

Ogni vendita richiede documenti dall'acquirente, e l'elenco preciso dipende da dove operi, da come viene pagata l'auto e dall'eventuale permuta. Qui l'AI per concessionarie auto è un lavoro di monitoraggio: un robot può preparare la richiesta come email in bozza, tenere traccia di cosa è tornato indietro, segnalare cosa manca o è scaduto e archiviare ogni documento nella cartella della pratica, con una riga nel registro.

Quello che non fa è decidere quali documenti richiede la legge, fare verifiche sul credito o approvare un finanziamento. Queste decisioni spettano alla tua squadra, alle tue finanziarie e, dove le regole non sono chiare, al tuo consulente. Ogni nuova anagrafica cliente viene creata solo dopo il tuo sì.

Il vantaggio è meno rincorse alla fine. Quando i documenti di ogni pratica vengono richiesti il giorno stesso in cui l'acquirente dice sì e seguiti sul registro, la consegna non si blocca per una pagina mancante, e la cartella della pratica è completa quando la chiede il commercialista.

Fatture dei fornitori e dell'officina

Dietro al salone, una concessionaria riceve anche un flusso costante di fatture dei fornitori, e registrarle è un lavoro che l'automazione fa già bene.

È l'uso meno visibile dell'AI per concessionarie auto, e spesso quello con più ore di routine.

Fornitori di ricambi, carrozzerie esterne, ditte di trasporto, servizi di pulizia e preparazione delle auto, utenze: ognuno manda fatture, di solito per email, a volte come scansioni. Qualcuno le legge una per una, le ricopia nel sistema contabile, allega il PDF e ne archivia una copia.

Questa è la parte del nostro lavoro attiva oggi per un cliente. Il robot delle fatture legge la casella di posta e una cartella di deposito, riconosce fatture e note di credito dei fornitori, crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore. Ciò che non può registrare con esattezza, come un rimborso o un fornitore sconosciuto, passa a una persona invece di essere indovinato, e un nuovo fornitore viene creato solo dopo l'approvazione del titolare. Non tocca i pagamenti.

Un riepilogo quotidiano della posta, anch'esso attivo oggi, può coprire tutte le caselle della concessionaria: ogni mattina, le email nuove e senza risposta del giorno prima, ordinate, ciascuna con un breve riassunto. È un modo semplice per vedere se qualche richiesta è rimasta senza risposta durante la notte.

Come partire con l'AI per concessionarie auto

Comincia scoprendo dove arrivano oggi le tue richieste e quante ricevono una risposta in tempo; l'autovalutazione in questa pagina ti aiuta.

Bisogna essere chiari su cosa è attivo oggi e cosa è costruito su misura. Le fatture dei fornitori e il riepilogo quotidiano sono attivi oggi. Il registro delle richieste, le risposte e i follow-up in bozza e il lavoro sui documenti di vendita sono offerti e costruiti su misura con lo stesso motore. Riguardano solo le richieste in arrivo: niente contatti a freddo, niente liste comprate e niente invii di massa.

Tutto gira sui nostri server collegato alle tue caselle di posta, alle tue cartelle, ai tuoi fogli e al tuo sistema contabile, e si noleggia ogni mese con un unico canone per flusso di lavoro, scritto nel preventivo. Niente viene acceso senza il tuo sì, ogni azione viene scritta in un registro di ogni azione e un comando di arresto ferma qualunque robot con un solo comando. Se il noleggio si interrompe, il flusso di lavoro si ferma e ogni registrazione resta nei tuoi account.

Qualunque cosa decidi sull'AI per concessionarie auto, vale la pena iniziare il registro a mano già questa settimana. Anche un semplice foglio condiviso mostra dove sono i buchi, ed è proprio l'informazione che servirebbe per prima a qualunque automazione.

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