L'AI per hotel lavora dietro il banco: prepara le risposte alle email degli ospiti dalle policy e dalle risposte passate dell'hotel, tiene in ordine la casella delle prenotazioni, registra le fatture dei fornitori e compone i report periodici. Il tuo personale resta con gli ospiti che ha davanti, e ogni risposta parte con il suo tocco.
La casella di posta dell'hotel
Parti dalla casella di posta: è il punto più pratico per l'AI per hotel. Ogni giorno arrivano domande degli ospiti, modifiche alle prenotazioni, richieste di gruppi e fatture dei fornitori, e tutto fa concorrenza agli ospiti al banco. Qui le ore si recuperano subito.
Un hotel piccolo o indipendente gestisce spesso più caselle: prenotazioni, un indirizzo generico, eventi, amministrazione. Gli ospiti chiedono del parcheggio, del check-in anticipato, dei cani, delle esigenze alimentari e della fattura del soggiorno del mese scorso. I gruppi chiedono preventivi. I fornitori mandano fatture per biancheria, cibo, bevande, manutenzione e lavanderia. Le stesse poche persone alla reception o in amministrazione rispondono a tutto, tra un check-in e l'altro.
Gran parte di questa posta è di routine e trova risposta ogni volta nelle stesse policy. Una parte è personale e dovrebbe ricevere risposta da una persona che conosce l'ospite. L'automazione utile è quella che separa le due cose, prepara in bozza le risposte di routine, registra le fatture e tiene informato il titolare, mentre ogni messaggio che un ospite riceve viene ancora inviato da qualcuno del personale.
Questo articolo tratta quattro lavori: email degli ospiti, richieste di gruppi ed eventi, fatture dei fornitori e report. Dice quali sono attivi oggi e quali sono offerti e costruiti su misura, ed è chiaro su ciò che non facciamo: non costruiamo motori di prenotazione, channel manager o chatbot, e niente risponde a un ospite da solo.
Le email degli ospiti come bozze
Le email degli ospiti si possono leggere, smistare e preparare con una risposta in bozza scritta dalle policy e dalle risposte passate dell'hotel, perché qualcuno del personale la controlli e la invii.
L'automazione del servizio clienti in un hotel va male quando risponde direttamente agli ospiti. Una risposta sbagliata su una politica di cancellazione o su un'allergia è peggio di una risposta lenta. Il nostro approccio è la bozza: l'email viene letta, il tipo di domanda viene riconosciuto e viene scritta una risposta in bozza con le parole dell'hotel, dalle sue policy e dalle risposte precedenti. Aspetta nella casella; una persona la legge, la corregge se serve e la invia.
La bozza conserva anche la voce dell'hotel. La risposta suona come il tuo team di reception perché è costruita da ciò che il tuo team di reception ha già scritto, e la persona che la invia può aggiungere il tocco personale che l'ospite ricorda: il nome del ristorante di cui chiedeva, una nota che la sua camera preferita è libera.
Questo tipo di assistenza clienti con AI è offerto e costruito su misura con lo stesso motore dei nostri robot attivi. Non ogni email si presta a una bozza. La tabella smista i tipi più comuni.
| Email dell'ospite | Adatta alla bozza o personale | Perché |
|---|---|---|
| Orari di check-in e check-out, parcheggio, indicazioni | Adatta alla bozza | Si risponde con policy fisse |
| Animali, culle, accessibilità | Adatta alla bozza | Si risponde con le policy, con il controllo del personale |
| Copia della fattura di un soggiorno passato | Adatta alla bozza | Il documento viene trovato e allegato a una bozza |
| Esigenze alimentari e allergie | Personale | Va confermata con la cucina da una persona |
| Modifiche a date o camere | Personale | Dipende da disponibilità e tariffe nel tuo sistema di prenotazione |
| Reclami | Personale | Servono delle scuse e una decisione di un responsabile |
| Occasioni speciali e richieste particolari | Personale, con una bozza da cui partire | Il calore deve venire da una persona |
Richieste di gruppi ed eventi
Le richieste per gruppi, riunioni ed eventi si possono annotare in un unico registro, con una prima risposta in bozza e solleciti in bozza preparati quando è il momento di farsi risentire.
Una richiesta per un matrimonio o una riunione aziendale può valere più di molte prenotazioni singole, ed è anche il tipo di email che aspetta troppo perché richiede un preventivo. Il nostro dipendente AI per le richieste è offerto e costruito su misura. Gestisce solo le richieste in arrivo: niente contatti a freddo, niente liste comprate, niente invii di massa. Ecco il percorso di una richiesta.
- Una richiesta arriva nella casella eventi o in quella generica e viene riconosciuta come richiesta di gruppo o di evento.
- Viene aggiunta una riga al registro delle richieste: chi, date, numero di persone, tipo di evento, cosa è stato chiesto.
- Viene preparata una prima risposta in bozza dai tuoi modelli, che chiede ciò che manca e propone una telefonata.
- Una persona del team eventi controlla la bozza, aggiunge disponibilità e prezzi e la invia.
- Se entro la data che hai fissato non arriva risposta, il sollecito è già pronto in bozza nella casella, puntuale.
- Il registro mostra ogni richiesta aperta, la sua fase e la prossima scadenza.
Quanta posta degli ospiti si presta a una bozza?
Spunta ogni tipo di email che il tuo hotel riceve ogni settimana. Sono i tipi adatti alla bozza; reclami, allergie e modifiche alle prenotazioni restano personali.
Fatture dei fornitori
Le fatture dei fornitori di cibo, bevande, biancheria, lavanderia e manutenzione si possono leggere dalla casella di posta e registrare come fatture passive in bozza, con il PDF allegato e archiviato.
Gli hotel comprano da molti fornitori, spesso ogni settimana, e le fatture arrivano per email, come scansioni e su carta insieme alle consegne. Il nostro dipendente AI per le fatture dei fornitori è attivo oggi per un cliente, e lo stesso robot si adatta all'amministrazione di un hotel. Ecco cosa fa:
- Legge la casella amministrativa e una cartella di deposito alla ricerca di nuove fatture e note di credito.
- Legge fornitore, data, numero e importi, con un modello fisso per i fornitori abituali e con l'aiuto di un modello AI per gli altri.
- Crea una fattura passiva in bozza nel sistema contabile con il PDF allegato e archivia il PDF sotto il fornitore.
- Invia una notifica per ogni fattura.
- Passa a una persona tutto ciò che non può registrare con esattezza, come un rimborso o un fornitore sconosciuto, invece di tirare a indovinare.
- Crea un nuovo fornitore solo dopo l'approvazione del titolare, e non tocca i pagamenti.
Report per il titolare
I report automatici danno al titolare gli stessi pochi numeri ed elenchi nello stesso giorno di ogni settimana, composti dai fogli e dal sistema contabile dell'hotel.
I report sono un uso più silenzioso dell'AI per hotel, ma spesso è quello che il titolare apprezza di più, perché le informazioni esistono già e sono solo sparse. I titolari dei piccoli hotel di solito vogliono poche risposte: cosa è entrato, cosa è dovuto, quali fatture aspettano, quali richieste sono aperte, a quali email nessuno ha risposto. Oggi gestiamo per un cliente un riepilogo quotidiano della posta: ogni mattina, le email nuove e senza risposta del giorno prima su tutte le sue caselle, divise per attività, ciascuna con un breve riassunto e il testo completo a portata di tocco, con newsletter e codici filtrati. Per un hotel con più caselle, già questo mostra cosa sta aspettando.
Report e dashboard personalizzati costruiti sui tuoi strumenti sono offerti e costruiti su misura. Attingono a ciò che tieni già: il sistema contabile, il registro delle richieste, i fogli che compila il tuo team. Non ci colleghiamo a motori di prenotazione o channel manager, quindi i dati di occupazione e tariffe verrebbero dai report che il tuo sistema di prenotazione produce già.
Da dove partire, e cosa non fa
Parti dal lavoro che costa al tuo team più ore tra un ospite e l'altro, che spesso è la casella delle prenotazioni o le fatture dei fornitori.
Per la maggior parte delle strutture le fatture dei fornitori sono il primo passo più semplice con l'AI per hotel, perché quel robot è attivo oggi e non tocca nessun ospite. Le bozze per le email degli ospiti possono seguire, una volta raccolte in un unico posto le tue policy e le tue risposte migliori.
I nostri dipendenti AI si noleggiano ogni mese e girano sui nostri server collegati agli account dell'hotel, oggi caselle Google Workspace, Google Drive, Fogli Google e Xero. Ogni risposta, fattura e report arriva pronto nel posto giusto, nello stesso modo ogni volta. Ogni azione viene scritta in un registro che puoi leggere, tutto ciò che il robot non può fare con esattezza passa a una persona invece di essere indovinato, e un solo comando ferma qualunque robot. Se il noleggio si interrompe, si ferma anche il flusso di lavoro, e ogni email, fattura e file resta nei tuoi account.
L'AI per hotel, come la costruiamo noi, non prende prenotazioni, non cambia tariffe, non gestisce la disponibilità e non risponde agli ospiti da sola. Non chatta sul tuo sito. Non fa promesse agli ospiti su allergie, rimborsi o upgrade; per quelle serve una persona. Prepara bozze e registri perché le persone al banco passino più tempo con le persone che hanno davanti.
Lo smistatore in questa pagina elenca le email degli ospiti adatte alle bozze. Spunta quelle che il tuo hotel riceve spesso per vedere quanta parte della casella potrebbe partire da una bozza.
Domande
Come possono usare l'AI gli hotel?
Dietro il banco: preparando in bozza le risposte alle email di routine degli ospiti dalle policy dell'hotel, annotando le richieste di gruppi con solleciti in bozza, registrando le fatture dei fornitori e componendo report periodici. Il personale controlla e invia tutto.
L'AI risponderà agli ospiti in automatico?
La nostra no. All'inizio ogni risposta aspetta che qualcuno del personale la legga, la corregga se serve e la invii. Niente risponde a un ospite da solo.
L'AI può gestire le fatture dei fornitori di un hotel?
Sì. La nostra legge le fatture dalla casella di posta e da una cartella di deposito, crea fatture passive in bozza con il PDF allegato e le archivia sotto il fornitore. All'inizio approvi tu ogni fattura, e i pagamenti restano a te.
Si collega al mio sistema di prenotazione?
No. Non costruiamo motori di prenotazione o channel manager e non ci colleghiamo a loro. Lavoriamo con le tue caselle di posta, cartelle, fogli e sistema contabile.
L'assistenza clienti con AI è la stessa cosa di un chatbot?
Non come la costruiamo noi. Un chatbot risponde da solo; il nostro scrive le risposte e parte dalla tua approvazione, così l'ospite ha sempre a che fare con qualcuno dell'hotel.
Raccontaci il tuo flusso di lavoro. Lo costruiamo su misura.
Scrivi a [email protected]: dicci quali email degli ospiti e quante fatture dei fornitori gestisce il tuo team, e le ore che costano ogni mese. Ti diciamo subito cosa fa al caso tuo e da dove partire.
Dicci quali ore vuoi recuperare Servizio collegato: Risposte ai clienti
