AI per consulenti finanziari: verbali e documenti dei clienti

Le carte attorno a ogni incontro

Ogni incontro con un cliente genera carte. È su queste carte, non sulla consulenza, che l'AI per consulenti finanziari ti restituisce ore.

Un tipico incontro di revisione dura un'ora. Il lavoro attorno spesso ne richiede di più: preparare la pratica prima, mettere per iscritto ciò che si è detto, elencare cosa ciascuna parte si è impegnata a fare, mandare un follow-up, rincorrere i documenti che il cliente ha promesso e archiviare tutto dove un collega possa trovarlo. Gran parte di questo si fa a fine giornata, a memoria, quando l'attenzione è più bassa.

È un cattivo uso del tempo di un consulente e un rischio per la pratica del cliente. Le note scritte giorni dopo sono più povere di quelle scritte subito. Le azioni che esistono solo nella testa del consulente si perdono facilmente quando un collega prende in mano il cliente.

La domanda quindi non è se l'AI per consulenti finanziari possa sostituire il giudizio. Non può, e non deve provarci. La domanda è se l'ora di carte dopo ogni incontro possa diventare pochi minuti di controllo delle bozze.

La tabella qui sotto mostra cosa succede attorno a un incontro e quali parti si possono preparare perché il consulente le controlli.

Verbali e azioni in bozza

I verbali delle riunioni con l'AI trasformano una registrazione, o gli appunti sommari del consulente, in un resoconto pulito e in un elenco di azioni con responsabili e scadenze, pronto per il controllo del consulente.

Questo servizio è offerto e costruito su misura. Il consulente fornisce la registrazione dell'incontro, fatta con il consenso del cliente, oppure gli appunti presi durante l'incontro. Il robot prepara il verbale in bozza nel formato dello studio: chi era presente, di cosa si è parlato, cosa è stato deciso e cosa resta aperto. Poi estrae ogni azione e la elenca con un responsabile e una scadenza, quando è stata indicata.

Un riassunto della riunione fatto con l'AI è affidabile solo quanto ciò che riceve. Cifre pronunciate a mezza voce, persone che parlano insieme e frasi lasciate a metà possono essere fraintese, quindi la bozza è un punto di partenza, mai il documento ufficiale. Il consulente la rilegge confrontandola con il proprio ricordo dell'incontro, la corregge e la approva. Solo allora entra nella pratica del cliente.

La registrazione merita una regola chiara. Si usano solo gli incontri che il cliente sceglie di registrare, e il cliente deve sapere perché viene fatta la registrazione e dove finisce. Se il tuo studio ha regole proprie sulla registrazione e la conservazione delle chiamate con i clienti, vengono prima di tutto; parlane con il tuo consulente per la conformità prima di cominciare.

Follow-up che invia il consulente

Dopo l'incontro il robot prepara l'email di follow-up in bozza, ma è il consulente a rileggerla e a premere invio.

Un buon follow-up fa tre cose: ringrazia il cliente, spiega con parole semplici cosa succede adesso ed elenca ciò che il cliente deve fornire. Scriverne uno fatto bene dopo ogni incontro è proprio il tipo di compito che salta quando l'agenda è piena.

La bozza viene preparata dal verbale e dalle azioni approvati, quindi dice solo ciò che è stato concordato. Resta come bozza nella casella del consulente, nella stessa conversazione dei messaggi precedenti. Ogni passaggio parte con la tua approvazione, e lo passi ad automatico solo quando ha dimostrato di funzionare. Se il consulente vuole ammorbidire una frase, aggiungere una riga personale o togliere un punto, la modifica come qualsiasi altra email.

Ciò che il follow-up non deve mai contenere è una consulenza che il consulente non ha dato. Il robot non raccomanda prodotti, non suggerisce allocazioni e non si esprime sull'adeguatezza. Se nella bozza qualcosa suona come un consiglio, il consulente lo toglie; non avrebbe dovuto esserci, e le istruzioni del robot vengono corrette perché non succeda di nuovo.

I consulenti che usano follow-up in bozza notano spesso un vantaggio in più: i clienti ricevono la stessa struttura chiara dopo ogni incontro, qualunque consulente abbiano visto, perché ogni bozza parte dallo stesso verbale approvato.

Documenti dei clienti e scadenze

L'onboarding clienti automatizzato richiede i documenti che un cliente nuovo o esistente deve fornire, controlla ciò che arriva per individuare mancanze o scadenze e lo archivia con una riga nel registro.

È offerto e costruito su misura con lo stesso motore del nostro robot per le fatture dei fornitori, che è attivo oggi. I consulenti passano un tempo sorprendente a rincorrere documenti: documenti d'identità, prove di residenza, estratti conto, moduli firmati. A ogni cliente manca qualcosa di diverso, e alcuni documenti scadono, quindi una pratica completa l'anno scorso può non esserlo più oggi.

Ecco come funziona la routine per un nuovo cliente:

1. Il consulente segna il cliente come nuovo nel registro e sceglie l'elenco di documenti che si applica.
2. Il robot prepara un'email di richiesta in bozza con l'elenco esatto di ciò che serve; il consulente la invia.
3. Man mano che i documenti arrivano per email o caricamento, il robot li legge uno per uno e registra il tipo e l'eventuale scadenza.
4. Confronta ciò che è arrivato con l'elenco e annota cosa manca ancora o è scaduto.
5. Quando è il momento di un sollecito, ne prepara uno in bozza che il consulente invia.
6. Quando l'insieme sembra completo, il consulente lo controlla e approva la scheda del cliente. La nuova scheda la approva sempre una persona.

Archiviazione

Tutto ciò che il robot prepara viene archiviato nelle cartelle e nei fogli dello studio, in un posto fisso per ogni cliente, così nessuno deve chiedere dove sia finito un documento.

L'archiviazione è la parte meno visibile dell'AI per consulenti finanziari e una delle più preziose, perché una cartella cliente completa è la prima cosa che chiederanno un collega, un revisore o il cliente stesso.

I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese, girano sui nostri server e lavorano dentro la posta, le cartelle e i fogli dello studio. Verbali, elenchi di azioni, follow-up in bozza e documenti dei clienti finiscono nella cartella del cliente con nomi concordati in anticipo con il personale. Un registro nel foglio di calcolo dello studio mostra, per ogni cliente, l'ultimo incontro, le azioni aperte e lo stato dei documenti.

Ogni azione viene scritta in un registro che puoi leggere: cosa è arrivato, cosa è stato letto, cosa è stato preparato in bozza e cosa è stato passato a una persona. Se il robot non riesce a leggere chiaramente un documento, non indovina; lo passa a una persona.

Se lo studio smette di noleggiare il servizio, il flusso di lavoro si ferma e i file restano esattamente dove sono, perché sono sempre stati negli account dello studio. Un solo comando ferma qualunque robot, in qualsiasi momento.

Cosa l'AI non deve fare

L'AI per consulenti finanziari deve preparare le carte e niente di più: non deve dare consulenza, prendere decisioni o contattare i clienti di sua iniziativa.

Il confine è facile da dire e vale la pena metterlo per iscritto per tutto lo studio. Il robot è un assistente molto rapido per le carte attorno alla consulenza. Non è un secondo consulente, e niente di ciò che prepara va trattato come una raccomandazione.

In pratica significa:

• Nessuna consulenza sugli investimenti, raccomandazione di prodotti o valutazione di adeguatezza.
• Nessun messaggio ai clienti senza che il consulente lo controlli e lo invii.
• Nessuna registrazione di un incontro che il cliente non ha accettato.
• Nessuna decisione sull'accettabilità dei documenti di un cliente; segnala solo mancanze e scadenze.
• Nessuna affermazione che il processo rispetti le regole di qualche autorità di vigilanza; spetta allo studio e al suo consulente per la conformità.
• Nessuna modifica alle schede dei clienti senza l'approvazione di una persona.

Da dove cominciare

Il primo passo migliore con l'AI per consulenti finanziari è il lavoro che nel tuo studio porta via più tempo dopo gli incontri, misurato con il tuo conteggio.

Per alcuni studi è il verbale; per altri è la rincorsa dei documenti, che con ogni nuovo cliente può trascinarsi per settimane. Scegline uno e annota quante volte capita ogni mese e quanto tempo richiede ogni volta. Questi due numeri, in ore, sono la misura che conta.

Poi metti la routine per iscritto come faresti per un nuovo assistente: dove arriva il materiale, cosa se ne fa, dove va il risultato e chi lo approva. Se la routine sta in una pagina, di solito si può preparare in bozza in modo affidabile. Niente viene acceso senza il sì dello studio, e le prime settimane servono a controllare da vicino ogni bozza prima che qualcuno ci faccia affidamento.

Usata così, l'AI per consulenti finanziari restituisce tempo alla parte del lavoro per cui i clienti pagano: la conversazione e la consulenza.

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